Overheidsarchieven in een archiefbewaarplaats zijn meestal geheel openbaar. De Archiefwet 1995 biedt in artikel 15 de mogelijkheid om de openbaarheid te beperken tot maximaal 75 jaar.
Als aan een inventarisnummer in de toegang een beperking op de openbaarheid op grond van de Archiefwet 1995 is toegekend, dan staat bij de beschrijving het jaartal vermeld waarin de beperking wordt opgeheven.
Naast een beperking op grond van de Archiefwet 1995 kan ook een beperking op de openbaarheid van toepassing zijn op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die sinds 25 mei 2018 van kracht is. Deze privacywetgeving is van toepassing op nog in leven zijnde natuurlijke personen. In de praktijk wordt een openbaarheidstermijn van 100 jaar gehanteerd.

Stukken uit dit archief kunnen worden aangevraagd door vermelding van de naam en het archiefbeheersnummer tussen ronde haken:
Gemeentebestuur Cothen, 1811 - 1947 (28)
- het of (de) inventarisnummer(s) van de stukken