Het archief is in het najaar van 2013 overgedragen door de toenmalige secretaris van de Stichting Sponsorwerving Rhenen de heer Harry Wentink. Bij overdracht bestond het archief uit 10 cm1 en was verpakt in een klapper en een stapel documenten, bijeengehouden door elastieken. In de 'stapel' zijn vooral facturen en stukken over de subsidieverstrekking aangetroffen. De stukken over de subsidieverstrekking waren de bij elkaar behorende documenten per instelling of organisatie aaneen geniet. De documenten in de map kende ordening die aangehouden is. De bewerking van het archief vond plaats in oktober 2015.
De materiële staat van de stukken is goed; enkel plastic mapjes, nietjes en paperclips zijn eruit verwijderd. De vernietigbare stukken, zie bijlage A, zijn opgenomen in de vernietigingsserie van de gemeente Rhenen.