Welke soorten archiefdiensten zijn er?

Op archieven.nl wordt inmiddels door ca. 85 organisaties archiefmateriaal getoond. Het zijn grote (Regionale Historische Centra en Streekarchieven) en kleinere organisaties (Gemeentelijke archiefdiensten en Documentatiecentra). 

Hier vindt u de deelnemende diensten.

De archieven die door een archiefdienst beheerd worden, zijn in beginsel openbaar en kosteloos door iedereen te raadplegen. Wel kunnen er beperkingen zijn t.a.v. de openbaarheid. In veel gevallen heeft dit te maken met de bescherming van de privacy van personen. 

Een archiefstuk bekijken in de studiezaal

Voor veel archiefstukken is het mogelijk om deze in de studiezaal van het archief te bekijken. U ziet dan dit icoon.

U kunt een aanvraag voor inzage alleen indienen op de website van de archiefdienst die het stuk in beheer heeft. Op archieven.nl zult u een melding krijgen met de benodigde gegevens. 

U kunt meerdere archiefstukken verzamelen voordat u de aanvraag verstuurt. Bij uw aanvraag geeft u aan wanneer u van plan bent om langs te komen. De archiefdienst zal zorgen dat de stukken op die dag voor u klaar liggen, zodat u ze kunt bekijken.

Een verzoek voor digitale bestanden

Behalve een aanvraag voor inzage kunt u soms ook een verzoek doen om het stuk te laten digitaliseren, zodat u online de bestanden kunt bekijken. U ziet dan het volgende icoon. Niet alle archieven bieden deze optie aan. Ook als een archief dit wel aanbiedt, zult u dit niet bij alle archiefstukken zien; het archief bepaalt welke stukken geschikt zijn om te laten digitaliseren.

Nadat uw verzoek is verstuurd, gaat de archiefdienst aan de slag om het stuk te scannen of te fotograferen. Zij zullen u doorgaans ook informeren wanneer deze digitale bestanden online te bekijken zijn, soms krijgt u ze ook toegestuurd. De werkwijze verschilt per archiefdienst. 

Soms zijn er al wel digitale bestanden gemaakt, maar mogen deze nog niet zomaar openbaar getoond worden. Ziet u dit icoon, dan kunt u een verzoek indienen om de bestanden te ontvangen. U krijgt dan de bestanden via e-mail. 

Archiefstukken worden over het algemeen niet uitgeleend, zoals een bibliotheek dat doet. Daarom is er bij de meeste archiefdiensten een studiezaal waar archiefstukken kunnen worden bestudeerd.
De adressen en openingstijden vindt u op deze pagina.

Er zijn diverse soorten archiefdiensten die ieder een eigen rol vervullen.

• Overheidsarchieven (ca. 240) beheren archieven van rijks-, provinciale en gemeentelijke overheden, rechtbanken, bedrijven en instellingen, families en personen, verenigingen.
• Veel archiefmateriaal van voor 1812 wordt beheerd door de Regionale Historische Centra (RHC’s) in de provinciehoofdsteden. Deze centra zijn over het algemeen fusies tussen de voormalige Rijksarchieven in de provincies en de betreffende stadsarchieven.
• Bedrijfsarchieven (ca. 50) beheren archieven van bedrijven en hun rechtsvoorgangers
• Andere archiefinstellingen (ca. 30) beheren archieven van bijzondere collecties, Oorlogsdocumentatie, Sociale geschiedenis, emancipatie.
• Kerkelijke archieven (ca. 25) beheren archieven van diverse kerkelijke instellingen.
• Audiovisuele archieven (ca. 20) beheren archieven van audiovisuele collecties, vaak onderdeel van Regionale historische centra.
• Polder en waterschapsarchieven (ca. 15) beheren archieven van Hoogheemraadschappen, waterschappen en polders. Daarnaast beheren ze ook veel historische archieven van door fusies opgeheven polders.
• Documentatiecentra (ca. 15) beheren bijzondere collecties.

