1e deel. Het geïnventariseerde bouwvergunningenarchief van de gemeente Medemblik beslaat de periode 1933-1980 en omvatte bij de start van de bewerking 15,3m¹ archief. Het bouwvergunningenarchief is geplaatst in de archiefkluis van het Westfries Archief te Hoorn. De start van de werkzaamheden is geweest op 4 augustus 2008, de bewerking is afgerond in november 2009. Na de bewerking omvat het 10,05m¹ archief.

Voor de start van de bewerking is door de bewerker, Martin Paarlberg van het archiefbureau OnlyOne®, een plan van aanpak gemaakt. Hierin zijn de afspraken en werkmethoden vastgelegd. Het plan van aanpak is gemaakt op basis van een drietal plannen/notities:
1. het eindverslag / advies, opgesteld door het projectteam Microverfilming Bouwvergunningen (AWG 1998);
2. de Notitie De bewerking van bouwvergunningen (AWG 1999), opgesteld door de Brainstormgroep Werk in uitvoering van het Werkverband Westfriese Registratoren in de periode 1998-1999;
3. het Archiefbewerkingsplan, opgesteld door de gemeente Medemblik (2004).
Het plan van aanpak is in overleg met de opdrachtgever, het Westfries Archief en de bewerker op 28 november 2008 vastgesteld. Op 29 september 2008 is daadwerkelijk gestart met de bewerking.

Een gedeelte van het bestand is in de periode 2004-2005 al eerder, gedeeltelijk, bewerkt door medewerkers van de gemeente Medemblik op basis van het Archiefbewerkingsplan 2004. Hierdoor is het bestand min of meer in twee gedeelten bewerkt. Het bestand dat al eerder was bewerkt en voornamelijk bestond uit omslagen met een vergunning en een tekening. Daarnaast een bestand dat nog volledig bewerkt moest worden.

2e deel. Bij de bewerking zoals bedoeld in deze verantwoording zijn de bewerkte bouwvergunningen opgenomen in het registratiepakket MAIS-Flexis. Er is in Mais-Flexis een apart archiefbestand Bouwvergunningen Medemblik over de periode 1933-1980 aangemaakt met archiefnummer 1440_BD. In MAIS-Flexis is een standaard veldindeling aangemaakt waarin de gegevens en kenmerken van de bouwvergunningen zijn ingevuld. Per bouwvergunning is een uniek nummer aangemaakt, het begin- en eindjaar en de veldnamen zijn ingevuld. De beschrijvingen zijn verder ingedeeld in Rubrieken op nummer waarbij 50 nummers per rubriek is aangehouden.

Naast de bovengenoemde zijn nog een aantal afspraken gemaakt ten aanzien van specifieke onderdelen:
- bij een bouwvergunning van een woningcomplex is per woning een beschrijving aangemaakt in Mais-flexis via Lijst. Daarbij is in de beschrijving vermeld dat de woning onderdeel is van een complex woningen en een verwijzing gemaakt naar het betreffende nummer.
- in het veld Architect is de naam van de architect ingevuld bij de beschrijving van de bouwvergunningen voor monumenten en beeldbepalende/karakteristieke panden. Indien deze informatie te traceren was uit de te bewerken documenten (aanvraag, vergunning, tekeningen, c.a.)
- in het veld Kadastraal nummer is dit nummer ingevuld bij de beschrijving. Indien deze informatie ook te traceren was uit de te bewerken documenten (aanvraag, vergunning, tekeningen, c.a.)
- indien de bouwvergunning een monument betreft is dit vermeld in het veld Monument (Ja/Nee)

In het kader van de Basisregistraties voor Adressen en Gebouwen (BAG) dienden nog nadere afspraken te worden gemaakt inzake de te bewaren bescheiden. In een overleg van de gemeente Medemblik, is naar voren gekomen dat de uitvoering van de BAG van geen belang is voor het te bewerken bestand bouwvergunningen over de periode 1933-1980.

3e deel. Vooral in de eerste jaren van de bewerking (1933-1950) zijn weinig tot geen tekeningen aangetroffen. Wat hier de reden van is, is niet goed bekend. Het schijnt normaal te zijn voor bouwvergunningen betreffende deze periode. Er zijn wel nog een aantal stukken aangetroffen in de V-series, deze stukken zijn aan de betreffende bouwvergunningen toegevoegd.

