Welke soorten archiefdiensten zijn er?

Op archieven.nl wordt inmiddels door ca. 85 organisaties archiefmateriaal getoond. Het zijn grote (Regionale Historische Centra en Streekarchieven) en kleinere organisaties (Gemeentelijke archiefdiensten en Documentatiecentra). 

Hier vindt u de deelnemende diensten.

Er zijn verschillende manieren waarop het inzien of aanvragen van archiefstukken geregeld is. Een aanvraag kan leiden tot een bezoek aan de betreffende archiefdienst, waar u vervolgens het originele stuk bekijkt. Het kan ook zijn dat u een mail krijgt met een downloadlink zodat u scans kan downloaden.

Aanvragen

Met de knop ‘Aanvragen’ kunt u een archiefstuk aanvragen bij een archiefdienst. U brengt dan een bezoek aan de studiezaal van de betreffende organisatie en bekijkt daar het originele archiefstuk. Een aanvraag voor het inzien van een of meerdere stukken kan alleen op de site van de archiefdienst zelf, dus op de site van de organisatie die het stuk in beheer heeft, en niet op www.archieven.nl. Op archieven.nl krijgt u bij het stuk een melding met gegevens die u nodig hebt bij het aanvragen op de site van de organisatie.

U kunt meerdere archiefstukken verzamelen voordat u de aanvraag verstuurt. Bij de aanvraag geeft u aan wanneer u van plan bent langs te komen. De archiefdienst zorgt er dan voor dat de stukken op die dag klaarliggen. Soms moet er ook een tafel worden gereserveerd bij de betreffende archiefdienst, als dat zo is zal dat tijdens het aanvragen duidelijk worden.

Digitaliseren op verzoek

Met de knop ‘Digitaliseren op verzoek’ (ook wel scannen op verzoek of scanning on demand genoemd) dient u bij de archiefdienst een verzoek in om een archiefstuk te digitaliseren zodat de bestanden later online bekeken kunnen worden.

Niet alle archiefdiensten bieden ‘Digitaliseren op verzoek’ aan. Archiefdiensten die de optie wél aanbieden, kunnen zelf instellen welke archiefstukken geschikt zijn om te digitaliseren. Een archiefstuk kan bijvoorbeeld in een slechte materiële staat verkeren of beperkt openbaar zijn waardoor het digitaliseren op verzoek niet mogelijk is.

U kunt meerdere verzoeken verzamelen voordat u de aanvraag verstuurt. Nadat het digitaliseringsverzoek is verstuurd, scant de archiefdienst het archiefstuk en publiceert de scans op de website bij het archiefstuk. Doorgaans informeert de archiefdienst u over de voortgang van het digitaliseringsverzoek en ontvangt u, bij afronding van het proces, een e-mail met een link naar de bestanden

Ontvangen per mail

Met de knop ‘Ontvangen per mail’ kunt u een verzoek indienen om de scans van een archiefstuk per e-mail te ontvangen. Dit type aanvraag is alleen mogelijk voor archiefstukken die al gescand zijn.

De optie wordt over het algemeen aangeboden bij archiefstukken met een beperking op de openbaarheid of op stukken met auteursrecht. Nadat u bent ingelogd, en alleen als u de juiste rechten heeft voor het inzien van het archiefstuk, verschijnt de optie ‘ontvangen per mail’.

U kunt meerdere verzoeken tot het ontvangen van mail verzamelen voordat u de aanvraag verstuurt. Nadat uw verzoek is verzonden, duurt het enige minuten totdat u een e-mail ontvangt met een downloadlink naar de bestanden. De link is maximaal 24 uur geldig.

Kopen

Met de knop ‘Kopen’ kunt u een verzoek indienen om een kopie van het archiefstuk te kopen.

U kunt meerdere verzoeken verzamelen voordat u de aanvraag verstuurt. De archiefdienst brengt kosten in rekening wanneer u één of meer archiefstukken koopt. De betreffende archiefdienst bepaalt de prijs van de aankoop en bij de afronding van de aanvraag is er de mogelijkheid om te betalen.

Na het versturen van de aanvraag, ontvangt u een bevestiging per e-mail. De archiefdienst handelt uw verzoek verder af en zal digitale kopieën toesturen.

Bestellen

Met de knop ‘Bestellen’ kunt u een verzoek indienen om een kopie van het archiefstuk te ontvangen. Het aanvraagproces ‘Bestellen’ is hetzelfde als bij ‘Kopen’, met als enige verschil dat er niet betaald hoeft te worden.