Een archiefdienst is zorgdrager van de archieven. In Nederland zijn ca. 400 archiefdiensten, die voornamelijk overheidsarchieven beheren. Dergelijke historische centra beheren vaak ook belangwekkende particuliere archieven. Daarnaast kunnen kerken, bedrijven en andere particuliere instellingen archieven beheren die soms (gedeeltelijk) toegankelijk zijn. Er zijn ook archiefdiensten die heel specifieke archieven beheren zoals het NIOD met archieven betreffende de Tweede Wereldoorlog, en Waterschaparchieven met archieven over polders.

Daarnaast beheren archiefdiensten vaak ook een bibliotheek en diverse collecties, zoals prenten en kaarten, de historisch topografische atlas en audio-visuele collecties.

De archiefdiensten samen beheren honderden kilometers archief.

Op basis van de archiefwet van 1995 zijn archiefdiensten die overheidsarchieven beheren verplicht archieven correct te beheren en toegankelijk te maken voor het publiek.
Goed archiefbeheer vereist allereerst dat er deugdelijke (bijvoorbeeld zuurvrije) materialen worden gebruikt. De eisen aan deze materialen zijn opgenomen in de ministeriële regeling 'duurzaamheid archiefbescheiden'. De Archiefwet stelt uitdrukkelijk dat de archieven niet alleen in goede en geordende, maar ook in toegankelijke staat moeten worden gebracht en bewaard. Dit is een voorwaarde om de openbaarheid te waarborgen. Dit doen zij door een geordend overzicht naar onderwerp van de archieven die zij in huis hebben aan te bieden in een archievenoverzicht.
In veel gevallen is er per archief een overzicht van de inhoud (inventaris) gemaakt van de verschillende dozen, mappen enz.. Een inventaris bestaat uit beschrijvingen. Voor iedere beschrijving staat een nummer, gevolgd door een inhoud, een datering en een uiterlijke vorm.
Een inventaris bevat naast beschrijvingen vaak een toelichtende inleiding en analyses van archiefbestanddelen.
Een archief kan ook nader toegankelijk zijn gemaakt. Dit houdt in dat de afzonderlijke archiefstukken nog uitgebreider zijn beschreven. Lang niet ieder archief is echter nader toegankelijk gemaakt.

Archieven van de overheid zijn openbaar. U kunt kosteloos archiefstukken aanvragen en inzien. Archiefstukken worden echter niet uitgeleend. Heeft u vragen dan zijn de archiefmedewerkers op de studiezaal graag bereid u van dienst te zijn.
Archieven van de overheid worden vaak na 20 à 30 jaar overgebracht naar een archiefdienst. Archieven jonger dan 20 à 30 jaar zijn daardoor niet altijd beschikbaar. Stukken betreffende nog levende personen zijn bij wet niet openbaar. Daardoor zijn de meeste stukken over personen ouder dan 100 jaar.

Bekijkt u ook eens deze animatie.

Een archieftoegang bevat een overzicht van beschrijvingen van archiefstukken die deel uitmaken van dat archief (dit overzicht wordt 'inventaris' genoemd). Een archieftoegang bevat in veel gevallen ook een inleiding met de geschiedenis van het archief of van de archiefvormer. Zo’n inleiding geeft vaak veel achtergrondinformatie.

Het overzicht van beschrijvingen van archiefstukken, oftewel de inventaris, is hiërarchisch opgebouwd. Rubrieken geven structuur aan de informatie en maken deel uit van de beschrijving.
Een archief kan ook nader toegankelijk zijn gemaakt. Dit houdt in dat de afzonderlijke archiefstukken nog uitgebreider zijn beschreven. Vooral genealogische bronnen zijn vaak nader toegankelijk.

Op archieven.nl vind je archieven en collecties, personen, afbeeldingen, films- en filmfragmenten, geluidsbestanden, krantenpagina's, vergunningen en vele locaties. Bovendien treft u er de contactgegevens en openingstijden van ruim 3340 organisaties. 

Archieven.nl is één van de grootste archiefportals van Europa. Op archieven.nl kunt u integraal door alle archieven en collecties zoeken van verschillende archiefdiensten.

Het materiaal op archieven.nl is zeer divers, maar in ieder geval historisch.

