Het eerste vindt men een richter van het schoutambt Hardenberg genoemd in het Formulier van ontbieding ter klaring der richters van Salland, Twente en Vollenhove en van enige priesters door bisschop Floris van Wevelikhoven (c.1385) * 
Nadat hij gedurende ongeveer anderhalve eeuw uit het gezicht verdwenen is geweest ziet men hem weer optreden en wel in een gerechtelijke handeling op 11 Juni 1533 *  in de persoon van Bruyn Blanckvordt, een naam die men ook dikwijls aantreft in de registers van 1542-1570, de oudste van het archief. * 
Deze twee delen van de registers van vrijwillige zaken vormen in zoverre een uitzondering, dat zij tot de vroegste registers behoren, die van de rechterlijke archieven der schoutambten op het Rijksarchief in Overijssel aanwezig zijn *  Over het algemeen vangen deze registers pas aan in de 17e eeuw.
Na genoemde delen beginnen in 1650 de registers, - ingedeeld op de door het Landrecht van 1630 voorgeschreven wijze (zie Algemene inleiding op de rechterlijke archieven der schoutambten van Overijssel.)-geregeld te lopen. Aanvankelijk zijn, zoals uit de betreffende inv. no's blijkt, vrijwillige en contentieuze zaken nog in de delen samengevoegd, maar reeds spoedig, nl. na 1693, is de splitsing volledig doorgevoerd.

Tijdens de ambtsperiode van de scholtus Molckenboer ( 1692-1726) heerst een grote verwarring in de administratie, hetgeen blijkt o.a. uit het grote aantal losse stukken, zijnde minuten van akten, die zich bij de delen bevinden, maar welke niet in de registers zijn afgeschreven. De losse stukken van deze periode zijn uit de delen gelicht en in afzonderlijke omslagen bij elkaar gevoegd en beschreven. Wanneer in 1726 A. Voltelen scholtus wordt begint er een grote verbetering te komen. De akten zijn daarna geregeld ingeschreven. Losse stukken die zich in deze delen bevonden, zijn daarin gelaten, aangezien zij meestal betrekking hebben op de ingeschreven akten.
Gedurende een lange periode nl. van 1750 tot 1795 zijn de akten steeds ondertekend door de verwalter-scholtus, terwijl men van een scholtus niets bemerkt. Pas in 1795 verschijnt deze weer, echter eerst nog als "provisionele" scholtus.
Als gewezen scholtus van Hardenberg maakt 1 Juli 1811 J.G. Pruim een inventaris op van alle toen aanwezige archiefstukken van het voormalige schoutambt Hardenberg en draagt deze de 7e Augustus 1811 over aan de griffier van de rechtbank te Deventer.
Behalve de in genoemde inventaris vermelde, bevinden zich in het archief van dit schoutambt ook nog verschillende archiefstukken deels aangekocht in 1869 op de auctie Heerkens te Zwolle, deels afkomstig uit de collectie Riemsdijk (Aanwinsten 1904, 1934, 1940 en 1947), zoals dit bij de desbetreffende inv. no's is aangegeven.

Het gebied van het schoutambt Hardenberg was gelijk aan dat van het wereldlijk kerspel en bestond uit dertien marken waarvan sommige gevormd worden door enkele buurschappen. Een afzonderlijk schoutambt Gramsbergen heeft bestaan van 1795 tot 1803. *  Dat dit stadje ook vroeger reeds een zelfstandig rechtsgebied was geweest blijkt uit verschillende akten van de oudste rechterlijke registers van het schoutambt Hardenberg. Tijdens de Republiek echter had het steeds behoord tot genoemd schoutambt. het gehele archief bestaat uit slechts drie delen.