Op 17 juli 2015 verzoekt de Teamleider DVL/ICTF om een offerte voor de bewerking van het archief van de gemeente Gramsbergen over de periode 1950-2000. De firma DoxSupport uit Emmen brengt offerte uit en op 7 augustus wordt opdracht verleend tot het maken van een beschrijvende inventaris van het archief.

De bewerking van het archief is geschied op basis van de "Handleiding vernietiging archief-bescheiden (inter)gemeentelijke organen", de zogenaamde vernietigingslijst zoals die in 1983 is vastgesteld door het toenmalige Ministerie van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur (WVC). Deze vernietigingslijst is van toepassing op archiefbescheiden die zijn ontvangen of opgemaakt tot en met 31 december 1995. De stukken ontvangen of opgemaakt vanaf 1 januari 1996 vallen onder het regiem van de "Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996" zoals vastgesteld door de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap op 21 november 2005. Verder is rekening gehouden met specifieke vernietigingsvoorschriften zoals die in diverse bestuurswetten worden benoemd. Daarnaast is als richtsnoer gebruikt de uitgave "Normen goede en geordende staat en creteria bewerking codearchieven" zoals die is vastgesteld door het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs.

Bovengenoemde uitgaven geven beginselen aan voor bewaring en vernietiging waarbij bescheiden, die de uitgangspunten van het beleid en de hoofdzaken van het verloop van de uitvoering van dat beleid weergeven, bewaard moeten blijven en bescheiden betreffende de beleidsuitvoering in het algemeen voor vernietiging in aanmerking komen. Daarnaast is rekening gehouden met plaatselijke zaken of gebeurtenissen met een voor de toenmalige gemeente Gramsbergen uniek of bijzonder karakter. Deze zaken zijn van vernietiging uitgezonderd.

In het archiefbestand zoals het werd aangetroffen waren in veel gevallen duidelijk herkenbare dossiers te onderscheiden. Sommige dossiers of verzamelmappen moesten echter gesplitst worden om een juiste beschrijving mogelijk te maken. Hierdoor werden zaken en gebeurtenissen in de juiste context geplaatst. In het verleden heeft reeds een scheiding plaatsgevonden, van te bewaren en te vernietigen archiefbescheiden. Van het te bewerken bestand waren de te vernietigen dossiers reeds verwijderd, waardoor van het oorspronkelijke bestand niet veel vernietigd is. Wel is een flinke inhaalslag gemaakt voor wat betreft de uniformiteit en verbetering van dossieromschrijvingen. Diverse losse bestanden zijn samengevoegd en dossiers daar waar nodig opgeschoond. Hierdoor is de toegankelijkheid fors verbeterd.

De archiefinventaris is vervaardigd in het softwareprogramma MaisFlexis. In totaal is er 17 meter archief opgeschoond en vernietigd. Het register van vernietiging is vervaardigd in een Word document.

Er is voor gekozen het archief niet te vernummeren en om te pakken volgens een doorlopende nummering. Dat betekent dat de dossiers qua onderwerp wel in de inventaris bij elkaar zijn gegroepeerd maar dat de desbetreffende dossiers over het gehele archief in de dozen zijn verspreid.
De werkzaamheden zijn uitgevoerd door de heer E. Stapersma van de firma DoxSupport. De complete materiële verzorging als verwijderen van ijzers en plastics alsmede het ompakken in zuurvrije omslagen en dozen is volledig door vrijwilligers verricht.
Op 1 maart 2016 is de bewerking afgerond. Na bewerking resteert er een bestand van 61 meter.

Een aantal persoonsdossiers zijn op permanent te bewaren afgesteld. Deze dossiers zijn van openbaarheid uitgezonderd. Het betreft de inventarisnummers 816, 818, 819, 820, 821, 822, 823, 824, 825, 827, 828, 830, 831, 832, 860 en 2608.