U kunt meerdere archiefstukken bestellen voordat u de aanvraag verstuurt. Nadat de aanvraag is verstuurd, ontvangt u een bevestiging per e-mail. De archiefdienst handelt uw verzoek verder af en zal binnen een aantal werkdagen digitale kopieën toesturen.

Archiefstukken worden over het algemeen niet uitgeleend, zoals een bibliotheek dat doet. Daarom is er bij de meeste archiefdiensten een studiezaal waar archiefstukken kunnen worden bestudeerd.
De adressen en openingstijden vindt u op deze pagina.

Er zijn diverse soorten archiefdiensten die ieder een eigen rol vervullen.

• Overheidsarchieven (ca. 240) beheren archieven van rijks-, provinciale en gemeentelijke overheden, rechtbanken, bedrijven en instellingen, families en personen, verenigingen.
• Veel archiefmateriaal van voor 1812 wordt beheerd door de Regionale Historische Centra (RHC’s) in de provinciehoofdsteden. Deze centra zijn over het algemeen fusies tussen de voormalige Rijksarchieven in de provincies en de betreffende stadsarchieven.
• Bedrijfsarchieven (ca. 50) beheren archieven van bedrijven en hun rechtsvoorgangers
• Andere archiefinstellingen (ca. 30) beheren archieven van bijzondere collecties, Oorlogsdocumentatie, Sociale geschiedenis, emancipatie.
• Kerkelijke archieven (ca. 25) beheren archieven van diverse kerkelijke instellingen.
• Audiovisuele archieven (ca. 20) beheren archieven van audiovisuele collecties, vaak onderdeel van Regionale historische centra.
• Polder en waterschapsarchieven (ca. 15) beheren archieven van Hoogheemraadschappen, waterschappen en polders. Daarnaast beheren ze ook veel historische archieven van door fusies opgeheven polders.
• Documentatiecentra (ca. 15) beheren bijzondere collecties.

Een archiefdienst is zorgdrager van de archieven. In Nederland zijn ca. 400 archiefdiensten, die voornamelijk overheidsarchieven beheren. Dergelijke historische centra beheren vaak ook belangwekkende particuliere archieven. Daarnaast kunnen kerken, bedrijven en andere particuliere instellingen archieven beheren die soms (gedeeltelijk) toegankelijk zijn. Er zijn ook archiefdiensten die heel specifieke archieven beheren zoals het NIOD met archieven betreffende de Tweede Wereldoorlog, en Waterschaparchieven met archieven over polders.

Daarnaast beheren archiefdiensten vaak ook een bibliotheek en diverse collecties, zoals prenten en kaarten, de historisch topografische atlas en audio-visuele collecties.

De archiefdiensten samen beheren honderden kilometers archief.

Op basis van de archiefwet van 1995 zijn archiefdiensten die overheidsarchieven beheren verplicht archieven correct te beheren en toegankelijk te maken voor het publiek.
Goed archiefbeheer vereist allereerst dat er deugdelijke (bijvoorbeeld zuurvrije) materialen worden gebruikt. De eisen aan deze materialen zijn opgenomen in de ministeriële regeling 'duurzaamheid archiefbescheiden'. De Archiefwet stelt uitdrukkelijk dat de archieven niet alleen in goede en geordende, maar ook in toegankelijke staat moeten worden gebracht en bewaard. Dit is een voorwaarde om de openbaarheid te waarborgen. Dit doen zij door een geordend overzicht naar onderwerp van de archieven die zij in huis hebben aan te bieden in een archievenoverzicht.
In veel gevallen is er per archief een overzicht van de inhoud (inventaris) gemaakt van de verschillende dozen, mappen enz.. Een inventaris bestaat uit beschrijvingen. Voor iedere beschrijving staat een nummer, gevolgd door een inhoud, een datering en een uiterlijke vorm.
Een inventaris bevat naast beschrijvingen vaak een toelichtende inleiding en analyses van archiefbestanddelen.
Een archief kan ook nader toegankelijk zijn gemaakt. Dit houdt in dat de afzonderlijke archiefstukken nog uitgebreider zijn beschreven. Lang niet ieder archief is echter nader toegankelijk gemaakt.

Archieven van de overheid zijn openbaar. U kunt kosteloos archiefstukken aanvragen en inzien. Archiefstukken worden echter niet uitgeleend. Heeft u vragen dan zijn de archiefmedewerkers op de studiezaal graag bereid u van dienst te zijn.
Archieven van de overheid worden vaak na 20 à 30 jaar overgebracht naar een archiefdienst. Archieven jonger dan 20 à 30 jaar zijn daardoor niet altijd beschikbaar. Stukken betreffende nog levende personen zijn bij wet niet openbaar. Daardoor zijn de meeste stukken over personen ouder dan 100 jaar.

