Postregistratie

De organisatie had een kleine ambtelijke bezetting. Dit maakte het mogelijk het archief centraal te beheren. Dat laatste bleek onder meer uit gesprekken met een oud-ambtenaar. Het archief was geplaatst in een van de ruimtes van het waterschapsgebouw in Sleeuwijk. Het was opgeborgen in ladekasten. Een van de medewerkers deed wat licht archiefwerk naast zijn eigenlijke werk. Het archief was geordend volgens een dossierstelsel (zaaksgewijze ordening), gebaseerd op de "Code voor de ordening der archieven van de waterschappen". De hierin opgenomen systematisch gerangschikte onderwerpsomschrijvingen waren afkomstig uit de Universele Decimale Classificatie (UDC). Voor wat betreft de postregistratie, de afdoenings- en voortgangscontrole kunnen we kort zijn. In het begin, vanaf 1 januari 1962, werden er registers van ingekomen en verzonden stukken bijgehouden. In deze registers werden de belangrijke kenmerken van de brief genoteerd, zoals naam, adres en woonplaats, onderwerp, de datum van binnenkomst of de verzenddatum van de brief. Vervolgens kreeg de brief een volgnummer naar binnenkomst. Hieruit blijkt dat men een chronologische inschrijving hanteerde. Verder weten we dat er een afdoenings- en voortgangscontrole was, doordat er in een kolom aantekening werd gehouden van hetgeen er met het stuk gedaan was of moest gebeuren. Deze registers omvatten de periode tot 31 december 1966. (6)

Met ingang van 1967 is men begonnen met een ander systeem van registreren. In dat systeem kopieerde men de eerste bladzijde van de stukken eerst op A4, na deze voorzien te hebben van een stempel met een doorlopend nummer. Vervolgens werd er naar A5 gekopieerd. Deze kopieën werden daarna verkleind naar A6 en in een kaartenbak op alfabetische en chronologische wijze opgeborgen. Van dit systeem is echter niets meer terug te vinden: we weten uit mondelinge overlevering dat het indertijd vernietigd is. In 1969 doet het "fichedoorschrijfsysteem" zijn intrede. Dit inschrijfsysteem bestond uit een formulierenset die met behulp van de schrijfmachine ingevuld moest worden. Deze sets bestonden weer uit een moedervel, welk verdeeld was in vakken voor elke inschrijving en een aantal doorslagen welke geperforeerd waren in de vorm van de vakken van het moedervel. De gescheurde doorslagen werden "fiches" genoemd. Deze fiches waren verschillend van kleur en werden dan weggezet in bakjes. In één bakje werden de fiches weggezet ten behoeve van de controle op de voortgang en afdoening, in een ander bakje werden ze op onderwerp (classificatienummer) weggezet en in het derde bakje op de behandelende afdeling. Ook werd er een exemplaar van de fiche meegestuurd met het ingekomen stuk. Overigens is ook hiervan niets meer terug te vinden in het archief. Dit systeem is vermoedelijk tijdens de verhuizing in het jaar 1966 vernietigd.

Archiefvorming/-besluit

Op 19 december 1974 heeft de vergadering van hoofdingelanden een Archiefverordening voor het waterschap de Alm vastgesteld. (8) Dit naar aanleiding van een schrijven van Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant die in overleg met de Unie van waterschappen een model-verordening hebben voorgesteld. Een archiefbesluit of nadere regels of instructies ten aanzien van de registratuur of archivering heb ik tijdens het inventariseren niet aangetroffen.