Verantwoording inventarisatie archieven Rabobank Westelijke Mijnstreek, door Frons Vroemen, december 2014.

Opslag historisch archief Rabobank Westelijke Mijnstreek

In februari 2014 kreeg ik de vraag voor gelegd om documenten met een historische waarde op te slaan in het Euregionaal Historisch Archief in Sittard. (EHC) Samen met Paul Mennens, amateur geschiedkundige van de Heemkunde vereniging Beek, zijn wij in april 2014 aan de slag gegaan. Wij zijn begonnen met bepalen welke documenten van historische waarde zijn. Al snel kwamen wij tot de conclusie dat de eerste selectie te groot was om te passen op de tien meter archiefruimte die wij kregen in het EHC. Dit was reden om een verfijning aan te brengen in onze selectie. Wij zijn er vervolgens vanuit gegaan dat wij documenten e.d bewaren zover die inzicht geven in: Ontwikkeling van de Rabobank organisatie vanaf de oprichting van de organisatie tot heden; Beleidsbepalende documenten; Statuten; Jaarverslagen; Notulen bestuursvergaderingen en Raden van toezicht; Voorbeelden van administreren en gebruikte hulpmiddelen.
De documenten zijn in december overgedragen aan het EHC, Peter Schulpen van het EHC zorgt verder voor de afwikkeling door de documenten te registreren in hun systeem en de dozen te voorzien van stickers met informatie over de inhoud. Inzage in de documenten is straks mogelijk zover er toestemming is van de bank voor inzage. Faciltaire Services ontvangt een overzicht van de opgeslagen documenten. Vragen voor inzage kunnen gericht worden aan FS .

Fons Vroemen

Verantwoording plaatsing archiefbescheiden en invoering inventarisatie, door Peter Schulpen (plv. Stadsarchivaris Sittard-Geleen), januari 2015.

Na de overdracht van de archiefbescheiden op 24 november 2014, heeft dhr. Vroemen op 24 december een excelbestand gemaild met daarin aangetekend beschrijvingen van de inhoud van de overgedragen dozen. Uit nadere beschouwing bleek dat niet alle overgedragen dozen inhoudelijk waren beschreven. Op 13 januari heeft dhr. Vroemen een aanvullend excell bestand samengesteld en gemaild.
Door ondergetekende zijn de dozen per archiefvormer (in alfabetische volgorde) bij elkaar geplaatst. De dozen zijn hierbij doorlopend genummerd. Bij de invoering in MAIS-Flexis, in de vorm van plaatsingslijsten, is achter het doosnummer de bestaande beschrijving van dhr. Vroemen overgenomen. De door de dhr. Vroemen gebruikte aanduidingen van de dozen is opgenomen in het flex-veld 'oud inventarisnummer'.
Door de beschreven plaatsing in het depot en het gegeven dat gebruik is gemaakt van dozen van 3 verschillende formaten neemt het archief Rabobank Westelijk Mijnstreek 10 meter plankruimte in beslag.

Peter Schulpen
Plv. Stadsarchivaris Sittard-Geleen
28-01-2015

Overeenkomst en bepaling over openbaarheid

Op openbaarheid van de archiefbescheiden is het bij of krachtens de Archiefwet 1995 voor overheidsarchieven bepaalde van toepassing. Stukken jonger dan 20 jaar en de archiefbescheiden zijn slechts ter inzage na toestemming van de bruikleengever en bruikleennemer.