Zoowel het bestuur van vóór als dat van na 1795 werd in zijne werkzaamheden bijgestaan door een secretaris, die in 1562 nog voor een aantal jaren benoemd werd, maar later eene vaste aanstelling ontving *  Hij moest bekwaam zijn in allerlei "formen van scriften te dirigieren ende die men in voorvallende saecken ten dienste der stadt sall mogen gebruycken". Hij moest zweren pertinente protocollen te zullen houden van opdrachten, resolutiën, gerichtsacten, dingtalen en sententiën, "ende alle saecken, der stadt ofte parthien aangaende, oprechtelijck te sullen scriven ende lesen". Verder moest hij de brieven en andere schrifturen "dirigeeren tot des stadts ende der Schepenen meeste ere ende nutticheyt". De secretaris was dus bewaarder van het archief, maar ontving noch in het stadsrecht of de latere regeerings-reglementen, noch bij zijne aanstelling voorschriften aangaande de wijze, waarop hij het moest schikken en deponeeren.

Gelukkig konden eenige stukken, welke daarover licht geven, worden opgediept. Waarschijnlijk werd het archief in 1645 geordend. Uit omstreeks dien tijd is aanwezig eene door een onbekende aangelegde en door den secretaris Zeger ter Stege junior (1640-1665) vervolgde "Provisionele annotatie van instrumenten ende missiven, welke opten raethuize alhier bevonden worden tot voorstant ende verificatie van dezer stads privilegiën" *  De in dezen partieelen inventaris vermelde stukken dagteekenen van 1563 tot 1638. Bovendien leest men 1°. op de achterzijde van brieven d. d. 27 April 1621, 24 Augustus 1621 en 5 Januari 1622 respectievelijk "Missives van de landschap Overijssel" *  , "Verscheydene missives van particulieren" en "Advertentiën"; 2°. op een brief d.d. 5 Mei 1613 *  : "Hier is weynich ofte niet an gelegen, gevisiteert den 22 Aug. 1645"; 3°. op contracten d.d. 1640 en 1658 Van den turftol zo als die an Blockzijl betaelt wort" en "memoriën verscheyden resolutiën genomen over verscheyden saeken ende meest geprotocolleert" *  ; 4°. op een der stukken van het proces over de venen tusschen Zuidveen en Dinxterveen van 1560-1564 "Disputen van de vhenen tusschen verscheyden carspelen". *  Deze opschriften, die nog met tal van andere ook van latere jaren, zouden kunnen worden aangevuld, zijn hoogst belangrijk, want zij steunen niet alleen het door de "Provisionele annotatie'' gewekte vermoeden, dat er omstreeks 1645 eene ordening en beschrijving van het archief plaats had, maar zij leeren tevens, dat in elk geval de voornaamste ingekomen brieven naar hunne herkomst werden gedeponeerd, hetgeen trouwens ook blijkt uit eene resolutie van 13 December 1671, waarbij een brief van Ridderschap en Steden werd "opgelecht in de lade van de Lantschap Overijssel" *  .

Behalve deze naar hunne herkomst bijeengevoegde brieven vormden de secretarissen dossiers van zaken, waarvan er door mij nog eenige, die door omvouwing intact waren gebleven. werden aangetroffen.

Het archief werd bewaard in daarvoor bestemde kasten. Bij resolutie van 25 November 1670 besloten Schepenen en Raden boeken van desolate boedels, welke bij eene verbouwing der secretarie in den weg stonden, te verplaatsen naar achter in de "olde stadskaste" en 17 Mei 1678 bepaalden zij, dat de bewijzen van de aflossing eener schuld aan den wijnkooper Arent van Wijhe zouden worden "opgelegt in de secretariskaste". Voorts gebruikte de Thesaurier eene tegen den noordmuur van de secretarie geplaatste ladekast, welke verdeeld was in drie vakken of kolommen, elk van vijf laden. In het geheel bevatte zij dus vijftien laden, waarvan er eenige in vier, andere in twee vakken verdeeld waren. Behalve stukken betreffende de Zijl, de Meente, de Middelen en andere zaken bevatte de Thesaurierskast in 1760 een gedeelte van de ter secretarie geconsigneerde gelden, waarvan ook een gedeelte in tafelladen en in de zilverkast zwierf. *  Al deze kasten bestonden nog in het midden van de 18e eeuw. Op de planken of kimmen van de secretariskast waren door den in 1714 overleden secretaris Barthold ten Broecke briefjes geplakt, waarop geschreven stond, welke registers of protocollen er op waren neergelegd. Op den duur bleek de kast evenwel te klein om er het geheele archief in te bergen, waardoor de in 1750 aangestelde regenten eene groote nieuwe archief-kast lieten maken, welke ééne zijde van de secretarie geheel besloeg. * 

