'Toen eenige jaren geleden, in de Zomervergadering onzer Vereeniging te Goor *  stemmen opgingen, om, gelijk in het naburige Westphalen, ook in Overijssel langzamerhand te komen tot de uitgave van particuliere archieven, werd door een der aanwezige leden de zeer juiste opmerking gemaakt, dat het archief onzer Vereeniging, het welk in eenigszins chaotischen toestand, in de twee kasten der bibliotheek lag opgehoopt, wel het eerst van alles verdiende te worden in orde gemaakt' *  . Uit deze zinsnede uit zijn Charters en bescheidenblijkt duidelijk, dat mr. Alexander baron van Dedem geen gemakkelijke taak was beschoren om de verzameling archivalia van de Vereeniging toegankelijk te maken.
Zoals eerder gezegd, rekende de Vereeniging het tot haar taak om archivalia en handschriften met betrekking tot de geschiedenis van Overijssel te verzamelen. Die verzameling kwam geleidelijk tot stand. Allereerst waren er de oprichters van de Vereeniging, die soms door hen verzamelde stukken en handschriften schonken. Soms ging men ook wel over tot aankoop van interessante stukken, maar meestal verkreeg men de stukken van particulieren.
Aanvankelijk werden deze bescheiden samen met het echte archief van de Vereeniging bewaard, eerst in een lokaliteit van het Gouvernementsgebouw te Zwolle, later in een gebouw aan het Aa-plein en tenslotte in een van de bijgebouwen van het Museum van de Vereeniging aan de Melkmarkt.
Niet altijd is de registratie van de aanwinsten nauwkeurig geschied. Meestal werden de archivalia door een lid van de Vereeniging meegebracht op een vergadering en aldaar aan de Vereeniging aangeboden, of de stukken werden bezorgd aan de Melkmarkt en er werd dan verzuimd om aantekening te houden van wie de zending afkomstig was.

Zoals alle verzamelingen van de Vereeniging toegankelijk waren voor alle leden, was dat ook met de archivalia. Van Dedem berichtte, dat ieder er naar hartelust in kon grasduinen, waardoor de overzichtelijkheid van de collectie niet werd bevorderd. Ook de verhuizing van het Aa-plein naar de Melkmarkt in 1904 had de wanorde nog doen toenemen.
In de vergadering van 8 juni 1909 werd mr. Alexander van Dedem door de ledenvergadering van de Vereeniging benoemd om de archivalia te beschrijven en te ordenen. Van Dedem was in 1867 geboren op de havezate de Berg bij Dalfsen en studeeerde rechtsgeleerdheid aan de Universiteit te Leiden, waar hij in 1891 promoveerde op een artikel uit de Gemeentewet. In 1892 huwde hij met Geertruida Agnes gravin van Rechteren tot Appeltern en vestigde hij zich te Dalfsen als advocaat en procureur. In 1900 werd hij benoemd tot burgemeester van Staphorst, waarna in 1903 zijn benoeming volgde te Dalfsen. In 1893 was hij lid geworden van de Vereeniging. De leden benoemden hem in 1909 tot bestuurslid, maar Van Dedem meende voor deze benoeming te moeten bedanken. Wel bracht dit blijkbaar met zich mee, dat hij de benoeming aannam om de archivalia van de Vereeniging te beschrijven.
Van Dedem moet zeer geïnteresseerd geweest zijn in de geschiedenis. Ook het eigen archief, dat van de havezate de Berg, bestudeerde hij en bracht er orde in aan. Het lezen van het oud-schrift moet hem gemakkelijk zijn afgegaan, want de vele akten in het middelnederlands wist hij veelal moeiteloos te ontcijferen. Als jurist was het hem meestal volkomen duidelijk welke strekking een bepaald stuk had.