In het bestand te bewerken bouwvergunningen van de gemeente Medemblik zijn bouwvergunningen aangetroffen van de opbouw van de Wieringermeer in de periode 1933 tot ongeveer 1938. Deze bouwvergunningen zijn verleend door de gemeente Medemblik maar betreffen het grondgebied van de gemeente Wieringermeer (Middenmeer, Wieringerwerf, Slootdorp). Deze bouwvergunningen zijn in een aparte rubriek (wel onder Bouwvergunningen Medemblik) in Mais-Flexis opgenomen.
Hierbij wordt voorgesteld een verwijzing op te nemen in het archief van de gemeente Medemblik 1933-1980 en eventueel het archief van de gemeente Wieringermeer over de betreffende periode.

Tijdens de bewerking is nog circa 3,35m¹ bouwvergunningbescheiden op vernietiging afgesteld. De voor vernietiging in aanmerking komende bouwvergunningen-bescheiden zijn vermeld in vernietigingsvoorstellen. Deze vernietigingsvoorstellen zijn onderdeel geweest van de opgesteld tussenrapportages. De direct te vernietigen stukken (correspondentie, verklaringen van geen bezwaar, vrijstellingen artikel 50 Woningwet en artikel 19 Wet Ruimtelijke Ordening) zijn opgenomen in het vernietigingsvoorstel 2009. De overige stukken (berekeningen, tekeningen, palenplan) zijn opgenomen in vernietigingsvoorstellen voor de jaren 2033-2056 (termijn van 75 jaar). De vernietiging is ook in MAIS-Flexis opgenomen met vermelding van het betreffende vernietigings jaar en -nummer. Van de vernietiging zal een Verklaring van vernietiging worden opgemaakt.

4e deel. Van de bewerking is periodiek een Tussenrapportage opgemaakt (tussenrapportages 1 t/m 5). Deze tussenrapportages zijn onderdeel geweest van het periodiek overleg tussen de opdrachtgever, het Westfries Archief en de bewerker. Van dit overleg is door de bewerker een verslag opgemaakt. De verslagen zijn toegezonden aan de opdrachtgever en het Westfries Archief. Voor deelname aan het overleg en toetsing van de beschrijvingen van de bouwvergunningen zijn, vanuit de opdrachtgever en vanuit het Westfries Archief een tweetal contactpersonen aangewezen.

De bewerkte bouwvergunningen zijn ongehecht verpakt in zuurvrije blauwe omslagen inclusief de tekeningen. De omvangrijke(re) bouwvergunningen zijn verpakt in dossieromslagen. Per bouwvergunning is een omslag gemaakt. Op de omslag is een etiket geplakt met de naam en periode van het archief en het vergunning/-volgnummer. Op de archiefdozen is een etiket geplakt met het archiefnummer, de naam en periode van het archief en de in de dozen aanwezige vergunning/-volgnummers.

Als de bewerking van het bouwvergunningen archief van de gemeente Medemblik, periode 1933-1980 is afgerond, gecontroleerd en goedgekeurd wordt het, vanuit MAIS, geplaatst op Archieven.nl. Het is dan direct raadpleegbaar voor de medewerkers van de gemeente Medemblik en het Westfries Archief en voor onderzoekers of verzoekers om informatie. Als er een verzoek om informatie komt over een bouwvergunning kan worden gezocht op of worden verwezen naar Archieven.nl.

5e deel. Relatie met archief gemeentebestuur

Het archief van het gemeentebestuur van de gemeente Medemblik over dezelfde periode is al beschreven. Van dit archief is een archiefinventaris aanwezig onder archiefnummer 1440. In het archief van het gemeentebestuur zijn 4 registers van aangevraagde bouwvergunning-en aanwezig over de jaren 1958-1982 (inv.nrs. 1662-1665). Voor een beschrijving van de geschiedenis van de organisatie, een overzicht van het grondgebied en de geschiedenis van archief verwijs ik u naar de inleiding op deze inventaris.

6e deel. Aanwijzingen voor de gebruiker

Het archief is openbaar. Van een aantal stukken is de openbaarheid beperkt. De openbaarheid van de stukken in de archiefbestanddelen is geregeld in de Verklaring van overbrenging van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 9, lid 3 van het Archiefbesluit 1995. Uitzondering op deze beperking van de openbaarheid kan worden verkregen voor wetenschappelijk onderzoek na toestemming van de archivaris van het Westfries Archief te Hoorn.

M. Paarlberg, Hoorn 2009