Informatie over het verleden kan behalve uit de inhoud van individuele archiefstukken soms ook worden afgeleid uit de manier waarop die stukken bij elkaar zijn geborgen. Daarom is bij het ordenen en beschrijven van dit archief in principe aan de bestaande oude ordening voor het gedeelte van de negentiende eeuw zo weinig mogelijk veranderd.

1. De belastingkohieren waren geborgen bij de ingekomen stukken. Deze kohieren zijn - voor zover zij niet waren ingebonden - verplaatst en als bijlagen bij de rekeningen opgenomen. De gedachte hierachter was, dat de gemeenterekeningen weinig worden geraadpleegd als bronnen voor de geschiedenis en dat de wat vaker geraadpleegde belastingkohieren de aandacht op de rekeningen zelf en de overige bijlagen kunnen vestigen. De rekeningen en bijlagen bevatten een grote hoeveelheid interessante gegevens. Wanneer men er vanuit gaat, dat hetgeen waarvoor betaald is ook daadwerkelijk is uitgevoerd, zijn deze gegevens als bron voor de geschiedenis hoog aan te slaan.

2. De akten werden gedurende de hele negentiende eeuw als een aparte serie behandeld; zij werden alle in chronologische volgorde in portefeuilles geborgen. Deze aparte berging verstoorde de samenhang binnen het archief en daarom zijn alle akten samengebracht met de overige stukken die op dezelfde zaak betrekking hebben.

3. Een portefeuille met het interessante opschrift: "Diverse stukken 1811-1829" is misschien ontstaan na het ongeluk dat in het begin van de vorige eeuw met het archief is gebeurd (zie: Geschiedenis van het archief). Hij bevatte een aantal stukken afkomstig van het bestuur van het gerecht Cothen van vóór 1811, en daarnaast een aantal gemeentelijke stukken van na dat jaar betreffende financiën, belastingen, burgerlijke stand, benoemingen, militie, dus allemaal belangrijke stukken van de administratie van het plaatselijk bestuur. Waarschijnlijk werden ze door de burgemeester/secretaris thuis in Wijk bij Duurstede bewaard. De stukken van na 1811 waren niet duidelijk samengevoegd tot dossiers die aan bepaalde zaken waren gewijd, en daarom zijn ze teruggeplaatst bij de bestanddelen waar ze ooit waren uitgelicht: de jaargangen van ingekomen stukken en in sommige gevallen de bijlagen tot de rekening. De stukken van vóór 1811 zijn ontvangen of verstuurd door een andere bestuurlijke instantie, het bestuur van het gerecht Cothen, en dienen ondanks hun geringe aantal als een apart archief te worden geordend en beschreven.

Zoals bij "Geschiedenis van het archief" al is vermeld, waren van de ingekomen stukken de jaargangen 1858-1911 ingebonden. De grens tussen wat wel en niet moest worden herordend werd zodoende bepaald door een materieel criterium: de stukken tot en met 1911 moesten in hun oorspronkelijke orde blijven - en dienen later van een index op onderwerp te worden voorzien - terwijl die van 1912 en later konden worden herordend. De herordening was noodzakelijk, omdat men pas laat - in 1948 - was begonnen het archief in te delen met behulp van het systeem van cijfercodes dat de Vereniging van Nederlandsche Gemeenten haar leden adviseerde. Bovendien waren er gedurende de eerste helft van de eeuw drie systemen met onderling verschillende trefwoordenseries gebruikt. De toegankelijkheid van de stukken werd hierdoor bemoeilijkt, temeer doordat steeds meer gebruik werd gemaakt van de restrubriek "Verschillende Zaken". Hierbij kan nog worden gevoegd, dat door de toenemende overheidsbemoeienis met de maatschappij het aantal stukken steeds toenam en dat uit de "jaargangen" 1919-1923 niets en uit andere maar weinig was vernietigd.

Daarom zijn de ingekomen stukken uit de jaren 1912-1947 eerst geselecteerd: onbelangrijke stukken als circulaires, begeleidingsbrieven etc. zijn voor vernietiging terzijde gelegd, terwijl de belangrijke zijn geordend.
Die nieuwe ordening is die welke is neergelegd in de Basisarchiefcode (Uitg. VNG). Het is m.i. te rechtvaardigen, dat de stukken van 1912 en jonger volgens dit systeem zijn herordend, omdat het al in het begin van de eeuw in hoofdlijnen was ontwikkeld; de diversiteit aan rubrieken en de verfijning van de onderverdelingen is dus afgestemd op de aard en hoeveelheid van het materiaal dat toen op een gemeentesecretarie moest worden verwerkt.

Van de "jaargangen" stukken waaruit nog niets was vernietigd, bleef na "schoning" soms niet meer dan 20% over, terwijl de resterende 80% voor vernietiging terzijde kon worden gelegd. Vanwege de hoeveelheid en de diversiteit van het te vernietigen materiaal uit de periode 1912-1947, zijn geen per rubriek gespecificeerde opgave van gemaakt. In zijn algemeenheid kan gezegd worden dat van deze periode alle stukken uit het archief heb verwijderd, die geen wezenlijke informatie over plaatselijke ontwikkelingen/ toestanden gaven.
Los van de naar onderwerp geordende, meestal door het college afgedane stukken bestonden er drie portefeuilles met stukken, ontvangen of verzonden door de burgemeester als hoofd van de plaatselijke politie (inv. nrs. 429-431).

De stukken met gegevens over plaatselijke ontwikkelingen zijn ondergebracht bij de overige stukken die op dezelfde of een soortgelijke zaak betrekking hadden.
De stukken die uit deze drie portefeuilles overbleven zijn bewaard en niet ter vernietiging uit het archief verwijderd, zoals dat met soortgelijke stukken uit het overige deel van het archief is gebeurd. Deze "overgebleven" stukken geven namelijk een goed idee van een aantal aspecten van het leven ten tijde van de Duitse bezetting, en kunnen worden gebruikt om iets van de situatie van toen op de lezer over te brengen.

Samenvattend kan van het archief van de gemeente Cothen over de periode 1811-1947 worden gezegd, dat het een goed beeld geeft van een aantal aspecten van het leven in de gemeente gedurende de beschreven 137 jaar. Het belang van dit archief komt nog duidelijker naar voren als men bedenkt, dat het archief van het gerecht Cothen - als plaatselijk bestuur van de voorganger van de gemeente - over de periode midden zeventiende eeuw tot 1810 op enkele stukken na geheel verloren is gegaan. Daarbij komt, dat de gemeente over enkele jaren zeer waarschijnlijk bij een herindeling zal worden betrokken, een situatie waarbij in het verleden is gebleken dat deze voor ongeordende archieven slechte gevolgen kan hebben.
De beslissing van het gemeentebestuur om zijn archief nu te laten ordenen en beschrijven was dan ook volledig gerechtvaardigd.

In januari 2018 zijn er stukken toegevoegd aan de inventaris. Het gaat om de nummers 669-728.