Na zijn benoeming toog hij terstond aan de arbeid. De stukken nam hij mee naar huis de Berg, alwaar zij geplaatst werden in zijn werkkamer, waar ook de eigen archivalia berustten, die hij reeds onderhanden had. Daarbij werd ook nog eens het archief van de heerlijkheid Appeltern gevoegd, dat zijn vrouw van haar vader had overgenomen. Zo kon hij gestaag werken aan de inventarisatie van de archivalia der Vereeniging en aan die van hem zelf. Onnodig om te zeggen, dat hierdoor wel eens een vermenging van stukken plaatsvond.
Van Dedem overleed echter reeds op 16 juli 1912. De meeste archivalia waren toen door hem beschreven en ook reeds geordend. Door mr. Jurjen Nanninga Uitterdijk werd het manuscript van de inventaris persklaar gemaakt, waarna het in 1913 in druk kon verschijnen als 'Register van charters en bescheiden, berustende bij de Vereeniging tot Beoefening van Overijsselsch Regt en Geschiedenis te Zwolle'.

'De Vereeniging zal hem, daaraan twijfel ik niet, niet vergeten en dankbaar erkennen wat hij voor haar deed', zo schreef Nanninga Uitterdijk in het In Memoriam van Van Dedem. En inderdaad op adequate wijze was een collectie toegankelijk gemaakt op een wijze zoals men in die tijd gebruikelijk achtte. De verschijning van de Charters en bescheidenwas zeker ook belangrijk, omdat op die wijze bronnen voor de Overijsselse geschiedenis toegankelijk werden gemaakt. Er is ook veel en dankbaar gebruik van gemaakt. Des te meer, omdat in die tijd de overheidsarchieven niet algemeen toegankelijk waren; de archiefwet zou pas in 1917 tot stand komen. Bovendien meende men in die tijd tot een goed begrip van de geschiedenis te komen, door zich in het bijzondere te verdiepen. Op een zelfde wijze als Van Dedem, werkten 'professionals' als Nanninga Uitterdijk *  , de Kamper gemeentearchivaris, en oom en neef Van Doorninck, beide Rijksarchivaris in de provincie Overijssel.

De archivalia, die Van Dedem aantrof, konden ruwweg in drie hoofdafdelingen verdeeld worden. n.l. de losse charters en papieren, de verzameling handschriften en de genealogische aantekeningen van de heren Van Doorninck en Heerkens. De laatste twee afdelingen zijn nadien door de latere Rijksarchivaris in de provincie Overijssel Eijken beschreven in zijn Inventaris Hss VORG *  .

De losse charters en papieren waren geborgen in met letters gemerkte dozen. Het betrof de volgende aanwinsten:
A. Vier dozen met betrekking tot goederen van het klooster Clarholz of Claholte in het bisdom Osnabrück. Deze stukken waren in 1885 aan de Vereeniging geschonken door Anthony baron Sloet tot Oldruitenborgh. Zij zijn alle in 1983 opnieuw door Eijken beschreven en geordend *  en geformeerd tot het 'Archief Sloet III'.
B. Vijf dozen betreffende de Hof te Espelo. In 1886 door notaris G. Jordens te Enschede aan de Vereeniging geschonken. Zij vormen nu in deze inventaris de afdeling 'Familiepapieren Hofmeyer'.
C. Zeven dozen, bevattende een deel van het archief van de havezate de Gelder bij Wijhe. Deze stukken zijn in 1879 (en niet in 1885, zoals Van Dedem zegt) aan de Vereeniging geschonken door F.W.A.K. baron van Knobelsdorff tot de Gelder. Zij zijn alle in 1959 door de Rijksarchivaris G.J. ter Kuile jr. opnieuw beschreven en geordend als het archief van de havezate de Gelder *  .
D. Zes dozen met eigendomsbewijzen en andere stukken betreffende de familie Van Benthem en enige Zwolse families. Deze archivalia werden in 1885 aan de Vereeniging geschonken door de weduwe van Frans Lemker te Kampen. Het merendeel van die stukken vormen in deze inventaris de afdeling 'Familiepapieren Podt'.

