In deze inventaris is het archief van provinciale en gedeputeerde staten over de periode 1949-1970 beschreven, alsmede van de commissaris van de Koningin over de periode 1921-1970. Alle provinciale bestuurs- archieven zijn per 31 december 1970 afgesloten. Ingaande 1971-het jaar dat het gehele provinciale apparaat is verhuisd van het pand Diezerstraat 80 naar een nieuw gebouwencomplex aan de Luttenbergstraat 2-is men op het bureau registratuur van de provinciale griffie begonnen met de vorming van een nieuwe 10-jaarlijks archief-bestand.

Een dergelijke blokvorming wordt bevorderd door artikel 5 van de Archiefwet 1962, waarin bepaald wordt, dat onder de overheidsorganen berustende archiefbescheiden, welke ouder zijn dan vijftig jaar, binnen een tijdvak van tien jaar naar de bij of krachtens deze wet voor de bewaring daarvan aangewezen archiefbewaarplaats worden overgebracht. De archieven van gedeputeerde staten zijn voornamelijk gevormd op basis van de zaaksgewijze ordening. De bestanddelen zijn systematisch ontsloten met behulp van de Basis Archief Code van de Vereniging van Nederlandse gemeenten. Het provinciale archief over de voorafgaande periode (1921-1948) kenmerkte zich nog door een chronologische ordening, voornamelijk op basis van de besluiten van gedeputeerde staten. Het archiefbestand 1949-1970 is dus zaaksgewijze geordend, wat betekent, dat alle stukken die op één zaak betrekking hebben in één of meer mappen werden opgeborgen. Dit in tegenstelling tot de archief-vorming van vóór 1949, waarbij de inkomende en uitgaande stukken chronologisch op volgorde in omslagen werden gebundeld.

Bij laatst genoemde methode zijn de stukken, die op één zaak betrekking hebben, verspreid over het gehele archief. Duidelijk zal zijn dat een totaaloverzicht van een zaak dan ten enenmale ontbreekt. Dat eerst in 1949 een aanvang is gemaakt met de zaaksgewijze ordening van de stukken is merkwaardig, omdat de commissaris van de Koningin in 1934 schriftelijk met de directeur van het registratuurbureau der Vereniging van Nederlandse gemeenten (V.N.G.) contact heeft opgenomen over de vraag "op welke wijze in grootte lijnen verbeteringen zijn aan te brengen in het hier ter griffie in gebruik zijnde systeem van het administreren en opbergen van het zoogenaamde loopende archief". Men was in die tijd huiverig om van het chronologische opbergsysteem af te stappen en over te gaan op de zaaksgewijze ordening van de stukken met toepassing van de code V.N.G. Deze code was immers opgezet voor de gemeentelijke administratie! Maar in 1949 besloot men dan toch tot invoering van een zaaksgewijze ordening. Niet alle dossiers beginnen in het jaar 1949. Soms eerder, als vóór 1949 met een "zaak" een aanvang is gemaakt. Soms zijn dossiers afgesloten nà 1970, omdat de uitvoering van die zaak tot na 1970 doorging. De keuze om een dossier in het blok 1949-1970 op te nemen, wordt bepaald door het tijdstip van de besluitvorming.

De zaaksgewijze geordende dossiers zijn op gezette tijden overgebracht naar het "archiefdepot", een ruimte waar het semi-statisch archief een plaats heeft gekregen. Van deze overdracht is aantekening gemaakt in de losbladige dossier-inventaris. De dossierinventarissen geven dus een opsomming van de in de periode 1949-1970 gevormde dossiers. In deze inventarissen is ook aangetekend welke dossiers vernietigd zijn. De archieven van de commissaris van de Koningin over de periode 1813-1920, een vijftal chronologische reeksen, zijn in 1972 ongeselecteerd overgedragen aan het rijksarchief in Overijssel te Zwolle. De stukken uit de periode 1921-1948 waren eveneens chronologisch geordend. De ingekomen stukken die tot een bepaald besluit geleid hadden werden bij het betreffende besluit gevoegd. De besluiten ontvingen een doorlopende nummering en werden in portefeuilles opgeborgen, die het opschrift droegen: "Notulen van der commissaris der Koningin". Elke portefeuille bevatte een honderdtal nummers. Het archief uit de jaren 1921-1948 was opgeborgen in ruim 1100 portefeuilles.

Dat na de Tweede Wereldoorlog de chronologische ordening, ondanks een alfabetische neveningang op kaartjes, niet meer aan de behoefte voldeed, blijkt wel uit de ontwikkeling van een ander ordenings-stelsel. In 1946 ontwierp dr. C.F. Diesch, destijds chef van het kabinet, een eigen rubriekenstelsel, gebaseerd op de toenmalige activiteiten van het kabinet. De omschrijvingen waren dan ook meer een opsomming van activiteiten dan van de onderwerpen die aan de orde waren. Zo namen rubrieken als adviezen, klachten en verzoeken en public relations belangrijke plaatsen in. Van wederzijdse exclusiviteit was weinig sprake. Dit rubriekenstelsel werd in 1946 ingevoerd naast het in gebruik zijnde agendastelsel. Dit duurde tot 1949 waarna alle stukken volgens het rubriekenstelsel werden geordend. Dit in tegenstelling tot de overige provinciale archieven, welke sedert 1949 volgens de code V.N.G. geordend zijn. In de periode 1946 tot en met 1948 zijn de stukken dan ook volgens twee stelsels geordend. De rubrieksgewijs geordende stukken van 1946-1949 vormen evenwel één geheel met die van na 1 januari 1949. Vanaf 1949 werd het dynamische archief opgeborgen in ordners en bij het afvoeren werden de stukken los in archiefdozen geplaatst.