De archieven van de N.V. Ontginningsmaatschappij "Land van Vollenhove" zijn de neerslag van de zeer uitgebreide administratie die de N.V. heeft gevoerd. Karakteristiek van deze administratie is, dat er veel aantekeningen gemaakt zijn en er weinig tot niets uit is vernietigd. Het kantoor van de N.V. heeft zich gedurende haar bestaan bevonden in Giethoorn en was ondergebracht in een afgescheiden gedeelte van een bedrijfsruimte. Na de liquidatie van de N.V. in 1968 zijn de archieven overgebracht naar het Waterschapshuis van het Waterschap Vollenhove (uitgezonderd de personeelsdossiers van een aantal personeelsleden, die overgebracht werden naar de Cultuurtechnische Dienst), waar ze werden opgeslagen op een nogal achteraf gelegen, stoffige zolder. Dit kwam de oude orde van de archieven niet geheel ten goede. Met name door de tweede verhuizing van de stukken in augustus 1980, toen de archieven werden overgebracht naar het Rijksarchief in de provincie Overijssel, gaf het geheel nogal een chaotische indruk. Totaal hadden de archieven een lengte van ruim 110 meter. Met behulp van de lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in archieven van waterschappen is uiteindelijk 35 m overgebleven.

Bij de ordening van de archieven bleek al gauw, dat er verschillende oude orden hadden bestaan. Tot ± 1941 (toen de heer A.F. Stroink eervol ontslag werd verleend als directeur van de N.V.) deelde men de archiefstukken in naar globale onderwerpen als "polder Wetering". Van een dossier, zoals we dat nu kennen, waarbij het gaat om een zaak met een duidelijk begin en eind, als "egalisatie kavel 12 polder Wetering", is pas na 1941 sprake. De grote invloed die A.F. Stroink tijdens zijn functie als directeur van de N.V. heeft uitgeoefend op de archiefvorming en het feit, dat men met een beperkt aantal onderwerpen te maken had, zijn waarschijnlijk bepalend geweest voor de archiefvorming tot 1941.

Toen het aantal onderwerpen zich sterk uitbreidde en de omvang van ieder onderwerp sterk toenam, bleek men over te moeten gaan op een ander systeem van opbergen. In de plaats van het rubriekenstelsel (=onderwerp) kwam het dossierstelsel met zaaksgewijze ordening. Dit laatst genoemde stelsel heeft men tot de liquidatie van de N.V. in 1968 gehanteerd. Het grote bezwaar van beide manieren van archiefordening, dat ook al duidelijk bleek tijdens het bestaan van de N.V., was dat iedere systematiek bij het opbergen van de archiefstukken in opvolgend genummerde dossiers ontbrak. De zaaksdossiers waren en niet alfabetisch en niet systematisch gerangschikt, uitsluitend chronologisch. Dat wil zeggen, dat nr. 1 sloeg op de beginperiode (+ 1941) en nr. 522 op de eindperiode (± 1968). Wilde men een dossier zien terug te vinden (of een rubriek) dan diende men in een kaartenbak het nummer van de desbetreffende map op te zoeken.

Echter, de beschrijving op de kaartenwas te globaal en het kon betekenen, dat men meerdere nummers vond, zoals bij de omschrijving "D.U.W." het geval was. Terugzoeken en opbergen van de stukken veroorzaakte dan ook de nodige wanorde in het systeem, dat op de duur zelfs voor voor een lopend gebruik niet meer te handhaven was. Vanwege de onoverzichtelijkheid en de slechte scheiding van de stukken bij dit systeem, ben ik er toe overgegaan de ordening van de archiefstukken te baseren op de organisatie van de N.V. (het zgn. organisatiebeginsel), evenals A.F. Stroink, directeur van de N.V., in zijn "eigen" archief heeft gedaan. Naast de archieven die behoorden onder het Dagelijks Bestuur, hield A.F. Stroink er ook een archief op na, dat dezelfde stukken bevatte (het vormde als het ware een schaduw-archief), doch qua ordening en beschrijving meer overeenkwam met het dossierstelsel van na 1941. Van dit "archief van de directeur" heeft de administratie van de N.V. later een lijst opgemaakt.

Door het overeenstemmen van beide archieven konden na de inventarisatie veel dossiers worden samengevoegd. In de inventaris is bij het archief van het Dagelijks Bestuur dan ook een onderscheid gemaakt tussen Organisatie en Taken (beide onderdeel van "Stukken betreffende bijzondere onderwerpen"). Onder Organisatie zijn de stukken van algemeen bestuurlijke aard opgenomen, onder Taken de stukken die betrekking hebben op de door de N.V. verrichte werkzaamheden.

Organisatie is verder onderverdeeld in:
1. Samenstelling van het Dagelijks Bestuur.
2. Betrekkingen tot het Ingenieursbureau Van Hasselt & De Koning.
3. Personeelsaangelegenheden.
4. Inrichting van de administratie.
5. Financiële verantwoording.
6. Externe relaties.
7. Verzekeringen.

Taken zijn verder onderverdeeld in:
1. Afdeling Ontginning, waarbij de diverse ontginningscomplexen in alfabetische volgorde zijn vermeld.
2. Afdeling Eigen Exploitatie, waarbij een indeling is gemaaktnaar de diverse soorten landbouwkundige werkzaamheden. De financiële verantwoording is geplaatst bij Organisatie, daar het hier gaat om een uitvloeisel van de taak die de N.V. heeft en niet om een taak op zich. Anders dan het onderdeel financiering, waarbij men dient uit te gaan van de gedachte, dat uitvoering van de werken zonder een financiering onmogelijk zou zijn.

