Uit het archief van de Direkteur van Gemeentewerken e.a. van voor 1920 valt op te maken dat in ieder geval vanaf het jaar 1843, het jaar waarin Thomas Romein als Stadsarchitect in funktie treedt, sprake is geweest van een gestructureerde archiefvorming. Een eerdere aanzet daartoe is reeds te vinden in de instruktie van de Stadsarchitect uit 1812 *  , waarbij het bijhouden van een -overigens niet meer aanwezig- 'dagelijks register' wordt voorgeschreven. Eerst de instruktie uit 1873 *  verplichtte tot het 'beheren en ordelijk bewaren' van de briefwisselingen, de tekeningen, de bestekken c.a., een kasboek en verschillende dagregisters waaronder één voor de terzake verleende vergunningen *  . De eindcaesuur van deze inventaris is gelegd bij 1920, het jaar waarin een zelfstandige financiële administratie wordt ingevoerd en enkele taken aan het nieuw opgerichte Grondbedrijf en het nieuwe Woningbedrijf worden overgedragen *  . Uit één enkele aantekening blijkt dat er in het jaar 1901 een 'geheim archief' werd bijgehouden. Dit archief werd niet aangetroffen. Vermoedelijk is het later alsnog opgenomen in het gewone archief. Het archief van de Inspekteur van het Woningtoezicht (1903)1905-1930 -gedurende deze jaren organisatorisch de Tweede afdeling van het Bedrijf Gemeentewerken- is buiten de inventaris gehouden. * 

De ordening van het archief is een combinatie van het agenda- en rubriekenstelsel dat konsekwent lijkt te zijn toegepast en voor een redelijke toegankelijkheid zorgt. Naast de briefwisselingen -ca. 90% van het aangetroffen archief- werden financiële bescheiden en enkele andere archiefbestanddelen aangetroffen. Gedeeltelijk konden deze laatsten worden teruggebracht naar hun oorspronkelijke plaats in de series briefwisselingen.

De schoning van de serie briefwisselingen geschiedde volgens de door het Gemeentearchief gehanteerde vernietigingsprocedure. Een eerste scheiding werd aangebracht volgens de 'Lijst van de voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden uit archieven van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, dagtekenende van na 1850' (Lijst 1983). Op grond hiervan werden de briefwisselingen over de jaren 1843-1850 integraal bewaard. Een tweede selektie is toegepast aan de hand van het 'schaarsteprincipe'. Dit principe houdt rekening met de vraag of er op nog andere plaatsen in voldoende mate bronnen worden bewaard die (zijdelings) informatie opleveren ten aanzien van: de Leeuwarder en Friese bedrijven, industriële archeologie, de relatie van de dienst met de stad, de Leeuwarder infrastruktuur, de mentaliteitsgeschiedenis, de arbeidersbeweging, de Eerste Wereldoorlog en de relatie werkgever/werknemer. Een derde scheiding is tenslotte aangebracht volgens het gehanteerde 'nuljarenprincipe'. Dit principe gaat er van uit dat de historische vraagstelling in de loop der tijden aan verandering onderhevig is, en dat er dientengevolge op grond van de 'Lijst 1983' en het geformuleerde 'schaarsteprincipe' op het ogenblik soms ten onrechte zou worden vernietigd. Teneinde hierop, al is het maar enigszins, in te spelen worden de V(oor) V(ernietiging) V(atbare) archiefbescheiden uit elk jaar dat eindigt op een nul alsnog bewaard. Daarnaast geldt als argument voor het nuljarenprincipe dat het hiermee mogelijk wordt gemaakt om een meer gedegen bronnenkritiek te beoefenen. De betreffende stukken zijn niet in de inventaris opgenomen, doch in een 'V.V.V.-stukkenlijst annex plaatsingslijst nuljaren' direkt achter de inventaris opgenomen. *  De schoningswerkzaamheden werden door ondergetekende in samenwerking met J. Hoekstra uitgevoerd.

De jaren waarover deze inventaris loopt worden gekenmerkt door een nauwe betrokkenheid van het College van B. en W. bij de uitvoering van allerlei taken. De stukken betreffende veel voorkomende zaken en onderwerpen zijn dan ook eveneens terug te vinden in het Secretariearchief over de jaren 1851-1941. Steekproeven gaven echter aan dat er sprake is van een zekere mate van onvolledigheid. Daarbij zijn de betreffende zaakstukken in het Secretariearchief als gevolg van de gehanteerde chronologische archivering verspreid opgeborgen. Teneinde een indruk te geven van de zaken/onderwerpen die in dit archief zijn aan te treffen, volgt hieronder een overzicht van bewaard gebleven categorieën:
- Stukken betreffende de koop, verkoop, ruiling en overdracht van onroerend goed,
- Stukken betreffende de vaststelling van uitbreidingsplannen en rooilijnen,
- Stukken betreffende de stadswerken die door Gemeentewerken zijn ontworpen,
- Stukken betreffende de huisvesting van de gemeentelijke organen,
- Stukken betreffende de aanleg, verplaatsing, vervanging (en demping) van wegen, waterwegen en bruggen,
- Personeelsoverzichten tot en met het jaar 1895. (Vgl. inv. nr. 491 e.v.)
- Bouwtekeningen tot en met het jaar 1880, voorlopers op de formele hinderwetvergunningen tot en met het jaar 1875 en de bouwvergunningen tot en met het jaar 1885 (Daarna in het Secretariearchief!),
- De stukken waarnaar verwezen wordt in bijlage 7: jaarverslagen, begrotingen en ontvangststaten.

Aan de Bibliotheek van het Gemeentearchief werden overgedragen de uit de briefwisselingen gesorteerde:
- Biljetten van de openbare verkoop van onroerende goederen in Leeuwarden over de jaren 1884-1920, voor zover ze niet door de gemeente werden verkocht of gekocht,
- Zomer- en winterdienstregeling van de Spoor- en Tramgids van Friesland over de jaren 1911-1917,
- Briefhoofden van Leeuwarder bedrijven voor zover niet meer van belang voor het archief 1851-1920.

In ondermeer de jaren 1943, c. 1969, 1981 en 1990 zijn onderdelen van het archief in het depot van het Gemeentearchief terecht gekomen. De omvang van het archief voor bewerking was 65 m'. Als gevolg van de schoningswerkzaamheden en een verbeterde verpakking is dit teruggebracht tot 30 m'.

De relatie met het Secretariearchief is als gevolg van het uitvoerende karakter van de werkzaamheden van Gemeentewerken duidelijk aanwezig. Weinig delegatie en d.t.g. vele adviseringsstukken zorgen voor overlappingen. Teneinde de relatie met de besluitvorming beter tot uiting te laten komen is getracht door middel van het opnemen van een aantal bijlagen een direkter en completer beeld te geven van de beschikbare informatie over de overheidstaak openbare werken.