Een archief is een verzameling van documenten, bijeengebracht door een instantie, familie of persoon (de archiefvormer). Op grond van de archiefwet kan men verplicht zijn deze documenten te bewaren, maar ook kan het om andere redenen gewenst zijn het archief te bewaren.
Een archief kan bestaan uit agenda's en notulen, dossiers, brieven, akten, kaarten, tekeningen, foto's enz.

Wilt u meer weten, bekijk dan ook eens deze animatie.

Archiefmateriaal wordt beheerd door de archiefdiensten. Deze archiefdiensten zijn verspreid door het hele land. Op archieven.nl ziet u archief van allerlei archiefdiensten samen op één website.

Wilt u meer weten over wat een archiefdienst allemaal doet, kijk dan in dit artikel.

Heeft u vragen voor een specifieke archiefdienst? U kunt altijd een reactie sturen naar de desbetreffende archiefdienst.

De zoekvelden ondersteunen ook zogenaamde wildcards. Dit zijn speciale tekens die invloed hebben op het zoekgedrag.

• Door een $-teken voor een zoekterm te zetten, zoekt u naar woorden die op elkaar lijken.
  Voorbeeld: $repatriëren levert als zoekresultaat tevens vervoegingen van repatriëren op zoals repatriëring en gerepatrieerde.
  Of bijvoorbeeld $mulder. Dat levert naast mulder ook muller, mulders of ulder op.

• Een ? (vraagteken) vervangt één letter,
• Een * vervangt een aantal letters,
• Begin een zoekterm nooit met een ? of *, een dergelijke zoekopdracht kost zeer veel tijd.

• Het maakt niet uit of u hoofdletters of kleine letters gebruikt. Leestekens hebben geen invloed op het zoekresultaat.

• Een aantal woorden zijn uitgesloten omdat ze te vaak voorkomen om er nuttig mee te kunnen zoeken. Zoeken op alleen het woord 'de' levert bijvoorbeeld geen resultaat op. Dergelijke stopwoorden mogen wel worden gebruikt in 'met exact de zin'.

Uitsluiten van zoektermen

U bent bijvoorbeeld alleen op zoek naar de familie Boer en niet naar bijv. de Boer of den Boer. Geef in dat geval in het veld ‘tussenvoegsel’ het volgende aan: -de  –den (‘minnetje de spatie minnetje den’). U zult zien dat u dan alleen Boer vindt. Datzelfde geldt ook voor de ‘rol’ die iemand vervult.

Boven aan het zoekresultaat staan twee sorteervelden. Hiermee kunt u de sortering wijzigen.

De resultaten staan gesorteerd in een standaard sortering. Dit is per toegang verschillend, omdat elke deelnemende organisatie zijn eigen voorkeurssortering heeft. In de meeste gevallen kan voor een andere sortering worden gekozen.

U kunt zoeken door alle archieven en bronnen, wanneer u op de homepage in het zoekveld één of meer zoektermen invult dan wordt door alle archieven en collecties gezocht.

Het resultaat wordt gegroepeerd op verschillende bronnen, zoals bijvoorbeeld 'Personen' 'Vergunningen' of 'Beeld en geluid'. Wanneer u op één van deze bronnen klikt kunt u daarbinnen vaak nog weer verder verfijnen. Bijvoorbeeld door een periode toe te voegen, of een filter te gebruiken voor bijvoorbeeld 'archiefdienst' of resultaten met of zonder digitale bestanden. 

Het resultaat geeft een goede indruk van het materiaal waarin gezocht kan worden.

Veel mensen zijn nieuwsgierig naar hun familiegeschiedenis. Archieven hebben veel verschillende bronnen waarin informatie over personen beschreven staat. Denk bijvoorbeeld aan geboorte- en huwelijksakten, maar ook registers van militaire inschrijving en notariële akten. Deze bronnen worden ook wel Genealogische bronnen genoemd. 

Op archieven.nl zijn al deze genealogische bronnen verzameld onder Personen. Hier kunt u zoeken op namen van uw voorouders. Gebruik de mogelijkheid voor het zoeken op een periode of woonplaats om uw resultaten te verfijnen. U kunt ook filteren op een bron, als u bijvoorbeeld alleen geboorteakten wil vinden. 

