De inventarisatie omvat de archieven van de notarissen, die geresideerd hebben binnen de huidige provincie Overijssel. De in het koninklijk besluit van 1919 aangeduide archieven werden in 1921 door de respectievelijke bewaarders van de notariële archieven te Almelo en Zutphen overgedragen aan het Rijksarchief in Overijssel te Zwolle. Zij werden door de toenmalige chartermeester jhr. mr. D.P.M. Graswinckel geïnventariseerd *  . Op grond van de beschikking van 1969 werden in 1974 overgedragen aan het Rijksarchief de archieven van de notarissen van 1842 tot 1895, welke zich bevonden in de bewaarplaats te Zutphen. Zij werden in 1979 gevolgd door die over dezelfde periode te Zwolle. Die over de periode 1896-1905 werden overgedragen in 1985 en 1986.

Van de archieven over de periode 1842-1895 van de notarissen in de arrondissementen Zwolle en Deventer werd in 1976 door S.M. Pareira een summiere inventaris in machineschrift vervaardigd, toen die archieven zich in het hulpdepot te Schaarsbergen bevonden. S. Veltrop vervaardigde tenslotte in 1980 een plaatsingslijst van de archieven van de notarissen in het arrondissement Almelo over diezelfde periode.

Bij de herinventarisatie, die in 1985 begon, is de splitsing naar perioden opgeheven en werd de periode 1896-1905 meegenomen. De archieven van de notarissen, die geresideerd hebben in de gemeenten Deventer, Kampen en Zwolle zijn aan de aldaar gevestigde gemeentearchieven in bewaring gegeven. Aan Deventer zijn eveneens in bewaring gegeven de archieven van de notarissen te Olst.

De archieven zijn allereerst ingedeeld per notarisstandplaats, die weer in alfabetische volgorde zijn gebracht *  . Per standplaats volgen de notarissen elkaar in chronologische volgorde op voor zover zij elkaar in het ambt opvolgden. Zo zijn als het ware "notariskantoren" geconstrueerd. Per notarisarchief werd voor een vaste volgorde gekozen: eerst de minuten van de akten, daarna de registers van wisselprotesten en tenslotte de repertoria. Aangezien van sommige notarissen nog hulpmiddelen als indices bewaard zijn gebleven, volgen die ter bestemder plaatse als laatste.

Bij vorige inventarisaties is de oude bundeling van de minuten door de notarissen als uitgangspunt voor de beschrijving per inventarisnummer genomen. Dit leidde meerdere malen tot grote hoeveelheden minuten per inventarisnummer. Vooral in de inventarisnummers van de archieven in de periode 1811-1842 leidde dit ertoe, dat de inliggende orde nogal eens aardig verstoord raakte na raadpleging. Als gevolg daarvan is bij de herinventarisatie gekozen voor een geringer aantal minuten per inventarisnummer. Als standaard werd de hoeveelheid per jaar genomen. Was die hoeveelheid te groot, dan werd gesplitst naar halfjaar (aangegeven door I voor het eerste halfjaar en door II voor het laatste). Bleek dat de hoeveelheid dan nog te groot werd, dan werd gesplitst naar kwartaal ( a voor de maanden januari, februari en maart; b voor april, mei en juni; c. voor juli, augustus en september; d voor oktober, november en december). Bij een enkele notaris was het nodig naar maand of gedeelten daarvan te ordenen. Tenslotte werden nog per inventarisnummer de nummers van de minuten vermeld, die overeenkomen met de in de repertoria vermelde nummers.

De herinventarisatie van dit archief, dat ca. 250 strekkende meter telt, werd in het najaar van 1986 afgesloten. Met de aanvulling van 35 m' in 1993 is de totale omvang op exact 270 strekkende meter gekomen.

De notariële archiefbescheiden zijn openbaar, voorzover zij geen betrekking hebben op nu nog levende personen.

Zwolle, 12 juli 1987
Albertus Jans Mensema

Zwolle, 14 december 1993
J.H. Wigger