Het is niet eenvoudig voor een onderzoeker om te beredeneren wat er aan archivalia van voor juni 1810 van de in het vorige hoofdstuk beschreven instanties bewaard is gebleven en in welke archiefbewaarplaatsen die stukken berusten. Dat komt niet alleen door de wijze waarop de organisatie van het bestuur in die periode was geregeld, maar ook door de manier waarop eigenaren en beheerders nadien met archiefbescheiden zijn omgesprongen.
De in de dorpen/heerlijkheden gevormde bestuursarchieven van vóór 1798 hadden het beste in zijn geheel bij elkaar kunnen blijven. Het proberen te scheiden van archivalia van de geërfdenorganisatie en het gericht, die meestal nog sterk verweven waren met de stukken over de administratie van de (rentmeesters van de) heerlijkheid, moest wel leiden tot inconsequenties en onduidelijkheden. De geërfdenorganisaties verloren vanaf 1798 en zeker vanaf de instelling van de moderne burgerlijke gemeenten in 1810 wel veel taken aan de gemeentebesturen, maar zij gingen in afgeslankte vorm door als dorpspolders-avant-la-lettre en voelden zich waarschijnlijk terecht meer de belangenbehartigers van de geërfden dan de nieuwe gemeentebesturen, die in het begin niet democratisch tot stand kwamen en weinig bevoegdheden hadden. Meestal is het dan ook niet tot een verdeling van archivalia tussen dorpspolder en gemeentebestuur gekomen. In de meeste Bommelerwaardse dorpen zijn de stukken van de geërfdenorganisatie van voor 1810 dus blijven berusten onder de dorpspolders. Die dorpspolders zijn in deze eeuw allemaal opgeheven en hun archieven werden uiteindelijk eigendom van het polderdistrict Groot Maas en Waal. Het polderdistrict bracht ze in de jaren tachtig onder in de openbare archiefbewaarplaats van de gemeente Zaltbommel en stelde ze onder het beheer van het Streekarchief Bommelerwaard.

In Brakel kwam het echter wel tot een verdeling van de archiefstukken van de geërfdenorganisatie. Althans, de in deze inventaris beschreven stukken van voor 1810, die grotendeels handelen over niet-waterstaatszaken, zijn nu eigendom van de gemeente en waarschijnlijk bij het ontstaan van de moderne gemeente Brakel overgenomen van de oude geërfdenorganisatie.

Achteraf bezien is het zeer gelukkig te noemen dat het in Brakel wel tot een verdeling van stukken is gekomen. Het gedeelte dat onder het beheer van de dorpspolder bleef heeft namelijk na de opheffing van de dorpspolder in 1934 in het (oude) gemeentehuis van Brakel berust en bleek bij de overbrenging naar het districtshuis in Zaltbommel, na de samenvoeging van de polderdistricten Bommelerwaard beneden en boven de Meidijk in 1969, vrijwel volledig door vochtschade verloren te zijn gegaan. Slechts enkele dozen met, in zeer slechte staat verkerende, archiefstukken resten ons.11) Het is een schrale troost dat een oude getypte inventaris van de hand van G.L. van der Helm, van dat archief bewaard bleef, zodat ongeveer bekend is wat verloren ging.12)

In het Rijksarchief te Arnhem bevindt zich het grote en bijzonder rijke archief van de familie Van Dam van Brakel.13) Hierin berusten niet alleen veel bijzonder waardevolle en interessante stukken over de familie en over het beheer van de heerlijkheid Brakel, maar ook veel stukken die eigenlijk thuishoren in het archief van de geërfdenorganisatie/dorpspolder. Daarnaast berusten er, door de verwevenheid van functies en de invloed van de heer op het hele reilen en zeilen van het dorp, stukken in die eigenlijk thuis horen in het archief van de Hervormde gemeente van Brakel, het archief van de Dijkstoel van Brakel en zelfs enige stukken die behoren tot het archief van de burgerlijke gemeente Brakel uit de eerste helft van de negentiende eeuw. Wilhelmus van Dam, burgemeester van Brakel in de periode 1818-1841, heeft die blijkbaar mee naar huis genomen en daar bewaard. Overigens in die tijd volstrekt niet ongebruikelijk. Hoe begrijpelijk en verklaarbaar de aanwezigheid van stukken behorende tot andere archieven in familie-archieven echter ook is, daarmee gaat het eigendomsrecht van die stukken nog niet automatisch over op die familie.

De archiefstukken die in het Rijksarchief in Gelderland nu te boek staan als archief van het dagelijks gericht van Brakel zijn wel uit het familie-archief Van Dam van Brakel gelicht.14) Hierbij bevinden zich stukken die slechts zeer ten dele handelen over gerichtszaken.15) Overigens berusten ook bij het bewaard gebleven deel van het archief van de dorpspolder Brakel enige stukken die tot het archief van het gericht behoren.

Wat er nog over was van de archieven van de dijkstoelen van Brakel en Poederoijen is in het begin van de jaren dertig van deze eeuw overgebracht naar het Rijksarchief in Arnhem en na de samenvoeging van de polderdistricten Bommelerwaard Beneden en Boven de Meidijk in 1969 overgedragen aan het toen ontstane nieuwe polderdistrict Bommelerwaard. Het is daardoor ontsnapt aan de genoemde wateroverlast die de andere polderarchieven in het Brakelse gemeentehuis heeft getroffen. Dit archief berust nu ook in de bewaarplaats van het Streekarchief Bommelerwaard.16)

De in deze inventaris beschreven stukken van voor 1795 vormen slechts een klein restant van het oude dorps(polder)archief. Dat komt dus niet alleen door de verdeling van stukken tussen de gemeente Brakel en de dorpspolder Brakel, maar ook doordat een aantal stukken behorende tot dit archief verspreid is geraakt over verschillende andere archieven.