Niet alle genealogische bronnen zijn openbaar, vanwege privacybescherming mogen er geen bronnen getoond worden die gaan over mogelijk nog levende personen die genoemd worden in de bron. Als stelregel worden geboorteakten pas 100 jaar na de geboortedatum openbaar gemaakt. Voor huwelijksakten is dit 75 jaar na de trouwdatum en voor overlijdensakten 50 jaar na het overlijden van de betreffende persoon. 

In deze animatie ontdekt u meer over het voorbereiden van uw onderzoek. 

De archieven die door een archiefdienst beheerd worden, zijn in beginsel openbaar en kosteloos door iedereen te raadplegen. Daarom worden ook steeds meer archiefstukken gefotografeerd of gescand, zodat u ze online kunt bekijken. Wel kunnen er beperkingen zijn t.a.v. de openbaarheid. In veel gevallen heeft dit te maken met de bescherming van de privacy van personen. 

Een archiefdienst kan ervoor kiezen om digitale bestanden alleen beschikbaar te stellen in de studiezaal. U moet hiervoor dan wel naar het archief toe om in de studiezaal de digitale bestanden te bekijken. 

Het kan ook voorkomen dat de koppeling met het bestand ontbreekt, het bestand niet (meer) aanwezig is of deze nog niet openbaar toegankelijk is. Wilt u een bestand zien, maar krijgt u een melding dat deze niet beschikbaar is en is het niet duidelijk waarom? Dan kunt u een reactie sturen aan de archiefdienst.

Hieronder tonen wij de iconen die gebruikt worden op archieven.nl.

Weergaveknoppen

Dit zijn de knoppen voor het kiezen tussen de verschillende weergave.

	Tabelweergave
	Detailweergave
	Galerieweergave
	Kaartweergave

Communicatieknoppen

Dit zijn knoppen voor acties op een stuk. 

	Reageren Een mail wordt verstuurd naar de beherende organisatie.
	Link naar organisatie Toont organisatie op archieven.nl.
	Aanvragen van stuk Wanneer u een stuk wilt inzien op de studiezaal van de archiefdienst.
	Scanning on demand of Digitaliseringsverzoek Een bezoeker van de website kan een verzoek doen om een archiefstuk te digitaliseren. De bestanden worden daarna online getoond.
	Bestanden via e-mail ontvangen U ontvangt een e-mail met de bestanden.
	Bookmarken / Toevoegen aan favorieten De link kan opgeslagen worden in uw MijnStudiezaal-account. U dient hiervoor ingelogd te zijn.
	Twitter Direct Twitteren.
	Facebook Delen met anderen op Facebook.

Een archiefstuk bekijken in de studiezaal

Voor veel archiefstukken is het mogelijk om deze in de studiezaal van het archief te bekijken. U ziet dan dit icoon.

U kunt een aanvraag voor inzage alleen indienen op de website van de archiefdienst die het stuk in beheer heeft. Op archieven.nl zult u een melding krijgen met de benodigde gegevens. 

U kunt meerdere archiefstukken verzamelen voordat u de aanvraag verstuurt. Bij uw aanvraag geeft u aan wanneer u van plan bent om langs te komen. De archiefdienst zal zorgen dat de stukken op die dag voor u klaar liggen, zodat u ze kunt bekijken.

Een verzoek voor digitale bestanden

Behalve een aanvraag voor inzage kunt u soms ook een verzoek doen om het stuk te laten digitaliseren, zodat u online de bestanden kunt bekijken. U ziet dan het volgende icoon. Niet alle archieven bieden deze optie aan. Ook als een archief dit wel aanbiedt, zult u dit niet bij alle archiefstukken zien; de archiefdienst bepaalt zelf welke stukken geschikt zijn om te laten digitaliseren. 

Nadat uw verzoek is verstuurd gaat de archiefdienst aan de slag om het stuk te scannen of te fotograferen. Zij zullen u doorgaans ook informeren wanneer deze digitale bestanden online te bekijken zijn, soms krijgt u ze ook toegestuurd. De werkwijze verschilt per archiefdienst. 