Bekijkt u ook eens deze animatie.

Een archieftoegang bevat een overzicht van beschrijvingen van archiefstukken die deel uitmaken van dat archief (dit overzicht wordt 'inventaris' genoemd). Een archieftoegang bevat in veel gevallen ook een inleiding met de geschiedenis van het archief of van de archiefvormer. Zo’n inleiding geeft vaak veel achtergrondinformatie.

Het overzicht van beschrijvingen van archiefstukken, oftewel de inventaris, is hiërarchisch opgebouwd. Rubrieken geven structuur aan de informatie en maken deel uit van de beschrijving.
Een archief kan ook nader toegankelijk zijn gemaakt. Dit houdt in dat de afzonderlijke archiefstukken nog uitgebreider zijn beschreven. Vooral genealogische bronnen zijn vaak nader toegankelijk.

Op archieven.nl vind je archieven en collecties, personen, afbeeldingen, films- en filmfragmenten, geluidsbestanden, krantenpagina's, vergunningen en vele locaties. Bovendien treft u er de contactgegevens en openingstijden van ruim 3340 organisaties. 

Archieven.nl is één van de grootste archiefportals van Europa. Op archieven.nl kunt u integraal door alle archieven en collecties zoeken van verschillende archiefdiensten.

Het materiaal op archieven.nl is zeer divers, maar in ieder geval historisch.

Een archief is een verzameling van documenten, bijeengebracht door een instantie, familie of persoon (de archiefvormer). Op grond van de archiefwet kan men verplicht zijn deze documenten te bewaren, maar ook kan het om andere redenen gewenst zijn het archief te bewaren.
Een archief kan bestaan uit agenda's en notulen, dossiers, brieven, akten, kaarten, tekeningen, foto's enz.

Wilt u meer weten, bekijk dan ook eens deze animatie.

Archiefmateriaal wordt beheerd door de archiefdiensten. Deze archiefdiensten zijn verspreid door het hele land. Op archieven.nl ziet u archief van allerlei archiefdiensten samen op één website.

Wilt u meer weten over wat een archiefdienst allemaal doet, kijk dan in dit artikel.

Heeft u vragen voor een specifieke archiefdienst? U kunt altijd een reactie sturen naar de desbetreffende archiefdienst.

Op alle beschrijvingen kunt u in principe reageren.

Wilt u iets meer weten over een archiefstuk of hebt u een aanvulling op het beschreven archiefstuk, dan is het mogelijk om via het reactieformulier uw reactie te sturen naar de organisatie waar dit stuk in beheer is. Zij zullen hier vervolgens zo spoedig mogelijk op reageren. Bij elk archiefstuk vindt u de optie voor reageren onder het uitklapmenu (de drie puntjes).

Wanneer het sturen van een reactie niet mogelijk is, dan heeft de betreffende organisatie hiervoor gekozen. 

Personen 

Bij het zoeken in het algemene zoekveld komen er vaak heel veel treffers. Om een zoekopdracht te verfijnen wordt aangeraden om bijvoorbeeld de zoekvelden voornaam, achternaam, periode etc. te gebruiken. Ook is het makkelijk om te filteren op organisatie of bron. Er kan ook gezocht worden op een combinatie van personen: door op het plusje te klikken achter Persoon kan er een persoon worden toegevoegd aan de zoekopdracht. 

Beeld & Geluid

In deze zoekingang zijn alle beschrijvingen van verschillende archiefdiensten samengebracht in één beeldbank. Vaak is er een bestand aan gekoppeld: dit kan een foto, een geluidsfragment of een film zijn. Bij films en audiobestanden is het soms ook mogelijk om afzonderlijke fragmenten te bekijken of te beluisteren. Wanneer het betreffende bestand is aangeklikt wordt zicht baar of het uit verschillende fragmenten bestaat of dat het één bestand is.

Wanneer er geen beeldbankmateriaal online in te zien is, kan de studiezaal van de betreffende archiefdienst bezocht worden. 

Kranten en tijdschriften

Bij het zoeken in het algemene zoekveld komen er vaak heel veel treffers. Om een zoekopdracht te verfijnen wordt aangeraden om bijvoorbeeld de zoekveld periode te gebruiken of de filters op: 

Organisatie; 
Bron; 
Krant; 
Tijdschrift; 
Jaargang en 
Jaar 

Locaties 

Bij het zoeken in het algemene zoekveld komen er vaak heel veel treffers. Om een zoekopdracht te verfijnen wordt aangeraden om bijvoorbeeld de zoekvelden straat, huisnummer en/of plaats te gebruiken. Ook kan het handig zijn om de verschillende filters te gebruiken. 