Tot 1714 besteedden de secretarissen aan het archief dus eenige zorg, maar na het overlijden van genoemden secretaris Ten Broecke, werd de orde verstoord. Zijn zoon en opvolger mr. Borchard ten Broecke overleed subiet in den aanvang van 1750 en toen diens zwager en plaatsvervanger, burgemeester Herman ten Broecke, nog in hetzelfde jaar uit het ambt ontzet en vervangen werd door mr. Hillebrand Tuttel, trof deze bij de aanvaarding van zijn ambt de secretarie in "groote confusie" aan en gaf hij daarvan 8 Augustus 1750 kennis aan de Magistraat, die op zijn verlangen de Burgemeesters Vedder en Dijxhoorn committeerde om de aanwezige bescheiden te inventariseeren. Van de werkzaamheid dezer commissie is mij niets gebleken.

Talrijke registers en stukken ontbraken. Zij waren voor verreweg het grootste gedeelte door de heeren Barthold en Herman ten Broecke naar hunne woningen overgebracht. Laatstgenoemde gaf de in zijn bezit zijnde registers en stukken op de eerste uitnoodiging terug. *  Maar de zusters en erfgenamen van mr. Barthold treuzelden met de afgifte, waaraan vermoedelijk de invloed van het in 1750 afgezette bestuur niet vreemd was. Eerst nadat zij daartoe werden gedwongen door scherp gestelde sommaties en de weigering van Raad en Meente om aan de ontslagen regenten en de erfgenamen Ten Broecke hunne rekeningen ten laste van de stad te voldoen, zoolang niet al het ter secretarie ontbrekende terecht was gekomen, keerden de vermiste protocollen en losse papieren bij stukjes en beetjes in het raadhuis terug met daarbij gevoegde in het memoriaal afgeschreven lijsten. * 

Toen de laatste zending eindelijk was ontvangen, verklaarden de dames Ten Broecke zich bereid te zweren, dat zij verder geene aan de stad toebehoorende stukken meer in bezit hadden. Maar de Magistraat stelde het afnemen van den op advies van de Gedeputeerde Staten van Overijsel d.d. 24 Juli 1754 verlangden eed uit, omdat er nog steeds bescheiden ontbraken. Genoemd werd het memoriaal van de gedeputeerde geërfden van de Steenwijker Zijl *  en 24 September 1754 verweerde de Magistraat zich op eene door verschillende burgers aan Ridderschap en Steden ingediende en door dit college aan H. K. Hoogheid gerenvoieerde klacht over de tekortkomingen van het stedelijk bestuur op één punt met het bericht, dat ter secretarie nog werden vermist op twee na alle brieven, door de stad van Z. K. Hoogheid ontvangen, de stukken van de Commissie, door den Prins in 1749 benoemd tot regeling der verwarde administraties van de stad, het gasthuis enz., alsmede de berichten over de beruchte crimineele vervolgingen, waaraan een aantal burgers in 1749 hadden blootgestaan. * 

Doch niet alleen ten huize van de heeren Ten Broecke waren boeken en archiefstukken verborgen gehouden. Ook de gewezen stadsdienaar Dirk Busing bleek in het bezit te zijn van stukken, afkomstig van de Secretarie. Daartoe gesommeerd, gaf hij dadelijk de rekeningen van den Thesaurier van de jaren 1592 en 1638 terug en vier weken later, vóór het presteeren van den hem opgelegden eed, de thesauriersrekening van 1597, eene missive van Prins Maurits d.d. 16 Januari 1593, plakkaten, eene rekening van de Zijlmeesters van 1606 en meer andere bescheiden. * 

