In deze inventaris is het archief van de Provinciale Planologische Dienst (P.P.D.) beschreven. De inventarisatie vond plaats in het kader van de opleiding VVA van de S.O.D.. Het archiefbestand 1946-1987 is in goede staat aangetroffen. Dit archiefbestand is per 16-4-1987 afgesloten, dit in verband met de reorganisatie van het provinciale apparaat. De Provinciale Planologische Dienst is op deze datum opgehouden te bestaan. Het archief werd bij de P.P.D. zelf beheerd. De archiefbestanddelen zijn voornamelijk gevormd op basis van zaaksgewijze ordening.

In 1947 werd gebruik gemaakt van een archiefcode van de P.P.D. van de provincie Limburg, het betrof een archiefcode welke afgeleid is van de Universele Decimale Classificatie code en werd op enkele punten naar behoefte aangepast. Van 1947 tot 1950 werd rubrieksgewijs geordend, voor een nadere onderverdeling werd gebruik gemaakt van bovengenoemde code. De gebruikte archiefcode is gewijzigd in 1950. In 1951 is men begonnen met een nieuwe ordening, dit met behulp van de code V.N.G.. Toch was te zien dat men belangrijke zaken van voor 1950 heeft omgezet naar een zaaksgewijze ordening. Tevens is men in 1951 begonnen met een dossierinventaris, belangrijke dossiers van voor 1951 zijn tevens opgenomen. Deze dossierinventaris bestaat uit een kaartsysteem. De inventaris geeft een opsomming van dossiers betreffende de periode 1946-1987. Van 1946 tot 1950 werden ingekomen stukken en uitgaande stukken geregistreerd in een afzonderlijk register voor inkomende en uitgaande stukken. In de periode van 1951 tot 1987 werd gebruik gemaakt van het fiche-doorschrijfsysteem.

Het archief van de P.P.D. is in 1987 overgebracht naar de archiefruimte van de hoofdgroep Beheer en Ondersteuning. Bij de selectie werd gebruik gemaakt van de lijst van vernietigbare stukken, die voor provinciale archieven in 1989 door de minister van binnenlandse zaken werd vastgesteld. In de dossierinventaris is aangetekend welke stukken bewaard of vernietigd zijn. De oorspronkelijke omvang van het ongeschoonde archief bestond uit 250 m, vernietigd is 228 m, zodat bewaard is bebleven 22 m, wat neerkomt op een vernietigingspercentage van ongeveer 91%. Het relatief hoge percentage van 91% is te verklaren i.v.m. de adviserende functie die de P.P.D. had. De adviezen van de P.P.D. en de besluiten van Gedeputeerde Staten worden namelijk al bewaard in het griffie archief. De archiefbescheiden met betrekking tot de provinciale raad voor de recreatie zijn bewaard omdat deze niet compleet aanwezig zijn in het griffie archief.