Zoals in veel inventarissen gebruikelijk is, bestaat deze inventaris van de gemeente Giethoorn uit de rubrieken 'Stukken van algemene aard' en 'Stukken betreffende afzonderlijke onderwerpen'. Onder 'Stukken van algemene aard' zijn alle stukken die op meer dan een onderwerp betrekking hebben ondergebracht, te weten de notulen van de bestuursorganen. Onder de rubriek Stukken betreffende afzonderlijke onderwerpen' vindt men de stukken die per dossier slechts op één enkele zaak of taak van de gemeente betrekking hebben. Als laatste is ook nog een aparte rubriek voor de gemeentelijke dienstorganisaties, te weten het electriciteitsbedrijf en het woningbedrijf, ingericht.

Tussen 1941 en 1952, en in sommige gevallen ook daarna nog, functioneerde de administratie van de gemeente niet erg goed: de gemeenteambtenaren registreerden de inhoud van de inkomende en uitgaande stukken niet, er werd alleen een simpele administratie van volgnummers bijgehouden. Hierdoor moet er rekening mee gehouden worden, dat in het archief niet altijd alle stukken van een bepaalde zaak nog aanwezig zijn.

Men dient er bij het raadplegen van deze inventaris tevens rekening mee te houden dat de registers van de burgerlijke stand, het bouwarchief en de bevolkingsregisters hierin niet zijn opgenomen.