De in de inventaris beschreven archiefbescheiden dateren uit de periode 1939-1978. Het is gebruikelijk om een archief af te sluiten en met een nieuw archief te beginnen bij een ingrijpende wijziging in de ordening van het archief. Zo'n ingrijpende wijziging was de invoering van de zaaksgewijze ordening van archiefbescheiden en decimale classificatie ten behoeve van het opbergen van dossiers. Men ging archiefbescheiden per zaak bij elkaar houden. Het Registratuurbureau van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten had alle terreinen van overheidsbemoeienis steeds gedetailleerder onderverdeeld. Aan alle onderwerpen waren getallen toegekend, die samen de zogenaamde Basisarchiefcode vormden. De zaaksgewijs geordende dossiers werden in volgorde van de getallen van de classificatie worden opgeborgen.
De gemeente Bovenkarspel besloot in november 1938 over te gaan tot invoering van het decimale registratuurstelsel. Nadat het Registratuurbureau hiervan in kennis was gesteld, zond het een Basisarchiefcode naar de gemeente en gaf het enkele schriftelijke richtlijnen waarmee men bij de dossiervorming rekening moest houden. De toen nog betrekkelijk geringe omvang van de administratie liet toe dat de gemeente met zo weinig voorbereiding een dergelijk ingrijpende wijziging kon uitvoeren. In het voorjaar van 1939 bezocht een medewerker van het Registratuurbureau de gemeente om hetgeen inmiddels was geordend en geclasseerd te controleren. Hij herstelde enkele fouten en instrueerde de ambtenaar die met het archiefbeheer was belast.
Het eindjaar 1978 van het archief heeft betrekking op het tijdstip van opheffing van de gemeente. Na de gemeentelijke herindeling per 1 januari 1979 gingen Bovenkarspel en Grootebroek samen de nieuwe gemeente Stede Broec vormen.

In 1977 besloot de gemeenteraad om deel te nemen aan de gemeenschappelijke regeling Archiefdienst Westfriese Gemeenten. Uit dit besluit vloeide de vaststelling voort van een archiefverordening waarbij de archiefbewaarplaats van Hoorn als gemeentelijke archiefbewaarplaats van Bovenkarspel werd aangewezen. Het oud-archief van vóór 1939 alsmede belangrijke genealogische bronnen als de registers van de Burgerlijke Stand en de bevolkingsregisters zijn daarna gedeeltelijk, voor zover namelijk de openbaarheidstermijn dat toeliet, overgebracht naar de archiefdienst.
Door de deelname aan de archiefdienst kon de gemeente desgewenst een beroep doen op de streekregistrator. Deze adviseerde inzake het archiefbeheer van de gemeente en verleende jaarlijks gedurende enkele dagen assistentie bij werkzaamheden in zowel het dynamische als het (semi-)statische archief. In 2002 is het secretariearchief 1939-1978 van Bovenkarspel bewerkt door het bureau Doxis Informatiemanagers. Dit bureau voerde selectie uit op in hun geheel te bewaren dan wel te vernietigen dossiers. Archiefmedewerkers van de gemeente Stede Broec liepen alle dossiers na en verwijderden daaruit de stukken die volgens daarvoor geldende voorschriften vernietigbaar waren. Dossiers die niet tot het secretariearchief behoorden werden daaruit verwijderd, beschreven en overgedragen aan de archiefdienst. In totaal betrof het twee archiefdozen vol. Doxis maakte bij de bewerking gebruik van het programma File Track. Aan dit programma, in feite bedoeld voor de registratie van dossiers in de dynamische periode, kleven diverse bezwaren. Een belangrijk bezwaar is het feit dat het veld waarin de beschrijving wordt geplaatst, slechts een beperkt aantal posities kan bevatten. Hierdoor waren de beschrijvingen noodgedwongen zeer beknopt en werden in de tekst veel afkortingen gebruikt. Na de bewerking door Doxis zijn dossiers die voor vernietiging in aanmerking kwamen, in 2004 volgens geldende procedures vernietigd.