E. Twee dozen met stukken afkomstig van notaris Frederik Allard Ebbinge Wubben te Staphorst. In 1876 door diens zoon aan de Vereeniging geschonken. Het merendeel van deze stukken, die voornamelijk betrekking hadden op Hasselt, Staphorst, Rouveen en IJhorst, is gevoegd bij het rechterlijk archief van het hoogschoutambt Hasselt, waartoe zij blijkbaar oorspronkelijk behoorden. Enkele stukken hieruit zijn door Eijken in de collectie Handschriften van de Vereeniging geplaatst.
F. Een verzameling stukken betreffende de familie Thomassen à Thuessink, die in 1883 door mr. J.G. van der Hoop te Groningen aan de Vereeniging is geschonken. Deze stukken zijn alle gevoegd bij een ander deel van het omvangrijke archief van die familie, dat reeds door het Rijksarchief in Overijssel was verworven.
G. Twee dozen met stukken betreffende de Hof te Boekelo. Eveneens in 1883 door mr. J.G. van de Hoop aan de Vereeniging geschonken. Bijna al die stukken vormen in deze inventaris de afdeling 'Familiepapieren (De) Mahony'.
H. Een doos met stukken afkomstig van mr. J.C. Bijsterbos, die in 1886 en later aan de Vereeniging zijn geschonken. Stukken hieruit, voornamelijk van genealogische aard zijn door Eijken gevoegd bij de collectie Handschriften van de Vereeniging, de overige vormen nu in deze inventaris de afdeling 'Familiepapieren Bijsterbos'.
I. Een doos met stukken afkomstig van mr. A.A.W. van Wulfften Palthe en in 1901 door de Vereeniging verkregen. Zij vormen nu in deze inventaris de afdeling 'Papieren Johan von Dulman'. Voorts nog een doos met bescheiden afkomstig van de havezate Buckhorst bij Zalk en in 1891 door mr. L.E.A. baron Sloet tot Oldhuis aan de Vereeniging geschonken. Deze stukken zijn gevoegd bij het reeds in het Rijksarchief in Overijssel aanwezige archief van die havezate.

J. Drie dozen met onderdelen van het archief van de familie Heerkens, die op verschillende-niet nader te duiden-tijdstippen in het bezit van de Vereeniging zijn gekomen. De meeste stukken zijn weer gevoegd bij het in het Rijksarchief in Overijssel berustende archieven Heerkens, beschreven door Meeuwissen *  , en Oldhagensdorp, beschreven door Mensema *  . De resterende stukken waren reeds gevoegd bij de collectie Handschriften van de Vereeniging door Eijken, evenals de markearchivalia bij die van de overige marken * 
K. Een doos met markearchivalia in 1883 door mr. G. Royer te Zwolle aan de Vereeniging geschonken. Reeds onder de Rijkarchivaris mr. A. Haga gevoegd bij de collectie archieven van marken en kerspelen en nadien beschreven door Mensema in zijn inventaris.
L. Een kist met archivalia betreffende de marke Assendorp en door mr. E.N.F. Heerkens aan de Vereeniging geschonken. Thans maken zij deel uit van de in het Rijksarchief in Overijssel aanwezige markearchivalia *  .
M. Het archief van de marke Katwolde, eveneens door mr. E.N.F. Heerkens aan de Vereeniging ten geschenke gedaan en nu ook deel uitmakende van de in het Rijksarchief in Overijssel aanwezige markearchivalia *  .

N. Een doos met voornamelijk charters betrekking hebbende op goederen in de Betuwe. Van Dedem wist niet op welke wijze zij in het bezit van de Vereeniging waren gekomen. Bij nadere beschouwing blijken deze stukken afkomstig uit het archief van de heerlijkheid Appeltern. Zij waren dus afkomstig van Van Dedem zelf. Thans zijn zij weer gevoegd bij het archief van de havezate de Berg.
O. Een doos met stukken betreffende de havezate Rhaan, het goed Archem onder Ommen en de havezate Wittenstein onder Kamperveen. Van Dedem meende, dat enkele van deze archivalia aan de Vereeniging waren geschonken door mr. O.Z. van Sandick, maar van een dergelijke schenking blijkt nergens. Eerder valt te veronderstellen, dat deze stukken afkomstig zijn uit het archief van de havezate de Berg en door Van Dedem met die van de Vereeniging zijn vermengd. Zij zijn thans weer gevoegd bij het archief van de havezate de Berg.
P. Twee dozen met lands-, provinciale-en regeringsstukken. De herkomst van al deze stukken was aan Van Dedem niet duidelijk. Enkele stukken hieruit werden reeds door Eijken gevoegd bij de collectie Handschriften van de Vereeniging, de meeste zijn vervolgens herleid naar het archief van Ridderschap en Steden, de Staten van Overijssel, waar zij het beste op hun plaats zijn. Enkele stukken hieruit behoren tot het archief van de Berg en berusten daar thans weer.
Q. Een doos met stukken betreffende kerkelijke zaken, dijk- en markezaken. Ook hiervan is de herkomst niet duidelijk. De stukken zijn herleid naar de archieven, waar zij het beste thuis horen, terwijl de stukken met betrekking tot de marken Epse en Dorth-in 1888 door de heer Klein te Laren aan de Vereeniging geschonken en behorende tot het archief van de havezate Dorth-in 1950 zijn overgedragen aan het Rijksarchief in Gelderland.