Soms zijn er al wel digitale bestanden gemaakt, maar mogen deze nog niet zomaar openbaar getoond worden. Ziet u dit icoon, dan kunt u een verzoek indienen om de bestanden te ontvangen. U krijgt dan de bestanden via e-mail. 

Op alle beschrijvingen kunt u in principe reageren.

Wilt u iets meer weten over een archiefstuk of hebt u een aanvulling op het beschreven archiefstuk, dan is het mogelijk om via het reactieformulier uw reactie te sturen naar de organisatie waar dit stuk in beheer is. Zij zullen hier vervolgens zo spoedig mogelijk op reageren. Bij elk archiefstuk vindt u de optie voor reageren onder het uitklapmenu (de drie puntjes).

Wanneer het sturen van een reactie niet mogelijk is, dan heeft de betreffende organisatie hiervoor gekozen. 

Wanneer u bent ingelogd in Mijn Studiezaal kunt u via "Mijn gegevens" > "Wijzig mijn gegevens" uw wachtwoord en uw gegevens wijzigen.

Via deze pagina kunt u direct inloggen.

Bij het opslaan moet u, ter controle, uw gebruikersnaam en wachtwoord invullen.

Een Mijn Studiezaalaccount is volledig gratis.

Met Mijn Studiezaal creëert u uw eigen platform voor historisch onderzoek. Dat is wat het is, maar wat betekent het concreet en waarom zou dit voor u als onderzoeker interessant zijn?

Binnen uw account kunt u favorieten opslaan, bij elk archiefstuk verschijnt hiervoor een optie in het menu onder de drie puntjes. Zo hoeft u niet elke keer opnieuw te zoeken naar archiefstukken die u interessant vindt, maar legt u een eigen collectie aan.

Wanneer u een aanvraag doet om een stuk in te zien op de studiezaal, of een verzoek tot digitalisering dan kunt u deze aanvragen weer vinden in uw account. Wanneer de digitale bestanden beschikbaar zijn gekomen dan ziet u vanaf uw aanvraaghistorie een link naar deze bestanden. 

Ook kunt u deelnemen op het forum van Mijn Studiezaal. Iedereen kan vragen stellen aan andere leden, bijvoorbeeld voor hulp bij uw onderzoek, of misschien kunt u andere gebruikers helpen? Sommige archiefdiensten nemen ook actief deel in het forum.

U kunt zich registreren door op de link 'Inloggen' te klikken.

• Klik op de link 'Inloggen'.
• Klik op de link 'Registreren'.
• Vul uw e-mailadres en een zelfgekozen wachtwoord in.
• Klik op de knop 'Registreren'.
• U ontvangt een e-mail met een bevestigingslink op het door u opgegeven e-mailadres. Klik op de link om uw registratie af te ronden.
• U kunt nu op archieven.nl inloggen met uw emailadres en wachtwoord.

Let op! Controleer de map met ongewenste berichten of spam als u de e-mail niet in uw inbox ontvangt.

Als u uw wachtwoord bent vergeten, dan kunt u op de volgende manier een nieuw wachtwoord opvragen.

• Klik op de link 'Wachtwoord vergeten'. Deze link vindt u ook op de inlogpagina.
• Vul uw e-mailadres in.
• Klik op de knop 'Wachtwoord aanvragen'.
• U ontvangt een e-mail met een link om een nieuw wachtwoord in te stellen.
• Heeft u uw wachtwoord gewijzigd, dan kunt u weer inloggen. Ook krijgt u nog een e-mail ter bevestiging.

Let op! Controleer de map met ongewenste berichten of spam als u de e-mail niet in uw inbox ontvangt.

U kunt inloggen door op de link 'Inloggen' te klikken.

• Klik op de link 'Inloggen'.
• Vul uw e-mailadres en het wachtwoord dat u heeft gekozen bij uw registratie in.
• Klik op de knop 'Inloggen'.

U kunt uitloggen door op de link 'Uitloggen' te klikken.