Het tussen aanhalingstekens zetten van het woord vergunningen heeft te maken met het feit, dat de N.V. als een niet publiekrechtelijke organisatie, juridisch gezien geen vergunningen kon verstrekken, doch slechts toestemmingen. Voor alle duidelijkheid is echter uiteindelijk besloten toch de omschrijving vergunningen te laten staan, maar ter onderscheiding tussen aanhalingstekens te plaatsen.

Stukken, die betrekking hebben op meerdere polders en waar een juiste polderbepaling vrijwel onmogelijk was, zijn ondergebracht bij "a. Meerdere complexen".

Ten aanzien van de door de N.V. gevoerde boekhouding kan het volgende worden opgemerkt. Tot 1 juli 1965 werden bij de N.V. twee afzonderlijke boekhoudingen gevoerd, namelijk die van de afdeling Ontginning (de N.V., zoals ze het zelf noemen) en die van de afdeling Eigen Exploitatie. Dit in verband met de grote omvang van de exploitatie, waarbij een exact winst- of verliescijfer van de afdeling E.D. een belangrijk gegeven was voor de bedrijfsvoering in deze afdeling. In 1965 bleek de omvang van de E.E. dermate geslonken te zijn, dat een aparte boekhouding overbodig werd.

Wat betreft de methoden van boekhouden, ook hier onderscheiden zich twee perioden, te weten tot 1949/50 en na 1949/50. Tot 1949/50 (voor de afdeling E.E. 1948/49) vormen de tabellarische kasbankgiroboeken de belangrijkste bron die een overzicht geven van het geheel van uitgaven en ontvangsten, waarbij de journalen van de verschillende complexen (zgn. corresponderende bijboeken) nauwkeurig laten zien welke uitgaven er per complex zijn gedaan.

Na 1949/50 vormen de zgn. Rufboeken de basis van de boekhouding van de N.V. De naam "Ruf" slaat op een boekhoudkundige machine, die in de veertiger jaren in Duitsland is ontwikkeld, waarbij men uitging van een doorschrijfsysteem, met behulp van carbonpapier. De machine heeft de N.V. nooit aangeschaft, maar men heeft wel het systeem van doorschrijven overgenomen. Bij het Rufsysteem wordt de basis gevormd door grootboekkaarten.

Behalve de archieven van de N.V. zijn in deze inventaris nog opgenomen:
1. Stukken, afkomstig van het Waterschap Vollenhove.
2. Gedeponeerde archieven van:
a. Commissie tot Reorganisatie van de N.V., (1934)1935-1939.
b. Commissie van Advies 1941, 1941-1956.
c. Commissie van Advies 1947, 1947-1969.
d. Commissie van Advies 1961, 1961-1966.

Wat betreft de stukken van het Waterschap Vollenhove, deze zijn opgenomen daar ze, gezien het karakter dat de stukken dragen, beschouwd moeten worden als voorstukken tot het werk van de N.V. Zonder deze stukken zou een beter begrip voor de motieven, die geleid hebben tot de uiteindelijke oprichting van de N.V. en voor het krijgen van een overzicht van de werken der partiële bemaling, die al onder het Waterschap zijn begonnen, onmogelijk zijn.

De gedeponeerde archieven zijn als zodanig onderscheiden van de vele andere commissies die door de N.V. gevormd zijn, doordat ze eigen notulen hebben nagelaten en niet ad hoc waren. In het kader van de opleiding tot middelbaar archiefambtenaar aan de Rijksarchiefschool te 's-Gravenhage ben ik in 1981 begonnen aan het inventariseren van de archieven van de N.V. Ontginningsmaatschappij "Land van Vollenhove". Grote dank ben ik daarbij verschuldigd aan mijn mentor, de heer R.M. de Raat, zonder wiens hulp het werk vrijwel onmogelijk zou zijn geweest.

Zwolle, juni 1982
G.A. Offringa

Toen in januari 1969, na de liquidatie van de N.V., een plaats gezocht werd voor het archief van de ontginningsmaatschappij, werd in overleg tussen de Cultuurtechnische Dienst te Utrecht, de rentmeester der Domeinen in Zwolle, het directoraat generaal voor de arbeidsvoorziening en het waterschap Vollenhove besloten het archief "over te dragen" aan het waterschap Vollenhove. Of het hier een schenking of een "bewaargeving", volgens de inmiddels (1968) in werking getreden archiefwet, betrof is uit de summiere regeling niet vast te stellen. In 1980 is het archief door het waterschap Vollenhove, door bemiddeling van de provinciaal inspecteur der archieven in Overijssel, feitelijk overgedragen aan het rijksarchief in de provincie Overijssel, mede wegens ruimtegebrek.

In april 1983 is, na de inventarisatie van het archief, een akte van schenking opgemaakt, waarbij het waterschap Vollenhove het archief schenkt aan het rijk, aannemende dat de voorgaande verkrijging door het waterschap eveneens een schenking was althans dat het de bedoeling was van de overige participanten dat het waterschap Vollenhove de eigenaar van het archief zou worden. Uit het archief is, na machtiging door de minister van W.V.C. (d.d. 3 mei 1983 nr. MMA/Ar-7069) volgens art. 4 van het Archiefbesluit 1968, 72,5 strekkende meter vernietigd. Voor een korte omschrijving van deze stukken zie bijlage VII.

Zwolle, mei 1983 R.M. de Raat