Aanvankelijk (in 1990) meende de bewerker dat noch de instelling van de moderne burgerlijke gemeenten in 1810, noch het herstel van de Nederlandse onafhankelijkheid in 1813 geen dermate grote veranderingen met zich mee brachten in de administratie van de gemeente om een cesuur in het archief in een van beide jaren te rechtvaardigen. Gekozen werd daarom voor het opnemen in de inventaris van alle gemeentelijke stukken van vóór 1 januari 1818, de datum waarop de invoering van het reglement op het bestuur van het platteland in Gelderland wel de nodige administratieve veranderingen bracht. Later kwam hij op deze mening terug. Bestudering van meerdere gemeentelijke archieven in de Bommelerwaard leidde ertoe dat besloten werd overal het ontstaan van de burgerlijke gemeenten in juni 1810 wel als cesuur te nemen. Daarom werden bij de bewerking van het archief van de gemeente Brakel vanaf 1810 tot 1955 uit dit archief daaraan de stukken toegevoegd over de periode juni 1810-1817. Sindsdien loopt de nummering in deze inventaris niet meer door, maar vertoont hiaten.

De hier beschreven archiefbescheiden beslaan ongeveer 2 strekkende meter. De materiële toestand van de stukken is op enkele uitzonderingen na redelijk te noemen.

De stukken van vóór 1813 (1810) zijn voor het eerst zeer globaal en onvolledig beschreven door A.J. van de Ven, verbonden aan het Rijksarchief in Gelderland te Arnhem, in een in 1927 gepubliceerde lijst.17) Volgens de inleiding bij die lijst waren een aantal van de beschreven stukken in 1925 nog door 'een particulier gered (...) uit eene hoeveelheid papieren, die ten gemeentehuize gereed stonden om vernietigd te worden.' De particulier had de stukken vervolgens afgestaan zodat ze (weer) opgenomen konden worden in het archief. In 1941 werd op de secretarie het archief van de gemeente verder geordend. Het archief (ook het meer recente deel), dat was ondergebracht op de zolder van het gemeentehuis, werd daarbij gedeeltelijk geplaatst in nieuwe kasten die voldoende uitbreidingsmogelijkheden moesten bieden voor de eerstkomende tien jaar. Het getypte overzicht uit 1941 is onderverdeeld in drie afdelingen. De lijst zoals Van de Ven die had gemaakt van stukken van vóór 1813 vormt afdeling I. In afdeling II staan de stukken van vóór 1813 beschreven, die nog op waren gedoken na het inventarisatiewerk van Van de Ven. De stukken zijn zeer globaal beschreven, hoofdzakelijk in pakken per jaar. Afdeling III tenslotte bevat de beschrijvingen van de stukken van ná 1813. Blijkbaar op basis van deze getypte lijst is later een gedrukte lijst uitgegeven van wat als de belangrijkste stukken werden beschouwd uit de periode vóór 1930, het jaar waarin een zaaksgewijs registratuursysteem werd ingevoerd.18) Deze 'inventaris' was onderverdeeld in vier 'hoofdstukken': I Oud archief [een combinatie van de lijst van Van de Ven en de eerste afdeling van de lijst van 1941], ingekomen stukken, rekeningen en begrotingen; II Notulen, verordeningen en brieven; III Indicateurs en IV Bevolkingsregisters. Al met al een merkwaardige selectie. Waarom zijn bijvoorbeeld wel de bevolkingsregisters en niet de registers van de Burgerlijke Stand opgenomen en waarom werden de gemeenteverslagen en landbouwverslagen niet vermeld? Elk hoofdstuk kende een doorlopende nummering van de stukken, een nummering die in het archief nooit daadwerkelijk is aangebracht.

Bij het begin van de inventarisatie werden de stukken van vóór 1813 aangetroffen in grote pakken volgens de nummering van de 'inventaris' van Van de Ven en de eerste afdeling van de lijst uit 1941. Bij nadere bestudering bleken deze pakken slecht beschreven te zijn. Ze bevatten ook allerlei stukken die men er op grond van de beschrijving niet in zou verwachten. Een betere materiële verzorging en een verdere uitsplitsing en betere gedetailleerdere beschrijving waren noodzakelijk.

Door de aanwezigheid van enkele grote series ingekomen stukken is in de inventaris voor de hoofdindeling stukken van algemene aard en stukken betreffende afzonderlijke onderwerpen gekozen. Binnen de laatstgenoemde hoofdafdeling is een nadere onderverdeling aangebracht naar organisatie en taakuitvoering.

Nadrukkelijk wordt onderzoekers aanbevolen om ook kennis te nemen van archiefblok 3070 'Archief van de geërfdenorganisatie (dorpsbestuur), vanaf 1810 dorpspolder Brakel 1659-1837)'.

In 2013 werden enkele aanpassingen opgenomen in deze inleiding en de noten.

-

J. Buylinckx, 1990, gewijzigd februari 2005 en 2013