Het ambtelijk apparaat van de gemeente Gramsbergen was gehuisvest in het gemeentehuis aan De Esch 1 te Gramsbergen.
De ambtelijke organisatie van de gemeente Gramsbergen was altijd gering in omvang. Begin jaren '70 bestond deze uit de secretarie onderverdeeld in diverse afdelingen:
- Afdeling Algemene Zaken / Bevolking / Militaire Zaken (3 medewerkers);
- Afdeling Financiën / ontvanger (3 medewerkers);
- Afdeling Sociale Zaken (2 medewerkers);
- Typiste (1 medewerkster)

Naast de secretarie functioneerde de dienst Gemeentewerken. Deze bestond uit een Directeur Gemeentewerken en 4 medewerkers bestaande uit technische ambtenaren en een opzichter / tekenaar.

De ambtelijke organisatie had verder twee takken van dienst.
Op 26 september 1952 werd het Woningbedrijf ingesteld. Het Woningbedrijf stelde zich ten doel betaalbare woningen te verhuren in de sociale huursector. In verband met de scheiding van uitvoering en toezicht, dringt de rijksoverheid er op aan het gemeentelijk woningbezit over te dragen aan een in de gemeente gevestigde woningcorporatie. Reeds vanaf de beginjaren '80 worden besprekingen gevoerd met de Woniingstichting De Krim-Gramsbergen over de overname van het bezit van het gemeentelijk woningbedrijf. Per 1 juli 1994 wordt het gemeentelijk Woningbedrijf als tak van dienst opgeheven en worden de woningen, de reserves en fondsen alsmede het woonwagencentrum met de woonwagens overgedragen aan Woningstichting De Krim-Gramsbergen.

Op 9 oktober 1964 werd het Grondbedrijf ingesteld. Voor het voeren van een doeltreffende grondpolitiek was het noodzakelijk doorlopend en volledig bekend te zijn met alle financiële gevolgen, welke uit die grondpolitiek voortvloeien. De administratie en boekhouding dienden zodanig te worden ingericht, dat zij betrouwbare en volledige gegevens verschaften voor het bedrijfsbeleid. Het Grondbedrijf heeft gefunctioneerd tot de opheffing van de gemeente. Het beheer van beide bedrijven berustte bij College Burgemeester en Wethouders.

Begin jaren '90 zet de regering in op bestuurlijke schaalvergroting, mede door decentralisatie van rijksoverheidtaken. Gemeenten met een schaalgrootte vergelijkbaar met Gramsbergen ondervinden in de praktijk steeds meer moeilijkheden om ontwikkelingen zelfstandig en doelmatig te vertalen naar gemeentelijk beleid. Er loopt dan al een discussie over een gemeentelijke herindeling met de gemeenten Avereest, Hardenberg en Ommen. De gemeente Gramsbergen koos er echter voor om zelfstandig te blijven. De consequentie van deze keuze is dat er fors geïnvesteerd moet worden in de gemeentelijke organisatie.

In 1996 wordt onder leiding van een extern bureau een doelmatigheidsonderzoek gehouden. Dit resulteerde in 1998 in een nieuwe organisatie bestaande uit vijf afdelingen:
- de afdeling Grondgebied
- de afdeling Samenleving
- de afdeling Bestuur
- de afdeling Middelen
- de afdeling Staf

De secretaris vormt samen met de afdelingshoofden het managementteam (MT). De secretaris ondersteunt daarnaast de raad, adviseert het college van burgemeester en wethouders en bereidt de vergaderingen hiervan voor, staat de burgemeester terzijde bij de uitoefening van diens taken en is eindverantwoordelijke voor de ambtelijke organisatie en het ambtelijk apparaat. De dagelijkse leiding berust bij de afdelingshoofden.
De organisatie heeft als zodanig gefunctioneerd tot en met de herindeling.