Behalve het archief van de secretarie is in de voorliggende inventaris tevens het archief van de ambtenaar van de Burgerlijke Stand beschreven. Het archief van deze ambtenaar, die zijn taak zelfstandig uitvoert, is te respecteren als een op zichzelf staand archief. Het loopt over de jaren 1811, 1817-1978. In de inventarisnummers G 17, H 17, O 17 en TT 18 zijn echter tevens de akten van respectievelijk geboorten, huwelijken/echtscheidingen, overlijden en de tienjarige tafels van 1979 en 1980 bijgebonden.

De gemeente Wervershoof nam deel aan diverse gemeenschappelijke regelingen. Van geen daarvan fungeerde zij echter als centrumgemeente. Archieven van de regelingen op zich ontbreken derhalve. In het secretariearchief zijn alleen stukken te vinden betreffende de gemeentelijke deelname aan enkele gemeenschappelijke regelingen.
Met betrekking tot veel intergemeentelijke aangelegenheden in West-Friesland is in 1959 integratie van bestuurlijke samenwerking bereikt door de oprichting van de Stichting Ontwikkeling Westfriesland, later genaamd Samenwerkings Orgaan Westfriesland.

Anders dan veel gemeenten met een vergelijkbaar aantal inwoners was Wervershoof niet bij een gemeenschappelijke technische dienst aangesloten. De gemeente kende een eigen dienst gemeentewerken.

Op 16 mei 1978 stelde de raad van Wervershoof een archief- en documentatieverordening vast en wees hij de archiefruimte in het gemeentehuis aan als gemeentelijke archiefbewaarplaats.

In de jaren 1965-1967 inventariseerde monseigneur P. Verhoofstad, voormalig archivaris van het bisdom Haarlem, alle gemeentelijke archiefbescheiden van Wervershoof daterend van vóór de invoering van het decimale registratuurstelsel. Daarbij paste hij de cesuur op het tijdstip 1-1-1938 niet strikt toe. Tijdens de laatste inventarisatie zijn daarom alle archiefbescheiden van 1938 en latere jaren uit het 'archief Verhoofstad' afgesplitst en in de voorliggende inventaris opgenomen. Omgekeerd werden in het secretariearchief 1938-1978 diverse archiefbescheiden uit de jaren vóór 1938 aangetroffen. Deze zijn alsnog in de inventaris Verhoofstad beschreven.

Het Bureau O.D.R.P. (organisatie, documentatie, registratuur en personeelsbeheer) van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten heeft in de jaren 1974-1977 diverse schonings- en beschrijvingswerkzaamheden aan het secretariearchief 1938-1978 uitgevoerd. Processen-verbaal van vernietigde archiefbescheiden zijn niet aangetroffen.

Het secretariearchief bestaat behalve uit het dossierarchief uit een aantal series gelijksoortige bescheiden: begrotingen, rekeningen, grootboeken, bouwvergunningen en hinderwetvergunningen. Wat de bouwvergunningen betreft, deze zijn met het oog op de omvang als afzonderlijk bestand in een eigen database beschreven en genummerd. De bewerking vindt momenteel (2007) plaats. De hinderwetvergunningen berusten wél in het secretariearchief (inventarisnummers 1222-1344).

Het secretariearchief is tijdens de zogenaamde 'revisie van het statische archief' door het bureau O.D.R.P. met het oog op toekomstige overbrenging ingedeeld in vijf zogenaamde 10-jarenblokken, genaamd serie A, B, C, D en E. *  Tijdens de inventarisatie is de blokvorming opgeheven, omdat door overbrenging naar de archiefdienst van het hele archief ineens het oorspronkelijke doel was achterhaald. Ten behoeve van het beschrijven zijn steeds gelijksoortige archiefbescheiden (met hetzelfde classificatienummer) uit de diverse 10-jaren-blokken gelicht en in één keer beschreven. Dit gebeurde om dossiers betreffende unieke zaken zo compleet mogelijk te maken. Bovendien was het handig om bij het omnummeren gelijksoortige stukken bij elkaar te hebben staan.

De beschrijvingen van de archiefstukken, vermeld in de dossierinventaris, waren te summier. In de thans gemaakte beschrijvingen zijn steeds de redactionele vorm, de handeling, de jaren waarin de stukken zijn gevormd en de uiterlijke vorm vermeld. Voorts waren stukken die op dezelfde zaak betrekking hadden als gevolg van de blokindeling op verschillende plaatsen beschreven (ontbreken van de eis van exclusiviteit). Tenslotte voldeed het archief ook niet aan de materiële eisen. Tijdens de laatste bewerking zijn dan ook alle (dossier)omslagen vervangen door zuurvrije exemplaren en zijn ze verpakt in zuurvrije archiefdozen.

De kadastrale leggers uit de jaren waarover deze inventaris loopt, zijn beschreven in het secretariearchief Wervershoof 1817-1937. Ze dateren namelijk uit de periode 1876-1976 en konden uiteraard niet op het cesuurjaar worden gesplitst. In de voorliggende inventaris zijn ze vermeld met verwijzing naar de nummers waaronder ze in de inventaris 1817-1937 voorkomen.

De inventarisatie van het tekeningenarchief behoort nog plaats te vinden. Aangezien de tekeningen die voor permanente bewaring in aanmerking komen een eigen nummer krijgen, vergelijkbaar met de bouwvergunningen, kon de inventarisatie van het secretariearchief worden afgesloten.

Bij de bewerking is gebruik gemaakt van het software-pakket Filemaker Pro-6. Bijna 31/2 strekkende meter kwam volgens de Vernietigingslijst van 1983 in aanmerking voor vernietiging en is verwerkt in een vernietigingsvoorstel. Na lastgeving door de zorgdrager (college van burgemeester en wethouders) zullen deze bescheiden worden vernietigd.

De omvang van de beschreven archieven bedraagt 381/2 strekkende meter, gespecificeerd als volgt.
1. Secretariearchief (te bewaren) 29 m'
2. - Persoonskaarten, 1939-1994, 2,6 m'.
-De 'archiefregisters' (inventarisnummers 1073-1087), bestaande uit afschriften van persoonskaarten van vertrokken of overleden personen, 1939-juni 1976, 1,5 m'.
- 'Archiefkaarten', fotokopieën van persoonskaarten betreffende vertrokken of overleden personen, juli 1976-september 1994 1,5 m'
- Woningregister, 1938-1994 1,3 m'
- Kaarten betreffende verhuizing binnen de gemeente dan wel naar een andere gemeente (inventarisnummers 1088-1090), 1971-1979 0,15 m'.

De onder 2. vermelde zogenaamde 'brondocumenten' van de Gemeentelijke Basis Administratie komen pas voor overbrenging naar de archiefdienst in aanmerking wanneer daarvoor een ministeriële beschikking is getroffen.
3. Archief van de ambtenaar van de Burgerlijke Stand bijna 4 m'. Hiervan berusten de registers van geboorten t/m 1902, van huwelijksafkondiging, van huwelijk/echtscheiding t/m 1922, van overlijden t/m 1950 en de tienjaarlijkse tafels t/m 1940 reeds bij het Westfries Archief. De daarop aansluitende registers t/m 1978 (1980) zijn reeds genummerd, maar bevinden zich nog bij de gemeente.

Hoorn, december 2007
Pim Brieffies