Per perceel staat in de inventaris steeds de meest recente huisnummering aangegeven, het meest recente kadastrale nummer en de meest recente aanvrager van een vergunning. Op deze manier kan het beste aansluiting worden verkregen bij (in de toekomst te integreren) recentere dossiers.
De verschillende vergunningen zijn gescheiden door blanco tabstroken. Achter de vergunning met de bijbehorende getekende stukken zijn daarna in chronologische volgorde de voorliggende stukken geplaatst.
Wat betreft de terminologie van de verschillende vergunningen is zoveel mogelijk geprobeerd gelijksoortige vergunningen onder één noemer te brengen.
Alle dossiers omvatten in principe één omslag, oftewel map. Als er sprake is van één stuk of van één of meerdere pakken (mappen met een omvangrijk aantal stukken), staat dit bij het betreffende inventarisnummer aangegeven.
De in de tabel opgenomen oude dossiernummers betreffen de door mw. C. van Beek per sector toegekende voorlopige inventarisnummers. Deze zijn met de hand toegevoegd aan de dossierlijsten.
De oude dossiernummers zonder lettertoevoeging betreffen de nummers van de sector Milieu- en Stadsbeheer. Waar bij de oude dossiernummers BS staat vermeld, betreft dit de dossiernummers van de sector Burger- en Samenlevingszaken.
Een aantal dossiers is verrijkt met stukken van het in 2014 opgeheven Servicebureau Gemeenten.