Vergunningen

Bij het zoeken in het algemene zoekveld komen er vaak heel veel treffers. Om een zoekopdracht te verfijnen wordt aangeraden om bijvoorbeeld de zoekvelden straat, kadastrale gemeente, perceelnummer en/of plaats te gebruiken of de filters op Organisatie; Bron; Plaats; Kadastrale gemeente en Sectie Heeft uw huisnummer een toevoeging? Schrijf deze aan elkaar, dus 35a.

De zoekvelden ondersteunen ook zogenaamde wildcards. Dit zijn speciale tekens die invloed hebben op het zoekgedrag.

• Door een $-teken voor een zoekterm te zetten, zoekt u naar woorden die op elkaar lijken.
  Bijvoorbeeld $mulder. Dat levert naast mulder ook muller, mulders of ulder op.
• Een ? (vraagteken) vervangt één letter,
• Een * vervangt een aantal letters,
• Begin een zoekterm nooit met een ? of *, een dergelijke zoekopdracht kost zeer veel tijd.

Exact zoeken

Met behulp van quotes kan er exact gezocht worden, bijvoorbeeld "Jan Mulder". 

Hoofdlettergebruik

Het maakt niet uit of u hoofdletters of kleine letters gebruikt. Leestekens hebben geen invloed op het zoekresultaat.

Uitsluiten van zoektermen

U bent bijvoorbeeld alleen op zoek naar de familie Boer en niet naar bijv. de Boer of den Boer. Geef in dat geval in het veld ‘tussenvoegsel’ het volgende aan: -de  –den (‘minnetje de spatie minnetje den’). U zult zien dat u dan alleen Boer vindt. Datzelfde geldt ook voor de ‘rol’ die iemand vervult.

Boven aan het zoekresultaat staan twee sorteervelden. Hiermee kunt u de sortering wijzigen.

De resultaten staan gesorteerd in een standaard sortering. Dit is per toegang verschillend, omdat elke deelnemende organisatie zijn eigen voorkeurssortering heeft. In de meeste gevallen kan voor een andere sortering worden gekozen.

U kunt zoeken door alle archieven en bronnen, wanneer u op de homepage in het zoekveld één of meer zoektermen invult dan wordt door alle archieven en collecties gezocht.

Het resultaat wordt gegroepeerd op verschillende bronnen, zoals bijvoorbeeld 'Personen' 'Vergunningen' of 'Beeld en geluid'. Wanneer u op één van deze bronnen klikt kunt u daarbinnen vaak nog weer verder verfijnen. Bijvoorbeeld door een periode toe te voegen, of een filter te gebruiken voor bijvoorbeeld 'archiefdienst' of resultaten met of zonder digitale bestanden. 

Het resultaat geeft een goede indruk van het materiaal waarin gezocht kan worden.

Veel mensen zijn nieuwsgierig naar hun familiegeschiedenis. Archieven hebben veel verschillende bronnen waarin informatie over personen beschreven staat. Denk bijvoorbeeld aan geboorte- en huwelijksakten, maar ook registers van militaire inschrijving en notariële akten. Deze bronnen worden ook wel Genealogische bronnen genoemd. 

Op archieven.nl zijn al deze genealogische bronnen verzameld onder Personen. Hier kunt u zoeken op namen van uw voorouders. Gebruik de mogelijkheid voor het zoeken op een periode of woonplaats om uw resultaten te verfijnen. U kunt ook filteren op een bron, als u bijvoorbeeld alleen geboorteakten wil vinden. 

Niet alle genealogische bronnen zijn openbaar, vanwege privacybescherming mogen er geen bronnen getoond worden die gaan over mogelijk nog levende personen die genoemd worden in de bron. Als stelregel worden geboorteakten pas 100 jaar na de geboortedatum openbaar gemaakt. Voor huwelijksakten is dit 75 jaar na de trouwdatum en voor overlijdensakten 50 jaar na het overlijden van de betreffende persoon. 

In deze animatie ontdekt u meer over het voorbereiden van uw onderzoek. 

De archieven die door een archiefdienst beheerd worden, zijn in beginsel openbaar en kosteloos door iedereen te raadplegen. Daarom worden ook steeds meer archiefstukken gefotografeerd of gescand, zodat u ze online kunt bekijken. Wel kunnen er beperkingen zijn t.a.v. de openbaarheid. In veel gevallen heeft dit te maken met de bescherming van de privacy van personen. 

Een archiefdienst kan ervoor kiezen om digitale bestanden alleen beschikbaar te stellen in de studiezaal. U moet hiervoor dan wel naar het archief toe om in de studiezaal de digitale bestanden te bekijken. 

