Het secretariearchief is in het begin van de jaren tachtig geïnventariseerd in zogenaamde 10-jarenblokken. Tijdens die bewerking zijn veel stukken welke op grond van bestaande richtlijnen direct of op termijn voor vernietiging in aanmerking kwamen uit het archief verwijderd.
De thans afgesloten bewerking met behulp van het softwarepakket Mais Flexis vond plaats in volgorde van de nummers van eerdergenoemde losbladige inventaris. Nadat het secretariearchief was beschreven is het zogenaamde 'werkarchief' van de afdeling Weg- en Waterbouw doorgenomen. Enkele stukken zijn bij het secretariearchief gevoegd, het merendeel is verwerkt in een vernietigingsvoorstel. Voorts zijn nog enkele stukken aangetroffen van voor 1932 die alsnog bij het archief van het gemeentebestuur Ursem 1579-1931 zijn gevoegd.
De omvang van het beschreven secretariearachief bedraagt 16 strekkende meter. De omvang van de zogenaamde brondocumenten van de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA) is, voor zover ze betrekking hebben op de gemeente Ursem, niet precies aan te geven.
Tot de brondocumenten rekent men:
de persoonskaarten, 1939-1994. De kaarten van Ursem zijn met die van Avenhorn, Oudendijk en Berkhout na de herindeling tot één kaartsysteem samengevoegd. Op de kaarten zijn vanaf 1979 wijzigingen aangebracht, omvang 4,8 m1
het zogenaamde archiefregister met afschriften van de kaarten van personen die zijn vertrokken of overleden, omvang 0,5 m1
het woningregister.
De hinderwetvergunningen maken onderdeel uit van het secretariearchief en zijn daar ook in opgenomen. De bouwvergunningen, die in feite ook onderdeel zijn van het secretariearchief, zijn daar echter niet in opgenomen. Ze worden als afzonderlijk genummerd bestand in een eigen database beschreven (Provas).

Op 27 september 1977 stelde de gemeenteraad van Ursem een archief- en documentatieverordening vast waarin de archiefbewaarplaats van Hoorn als gemeentelijke archiefbewaarplaats van Ursem werd aangewezen. Hiermee was de toetreding tot de zogenaamde Gecombineerde Archiefdienst, het latere Westfries Archief een feit. Belangrijke genealogische bronnen als de registers van de Burgerlijke Stand en de bevolkingsregisters zijn hierna gedeeltelijk, namelijk voor zover de openbaarheidtermijn dat toeliet, overgebracht naar de archiefdienst.
Tijdens de inventarisatie is vastgesteld dat het archief niet helemaal compleet is. De begrotingen van 1973 en 1977 ontbreken, de bijlagen zijn er wel. Grootboeken van inkomsten 1953, 1954 en grootboeken van uitgaven 1940, 1954 en 1955 ontbreken.
Er zijn stukken aanwezig over de samenstelling van een woonruimtecommissie maar de instelling en vergaderstukken ontbreken.
Vernietigbare stukken zijn volgens de "Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeente-archieven" (1983) op vernietiging geselecteerd. Aan het eind van de inventaris zijn deze stukken onder de rubriek "Vernietiging" opgesomd. De totale omvang van de vernietigde stukken bedraagt 5 m1.
Stukken van het Burgerlijk Armbestuur en het Gemeentelijke Elektriciteitsbedrijf zijn van het secretariearachief afgesplitst en als zelfstandige archieven geinventariseerd.
Uit alle archiefstukken zijn tijdens de bewerking eventuele nietjes verwijderd. De stukken zijn daarna verpakt in zuurvrije omslagen en zuurvrije archiefdozen.