In deze inventaris wordt het archief beschreven van de Provinciale waterstaat in Overijssel over de periode 1951-april 1987. Het archiefbestand is voornamelijk gevormd op basis van de zaaksgewijze ordening. Alle stukken over een bepaalde zaak of onderwerp zijn bij elkaar opgeborgen. Het bestand is systematisch ontsloten met behulp van de Basisarchiefcode van de Vereniging van Nederlandse gemeenten. Het waterstaatsarchief van vóór 1951 kenmerkte zich nog door een chronologische ordening, het meest op basis van besluiten van het college van gedeputeerde staten. Inkomende en uitgaande stukken werden chronologisch op volgorde in omslagen gebundeld. Bij deze methode zijn de stukken, die op één zaak betrekking hebben, verspreid over het archief. Duidelijk zal zijn dat een totaaloverzicht van een zaak dan ten enenmale ontbreekt. Vooral door toename van de correspondentie had de organisatie hieraan duidelijk behoefte. Daarom werd in 1951 de zaaksgewijze ordening ingevoerd (de provinciale griffie was hen hierin in 1949 al voorgegaan).

Het archiefbestand is in goede staat aangetroffen. De dossiers zijn op gezette tijden overgebracht naar het "archiefdepot", een ruimte waar et semi-statisch archief een plaats heeft gekregen. In dit depot zijn de archiefbestanddelen op classificatienummer in dozen weggezet. Een dossierinventaris is niet aangelegd, alleen een onderwerpsinventaris in de vorm van een kaartsysteem is aangetroffen. Het saneren en beschrijven van het bestand is een tijdrovend karwei geweest, omdat vernietiging uit het archief nimmer had plaatsgevonden. Daardoor diende eerst een uitgebreide voorselectie plaats te hebben. Hierbij is gebruik gemaakt van de "Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden van de commissaris van de Koningin, de overige provinciale en interprovinciale organen, dagtekenende van na 185011 uitgebracht in maart 1989. Het beschrijven vergde veel tijd vanwege het ontbreken van een inventaris.

In deze inventaris zijn geen beschrijvingen en inventarissen van de archieven van de Provinciale waterstaatsdistricten opgenomen. Omdat deze districten voornamelijk worden belast met voorbereiding en uitvoering van besluiten van de Provinciale waterstaat, zijn die archieven een spiegelbeeld van het archief in "Zwolle"; ingevolge de vernietigingslijst zijn deze daarom vernietigbaar. Volgens deze lijst waren ook vernietigbaar afschriften van door het college van gedeputeerde staten verleende vergunningen (en eventuele intrekkingen) ingevolge de Provinciaal Wegenreglement Overijssel. Deze vergunningen (zonder tekeningen) zijn bewaard omdat deze alfabetisch op weg zijn geordend, dit om zo nodig dienst te doen als neveningang op het griffiearchief, waar de vergunningen (met tekeningen) per jaar in het archief zijn opgeborgen. De agenda's (inschrijfregisters van de inkomende en uitgaande stukken) zijn als bijlage in deze inventaris opgenomen. Het beschreven archiefbestand bestaat uit 2.273 omslagen.

Ten slotte zij nog meegedeeld, dat het ongeschoonde archief bestond uit 650 ml, vernietigd is 575 ml, zodat bewaard is gebleven 75 ml, hetgeen neerkomt op een vernietigingspercentage van ruim 85%. Zwolle, 1993; Provincie Overijssel, bureau registratuur, sectie semi-statisch archief. M. Meijerink, J.W. Oonk