Het kan ook voorkomen dat de koppeling met het bestand ontbreekt, het bestand niet (meer) aanwezig is of deze nog niet openbaar toegankelijk is. Wilt u een bestand zien, maar krijgt u een melding dat deze niet beschikbaar is en is het niet duidelijk waarom? Dan kunt u een reactie sturen aan de archiefdienst.

Hieronder tonen wij de iconen die gebruikt worden op archieven.nl.

Weergaveknoppen

Dit zijn de knoppen voor het kiezen tussen de verschillende weergave.

	Tabelweergave
	Detailweergave
	Galerieweergave
	Kaartweergave

Communicatieknoppen

Dit zijn knoppen voor acties op een stuk. 

	Reageren Een mail wordt verstuurd naar de beherende organisatie.
	Link naar organisatie Toont organisatie op archieven.nl.
	Aanvragen van stuk Wanneer u een stuk wilt inzien op de studiezaal van de archiefdienst.
	Scanning on demand of Digitaliseringsverzoek Een bezoeker van de website kan een verzoek doen om een archiefstuk te digitaliseren. De bestanden worden daarna online getoond.
	Bestanden via e-mail ontvangen U ontvangt een e-mail met de bestanden.
	Bookmarken / Toevoegen aan favorieten De link kan opgeslagen worden in uw MijnStudiezaal-account. U dient hiervoor ingelogd te zijn.
	Twitter Direct Twitteren.
	Facebook Delen met anderen op Facebook.

Wanneer u bent ingelogd in Mijn Studiezaal kunt u via "Mijn gegevens" > "Wijzig mijn gegevens" uw wachtwoord en uw gegevens wijzigen.

Via deze pagina kunt u direct inloggen.

Bij het opslaan moet u, ter controle, uw gebruikersnaam en wachtwoord invullen.

Een Mijn Studiezaalaccount is volledig gratis.

Met Mijn Studiezaal creëert u uw eigen platform voor historisch onderzoek. Dat is wat het is, maar wat betekent het concreet en waarom zou dit voor u als onderzoeker interessant zijn?

Binnen uw account kunt u favorieten opslaan, bij elk archiefstuk verschijnt hiervoor een optie in het menu onder de drie puntjes. Zo hoeft u niet elke keer opnieuw te zoeken naar archiefstukken die u interessant vindt, maar legt u een eigen collectie aan.

Wanneer u een aanvraag doet om een stuk in te zien op de studiezaal, of een verzoek tot digitalisering dan kunt u deze aanvragen weer vinden in uw account. Wanneer de digitale bestanden beschikbaar zijn gekomen dan ziet u vanaf uw aanvraaghistorie een link naar deze bestanden. 

Ook kunt u deelnemen op het forum van Mijn Studiezaal. Iedereen kan vragen stellen aan andere leden, bijvoorbeeld voor hulp bij uw onderzoek, of misschien kunt u andere gebruikers helpen? Sommige archiefdiensten nemen ook actief deel in het forum.

U kunt zich registreren door op de link 'Inloggen' te klikken.

• Klik op de link 'Inloggen'.
• Klik op de link 'Registreren'.
• Vul uw e-mailadres en een zelfgekozen wachtwoord in.
• Klik op de knop 'Registreren'.
• U ontvangt een e-mail met een bevestigingslink op het door u opgegeven e-mailadres. Klik op de link om uw registratie af te ronden.
• U kunt nu op archieven.nl inloggen met uw emailadres en wachtwoord.

Let op! Controleer de map met ongewenste berichten of spam als u de e-mail niet in uw inbox ontvangt.

Als u uw wachtwoord bent vergeten, dan kunt u op de volgende manier een nieuw wachtwoord opvragen.

• Klik op de link 'Wachtwoord vergeten'. Deze link vindt u ook op de inlogpagina.
• Vul uw e-mailadres in.
• Klik op de knop 'Wachtwoord aanvragen'.
• U ontvangt een e-mail met een link om een nieuw wachtwoord in te stellen.
• Heeft u uw wachtwoord gewijzigd, dan kunt u weer inloggen. Ook krijgt u nog een e-mail ter bevestiging.

Let op! Controleer de map met ongewenste berichten of spam als u de e-mail niet in uw inbox ontvangt.

U kunt inloggen door op de link 'Inloggen' te klikken.

• Klik op de link 'Inloggen'.
• Vul uw e-mailadres en het wachtwoord dat u heeft gekozen bij uw registratie in.
• Klik op de knop 'Inloggen'.

U kunt uitloggen door op de link 'Uitloggen' te klikken.