De inventarisatie van de archieven van ‘Doelesteyn’ en het G.R.O.I. maakten deel uit van de opdracht van het Stadsarchief Dordrecht aan het archiefbureau Van Lee & Van Everdingen te Vlaardingen in 2005. Het Stadsarchief verwierf de archieven in het voorjaar van 2005. Het geheel had een omvang van 35 meter en was, bijna kenmerkend voor opgeheven instellingen, verpakt in ‘dozen van allerlei aard’. Beide instellingen waren in 1996 opgegaan in het Regionaal onderwijscentrum Da Vinci- college en dat is dan ook de achtergrond van hun gezamenlijke verwerving. De archieven worden in deze inventaris afzonderlijk beschreven maar hebben wel een doorlopende nummering. De stukken van ‘Doelesteyn’ vormden als aanwinst een aanvulling op het archief dat al in 1981 was verworven tijdens van het 80-jarig bestaan van de school. Dit archief, met een omvang van 3 meter, was door H.C. Arbouw in een plaatsingslijst beschreven. De stukken zijn nu volledig opgenomen in de archieven van ‘Doelesteyn’ en de plaatsingslijst is daarmee als toegang vervallen.

De inventarisatie omvatte twee fasen, namelijk de selectie en voorlopige ordening en de definitieve inventarisatie. Deze werkwijze was noodzakelijk omdat de dozen door plaatsgebrek in de depots in de kelder waren opgestapeld. Begonnen werd met de leerlingenkaarten en inschrijfformulieren, een bestand van circa 18 meter. Intussen werd de rest geordend in blokken van vergaderingstukken van bestuur en docenten, bestuurscorrespondentie, gemengde correspondentie van bestuur en directie, stukken over scholenbouw, stukken over leerkrachten en salarissen, les- en bibliotheekboeken en een restgedeelte. Een goede indruk van de geschiedenis van de school verschafte intussen de speciaal voor het 80-jarig bestaan uitgegeven aflevering van het archieftijdschrift Kwartaal & Teken van Dordrecht uit 1981. Het historisch overzicht van deze inleiding is hierop grotendeels gebaseerd.

Blok voor blok verhuisden de stukken naar de werkplek, waar ze werden vergeleken met de aanwinst van 1981 en vervolgens werden geselecteerd, ontdaan van schadelijke materialen, herverpakt en globaal beschreven. De te vernietigen stukken werden direct naar de kelder afgevoerd. Zo ontstond inzicht in de samenstelling van het archief, kon een schema worden opgesteld en konden de archiefblokken naar hun plek in het schema worden aangepast. Door afzondering van de leerlingenkaarten en vernietigbare stukken tijdens de eerste fase behoefde in de tweede fase nog maar tien meter definitief te worden geordend en beschreven.

Tot de vernietigde stukken behoorden veel dubbelen, kopieën, afschriften en doorslagen. Van de overige vernietigbare stukken werd een lijst samengesteld. Het gaat om vergaderstukken en verslagen van instellingen waarvan men lid was, voor kennis aangenomen circulaires van het Ministerie van Onderwijs (Kunsten) en Wetenschappen, correspondentie over afgewezen sollicitanten, over salsarissen en pensioengegevens en inschrijfformulieren voor zover over dezelfde schooljaren ook leerlingenkaarten aanwezig waren. Na controle door het Stadsarchief werden ook deze stukken voor vernietiging afgevoerd.

In de titel van de inventaris komt alleen het archief van het G.R.O.I. tot zijn recht. De samenvattende omschrijving archieven van de scholengemeenschap ‘Doele-steyn’ verbergt niet alleen een conglomeraat van samenhangende archieven maar ook een onderwijsontwikkeling die enkele naamswijzigingen van de vereniging tot gevolg had. Begonnen als Vereniging ‘Dordtsche industrie- en huishoudschool voor meisjes’, werd het na de Onderwijswet van 1967 Dordtse schoolvereniging voor lager, middelbaar en hoger beroepsonderwijs en in 1983 Dordtse vereniging voor algemeen, voortgezet- en beroepsonderwijs. Het bestuur dat tussen 1982 de scholengemeenschap leidde, heette na 1988 officieel het bestuur van de scholen-gemeenschap voor M.B.O., M.D.G.O. en M.H.N.O. Met ingang van het schooljaar 1991 - 1992 maakt ‘Doelesteyn’ deel uit van het Midveldcollege, een naam die door de korte bestaansperiode nauwelijks in de inventaris voorkomt maar die de naam ‘Doelesteyn’ wel van het briefpapier verdrong. Met zoveel archiefvormers en opvolgers is een samenvattende titel natuurlijk noodzakelijk.

Het archief van de vereniging begint officieel in 1901 maar het voorbereidende comité brengt de begincesuur van de archieven terug tot 1900. Ook de einddatering kent een kleine overschrijding van de feitelijke cesuur. In 1996 vindt de fusie met het Da Vinci-college plaats. Het archief bevat enkele stukken uit de jaren 1997 - 1998, wanneer de school al als sector binnen het college fungeert.

De vereniging droeg haar werkzaamheden in 1988 over aan de overkoepelende Stichting ‘Regionaal neutraal onderwijs voor Dordrecht en omstreken’, waarna het oude dagelijkse bestuur van de school als bestuur van de nieuwe scholengemeenschap ‘Doelesteyn’ ging fungeren. Dit betekent het bestaan van drie deelarchieven, namelijk de vereniging, de stichting en het bestuur van de scholengemeenschap. De directie, met een eigen archief dat zonder cesuur doorliep tot de opheffing in 1996, bracht het aantal op vier. Omdat geen eenduidige tussencesuur is aan te geven en de deelarchieven met elkaar samenhangen, is gekozen voor de omschrijving conglomeraat van archieven.

