In artikel 36 van de de Gemeenschappelijke Regeling Milieudienst West-Friesland was de zorg, het beheer, het toezicht en de overdracht van het archief geregeld. Het beheer van het archief, de DIV functie, viel onder de directeur maar werd functioneel aangestuurd door de manager handhaving. (inv. nr. 51)

Op basis van een dienstverleningsovereenkomst werd de documentaire informatie voorziening aanvankelijke verzorgt door de afdeling DIV van de gemeente Hoorn. Het archiefbeheer van de milieudienst was ingericht conform de regelingen van de gemeente Hoorn. Vanaf 01-11-2008 had de Milieudienst West-Friesland eigen div-medewerkers in dienst.

Voor de ordening is de Basis Archief Code VNG toegepast. Het archief bestaat in hoofdzaak uit object- en subject dossiers gezien de taak van de milieudienst met name uitvoering en handhaving van de milieuregels. Voor de post- en dossierregistratie werd gebruik gemaakt van de applicatie DMS Corsa. Na opheffing van de Milieudienst West-Friesland zijn de gegevens uit Corsa gemigreerd naar een Acces database. Er is bij de dossiervorming onderscheid gemaakt in te bewaren en te vernietigen bescheiden. Voor de opslag van het semi-statisch en op termijn te vernietigen archief werd gebruik gemaakt van de archiefruimte van het Westfries Archief.(inv. nr. 58)

Er was sprake van een hybride situatie. Dat wil zeggen dat het archief zowel fysiek als digitaal is opgebouwd. Het streven was om uiteindelijk een volledig digitale archivering te realiseren. Dit is echter niet tot stand gekomen.

Op grond van artikel 36 lid 7 van de gemeenschappelijke regeling dient het archief na opheffing van de gemeenschappelijke regeling overgebracht te worden naar het Westfries Archief te Hoorn.