Vele van de door de dames Ten Broecke en door Busing teruggezonden registers en stukken behoorden tot het rechterlijk archief. De meeste administratieve bescheiden kunnen thans nog in het archief worden aangewezen ; maar met alle is dit toch niet het geval. Tevergeefs zal men - om er enkele te noemen - b. v. in den inventaris zoeken naar de ongeveer 200 plakkaten, die 29 Mei 1751 en 2 Maart 1756 hunne plaats in het archief hernamen, naar de op de lijst van 26 October 1753 voorkomende rekening van den rentmeester van de kapittel- en vicariegoederen in 1623, naar het "Registrum Capit. Steenwijckensis de anno 1401", dat 27 Augustus 1754 terechtkwam, *  en naar de missive van Prins Maurits, welke de stadsdienaar Busing teruggaf. Trouwens er ontbreekt veel meer, ook van lateren tijd. Ik noem slechts : 1°. het "olde memoriaelboick", dat door den secretaris Henricus Bugell was aangelegd en dat zijn opvolger citeerde in eene acte d.d.. 3 Mei 1551; *  2°. de brieven van Z. K. Hoogheid en de andere in het bovengemelde verweerschrift van de Magistraat aangeduide stukken; 3°. het "Memoriaal van stukken", waarnaar in de resolutiën herhaaldelijk wordt verwezen *  en dat diende tot de registratie van de niet in de gewone memorialen afgeschreven brieven en requesten; 4°. de reeds door de in 1784 tot het ordenen der secretarie benoemde commissie vermiste memorialen van verpachtingen der (bouw)landen van 1575-1617 en van 1725-1772; 5°. het protocol betrekkelijk de organisatie van de gewapende burgermacht, vermeld in de resolutie van de Municipaliteit d.d. 14 October 1799 ; 6°. de ingekomen stukken van het Departementaal bestuur van 1795 tot 1803 ; 7°. het memoriaal der resolutiën van den Maire en van den Conseil Municipal van 1811 tot 1813.

Men zou verwachten, dat de in 1750 en later opgetreden stedelijke besturen, door ondervinding geleerd, voortaan beter toezicht hielden op de bewaring der archieven en de handelingen van den Secretaris. Maar deze, meestal de autoriteit, waarom het geheele bestuur draaide, achtte zich, naar het schijnt, bevoegd te doen wat hij verkoos. De in 1750 aangestelde secretaris mr. Hillebrand Tuttel was in elk geval de man niet om een ordelijken toestand te scheppen. Hij en de Magistraat hadden meer oog en hart voor de destijds te Steenwijk bestaande geschillen, waarvan de verderfelijke invloed op alle zaken van openbaar belang merkbaar was, dan voor de aan hunne zorgen toevertrouwde archieven. De secretaris bleef zelfs nalatig in het registreeren van verschillende administratieve en gerechtelijke acten. Van de resolutiën, door Schepenen en Raden en Raad en Meente genomen gedurende vele jaren van zijn secretariaat, schreef hij slechts de minuten op losse vellen papier, welke zijne broeders en erfgenamen na zijn dood aannamen in het net te laten overschrijven. *  De uitvoering van dit nuttig voornemen bleef echter geheel of gedeeltelijk achterwege. Van het memoriaal der resolutiën van 1764-1774 bestaan slechts onvolledige minuten; die ik door het geheele archief verspreid vond en liet innaaien om ze voor verder verlies te beveiligen, en van de resolutiën, genomen tusschen 13 Mei 1752 en 4 Januari 1753, vond ik slechts minuten van 4-7 Juli 1752 betreffende de toen desolate bank van leening.

Verwondering baart het dus niet, dat mr. W. de Lille, de opvolger van den heer Tuttel, bij de aanvaarding zijner functie in 1774 de secretarie in verwarring aantrof en daarvan kennis gaf aan de Magistraat, die. op zijn verzoek, aan de burgemeesters M. Tuttel en St. de Bock opdroeg om met den secretaris de griffie weder in orde te brengen, de aanwezige stukken met den inventaris - waarnaar mr. De Lille tevergeefs had gezocht - zoo mogelijk te vergelijken, of anders een inventaris op te maken. *  De vermiste inventaris is waarschijnlijk niet weder terecht gekomen. Indien hij inderdaad bestaan heeft, dan moet hij vervaardigd zijn door de 8 Augustus 1750 benoemde commissie, omdat uit de resolutie van dien dag blijkt, dat er toen geene behoorlijke beschrijving van het archief bestond. De bemoeiïngen van de nieuwe commissie bepaalden zich, voor zoover ik kon ontdekken, tot de opvordering van registers van verkoopingen en boedelpapieren, welke zich in het sterfhuis van den heer Tuttel bevonden. * 