Het verenigingsarchief bevat naast notulen, algemene correspondentie en jaarverslagen stukken over specifiek bestuurlijke aangelegenheden, zoals de inrichting van de organisatie, personele aangelegenheden, financieel beheer en gebouwenbeheer, alsmede stukken waarbij bestuurlijke goedkeuring een rol speelde, zoals bij leerplannen, examenregelingen en lesroosters. Deze lijn is ook aangehouden bij de archieven van de stichting en het schoolbestuur al gaat het daar om een beperkt aantal stukken. Het directiearchief bevat met name stukken over de interne schoolorganisatie, de opleidingen en de leerlingen. Ook de stukken van de voorlopige Medezeggenschapsraad en de Ouderraad zijn in dit archief opgenomen. Het gaat hier om kopieën. Het directiearchief bevat tenslotte ook de documentatie bestaande uit knipselmappen en les- en bibliotheekboeken. De keuze voor het onderbrengen van stukken bij een onderdeel kende vaak overigens een praktische reden. Het archief bestaat voor een groot deel uit kopieën. Een aantal stukken uit de bestuursonderdelen kon ook als directie-exemplaar worden aangemerkt en andersom, maar daarmee zou de scheiding tussen bestuur en directie minder herkenbaar zijn geworden.

De vereniging bestuurde in de jaren 70 en 80 ook de scholen ‘Dubbelsteijn’ en ‘Merwesteijn’ en het archief bevat dan ook informatie over deze scholen. Dat geldt niet voor het archief van de directie. De archieven zelf van beide scholen zijn door de herinrichting van het onderwijs een andere weg gegaan. Het Stadsarchief beschikt er niet over ten tijde van dit inventarisatieproject. Natuurlijk hebben de vele reorganisaties het archiefbeheer geen goed gedaan. Het archief van het conglomeraat is helaas verre van compleet. De correspondentie vertoont duidelijk hiaten en de serie jaarrekeningen en begrotingen mist zelfs de meeste stukken van na 1958. De notulen en correspondentie bevatten overigens wel een aantal concepten en kopieën. Vanwege het ontbreken van veel stukken is er extra voorzichtig omgesprongen met het vernietigen van kopieën. Gelukkig zijn de bestuursnotulen en de jaarverslagen volledig bewaard gebleven.

Het is niet eenvoudig om verklaringen voor het ontbreken van stukken te geven. Toch kan er wel iets over worden gezegd. De eindcesuur van de correspondentie van het bestuur en ook de serie van lesroosters in 1966 - 1967 kan bijvoorbeeld te maken hebben met de hernieuwde opzet van het onderwijs in 1968 ingevolge de Mammoetwet. Wellicht richtte het bestuur haar correspondentie daarna anders in en is een deel hierdoor niet bewaard gebleven. Zeker is dat de directie na 1967 een grotere rol speelde en dat een deel van de bestuurscorrespondentie gezamenlijk met die van de directrice werd bewaard. De correspondentie tussen 1964 en 1982 werd bijvoorbeeld aangetroffen in twintig ordners die globaal maar niet eenduidig op onderwerp waren geordend. Zij vormden duidelijk een neerslag van de laatste periode van directrice W.J. Pot (tot 1975) maar bevatten ook bestuursstukken. De reeks werd gedeeltelijk voortgezet door haar opvolgster E.J. Dirksen-Burgers. Deze ordners vormden geen eenduidige serie en de stukken zijn verdeeld over de archieven van bestuur en directrice waar ze naar onderwerp werden geklasseerd.

De afwezigheid van stukken wijst natuurlijk niet altijd op hiaten. Het ontstaan van archiefstukken hangt samen met ondernomen initiatieven en activiteiten. Het feit dat de jaren 80 veel stukken opleverden, heeft zeker te maken met de onderwijshervorming en de uitbreiding van het aantal scholen. Veel vakgroepvergaderingen beginnen in ieder geval omstreeks 1984 toen de herstructurering voor de deur stond en ook het directieberaad dateert uit die tijd. Toch kenden veel vakgroepen ook een eerdere start, in 1978 - 1979 toen ook een nieuwe vorm van het jaarverslag verscheen en een jaarlijkse informatiegids voor docenten werd geïntroduceerd. Toch is het archief op bepaalde onderdelen zo fragmentarisch te noemen dat zo’n analyse voorzichtig moet worden toegepast.

Het archief van het G.R.O.I. werd door het Stadsarchief gelijktijdig verworven met het archief van vereniging en scholengemeenschap ‘Doelesteyn’. Het was overzichtelijk opgeborgen in kleine archiefdoosjes met vermelding van opschrift. Bij onderzoek bleek dat het verre van volledig is en voornamelijk van de directie afkomstig is. Alleen van de notulen van het algemeen bestuur zijn originele ondertekende exemplaren bewaard. Het bevatte desondanks vele dubbelen en kopieën die uiteraard zijn vernietigd, even als onbelangrijke stukken als concepten, voor kennis aangenomen circulaires, facturen en afgewezen offertes. Omdat nog minder dan bij het archief van ‘Doelesteyn’ scheiding kon worden gemaakt in stukken van bestuur en van directie (met uitzondering van de notulen van het algemeen bestuur), is het archief niet gesplitst. Enkele bestanddelen bevatten stukken uit juni 1998 toen officieel het Da Vinci-college al was opgericht.