R. Een doos met akten van beleningen van het erve Bredewold in Berkum en eigendomsoverdrachten betreffende de Meijershoeve in Nijbroek. Daar de herkomst van al deze stukken ook onbekend was, zijn die met betrekking tot het erve Bredewold in 1950 overgedragen aan het Rijksarchief in Gelderland. Die betreffende de Meijershove zijn nu eveneens overgedragen aan het Gelderse Rijksarchief.
S. Zeven dozen, bevattende allerhande stukken, die Van Dedem in de eerder genoemde categoriën niet kwijt kon. Hiervan is de herkomst eveneens niet bekend.

Dit was het materiaal, dat Van Dedem aantrof bij de bewerking. Al met al moet het een geweldige klus geweest zijn om binnen zo'n korte tijd het geheel beschreven te hebben, hoewel hij waarschijnlijk beschikte over kladbeschrijvingen van mr. G.J. ter Kuile sr. en mr. J.I. van Doorninck. De ordening was niet zo ingewikkeld. Van Dedem plaatste de stukken eenvoudigweg chronologisch. Wellicht nog een rudiment van de 'tijdrekenkundige ordening', die vooral in de 19e eeuw populair was.

Toch heeft Van Dedem niet alle archivalia onder handen gehad. Onder de handschriften bevonden zich nogal wat stukken, die eerder tot de archivalia gerekend dienden te worden, dan tot de handschriften in strikte zin. Bovendien bleken zich in verschillende 'verborgen' hoeken van het Museum nog allerlei stukken te bevinden, zoals dat altijd het geval is met archivalia.
De door Van Dedem beschreven archivalia in zijn Charters en bescheidenwerden in 1954 door de Vereeniging in bruikleen afgestaan aan het Rijksarchief in Overijssel *  . Tevens werd bij die gelegenheid van de Vereeniging overgenomen de verzameling Mr. J.N.J. Heerkens, alsmede 'een kast archiefstukken, waarvan de waarde en de samenhang nog nader bepaald moet worden'. De toenmalige Rijksarchivaris mr. G.J. ter Kuile jr. sprak niet ten onrechte van een belangrijke aanwinst voor het Rijksarchief. Wat betreft de inhoud van de 'kast archiefstukken', die bestond uit een verzameling van enkele honderden charters uit de 14e-18e eeuw, daarin meende hij een familiearchief Van Haersolte te herkennen. Een gedeelte hiervan werd door Ter Kuile beschreven en geordend, hetgeen resulteerde in een inventaris, die in 1957 werd voltooid *  .

Tezelfder tijd werd door drs. Eppo Vroom, toentertijd als chartermeester werkzaam bij het Rijksarchief in Overijssel, een eerste inventarisatie ondernomen om de overgebleven handschriften en archivalia te beschrijven *  . Vervolgens lichtte Eijken nog eens uit dat restant de handschriften en aantekeningen ten behoeve van een nieuwe beschrijving, die resulteerde in de Inventaris Hss VORG *  . Tenslotte beschreef Arnold Gevers in 1989 nog eens een gedeelte van alle resterende stukken, waarbij de inventaris van Vroom tot uitgangspunt diende *  . Nadien werd de collectie nog op verschillende tijdstippen uitgebreid met een enkel stuk. Tevens werden-ook op verschillende tijdstippen-weer stukken van deze collectie afgescheiden en gevoegd bij andere archieven en collecties en vonden overdrachten plaats aan het Gemeentebestuur van Hasselt en het Rijksarchief in Gelderland.