Toen Mr. De Lille dan ook in 1784 ontslag vroeg en verkreeg, was er geen hulpmiddel aanwezig, waarnaar de in zijne plaats aangestelde secretaris A. Fledderus de secretarie kon overnemen. Op zijne beurt beklaagde hij zich over den slechten toestand, waarin het archief verkeerde, met het gevolg, dat de Magistraat 23 Maart 1784 de burgemeesters De Bock, Ten Wolde en Van Linde committeerde om, bijgestaan door den heer Fledderus, de secretarie te inspecteeren en zooveel mogelijk te inventariseeren. Deze commissie, die hare taak ernstig opvatte, bracht 13 September 1785 rapport uit van hetgeen zij ter voldoening aan hare opdracht had gedaan. Zij deelde met overlegging van een inventaris mede, dat zij ter secretarie behalve boeken en registers ook eene groote menigte zeer oude papieren had aangetroffen, welke zij begreep aldaar van geen nut te zijn; dat zij deze papieren in behoorlijk gesloten kisten in de gijzelkamer had gedeponeerd; dat zij de overige charters en papieren had geïnventariseerd en, elk bij hun soort, in de kasten had gelegd. Verder stelde de commissie de Magistraat in kennis van de vermissing van sommige registers en stukken, hetgeen aanleiding gaf tot het besluit om mr. De Lille gerechtelijk te dwingen tot afgifte van de door hem achtergehouden archivalia.

De door de commissie bij haar rapport aangeboden inventaris is nog aanwezig. Hij bestaat uit vier gedeelten. In het eerste worden het stadszilverwerk en twee obligatiën ten laste van de provincie beschreven, in het tweede de bibliotheek, in het derde administratieve registers en rechterlijke protocollen en in het vierde papieren, door den heer De Lille aan de commissie overgegeven, hoofdzakelijk bestaande in eene menigte processtukken en verder in handelingen van den kerkeraad, stukken rakende de bank van leening en rekeningen van de zijlmeesters van 1748 tot 1758. Deze vier gedeelten van den inventaris werden aaneengehecht, verzegeld en in de zilverkast gelegd. In 1795 dienden zij bij de overdracht van de secretarie aan het nieuwe bestuur, bij welke gelegenheid zij in het memoriaal van resolutiën werden geregistreerd *  , en in 1797 voegde de 4 Mei 1796 benoemde commissie van onderzoek naar het financieel beheer van de voormalige regenten ze als bijlage A bij haar rapport. * 

De voortdurende slordige bewaring en de verplaatsingen hadden tengevolge, dat een groot gedeelte van het archief, met name de dossiers, los en verward geraakte, hetgeen nog verergerde, toen later belangstellende personen vergunning kregen er nasporingen in te doen. Zij zochten stukken over hetzelfde onderwerp bijeen en voorzagen ze van opschriften. In het bijzonder trokken militaire en kerkelijke zaken hunne belangstelling en de weinige dossiers, die nog intact gebleven waren, schijnen zij te hebben geschonden.

Toen het archief eindelijk tijdelijk naar Den Haag verhuisde om door mij te worden geïnventariseerd, konden de nog aanwezige losse stukken worden onderscheiden 1°. in ingekomen brieven en resolutiën, die kort te voren in eene chronologische volgorde waren gelegd, nadat vooraf op de meeste exemplaren met potlood de data waren geschreven; 2°. in hier en daar zwervende minuten van uitgaande brieven; 3°. in dossiers. waarvan slechts een klein gedeelte door dubbelvouwing ongerept was gebleven; 4°. in charters, die gelijktijdig met het chronologisch leggen der sub 1° genoemde brieven en resolutiën door denzelfden persoon, in van opschriften voorziene wit papieren zakjes waren geborgen.