De aansluiting bij de Vereniging van Nederlandse gemeente en de toepassing van een ander ordeningsstelsel is de reden waarom het begin van de cesuur in 1954 wordt gelegd, evenals de afsluiting van in 1981 door de opheffing van de gemeente door de gemeentelijke herindeling. Aan de totstandkoming van deze beschrijvende inventaris was reeds een gedeeltelijke inventarisatie naar dossierinventaris voorafgegaan van het semi-statisch archief door de afdeling Archiefverzorging van ZOL-bedrijven D.A.C. te Heerlen in de jaren 1990-1991. Doordat er nog een opschoningsactie heeft plaats gevonden, werden nog diverse bescheiden toegevoegd aan het archief, maar nog niet verder bewerkt. In de periode 1991-1992 werd het archief van de gemeente Klimmen van voor de invoering van het registratuurstelsel geïnventariseerd en als beschrijvende inventaris uitgegeven. In navolging van deze inventaris besloot het gemeentebestuur van de gemeente Voerendaal in 1994 ook de periode 1954-1981 als beschrijvende inventaris op te maken. Gelet op de ontwikkelingen van een nieuwe Archiefwet, waarbij de overbrengingstermijn zou worden teruggebracht naar 20 jaar was dit een goed besluit. In 1997 vindt de afsluiting plaats door de afdeling Archiefverzorging en Documentenconversie van LICOM n.v. (voorheen ZOL-bedrijven).

Dossiers welke bij het maken van de beschrijvende inventaris niet meer werden aangetroffen, maar wel opgenomen waren in de dossierinventaris zijn: -1.842 Verordening regelende de samenstelling en de uitoefening van de bevoegdheden van het College voor de verlening van bijstand, 1964/1974 inventarisnummer 454. Alsmede -2.07.13 Gemeentevlag, 1975/1980, inventarisnummer 547.

Op 1 januari 1954 is het reeds eerdergenoemde registratuurstelsel van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten ingevoerd. Met dit stelsel werd een zaaksgewijze ordening ingevoerd, zodat deze datum tegelijkertijd als afsluitingsdatum resp. begindatum van het archief betekende.

De inventaris is ingedeeld volgens het Inventarisschema ten behoeve van de Beschrijving der Gemeente-archieven daterende van na 1813, die in een circulaire van de minister van Binnenlandse Zaken staat vermeld. Dit schema geeft alleen de titels van de hoofdstukken aan en heeft voor het gedeelte "stukken van bijzondere aard" dezelfde aanduidingen als de Basisarchiefcode voor de Gemeentelijke, Regionale en Provinciale Administraties van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. De onderverdeling van deze hoofdstukken is ook ontleend aan deze code, die alom wordt gebruikt en bekend is. Binnen elke onderverdeling zijn de archiefbestanddelen chronologisch geordend.

Bij de ordening en beschrijving van de archiefbestanddelen werd de Handleiding voor Ordenen en Beschrijven van de Archieven, samengesteld door Mrs. S. Muller Fz., J.A. Feith en R. Fruin Th.Az., als uitgangspunt genomen. Verder werd gebruik gemaakt van het Lexicon van Nederlandse Archieftermen.

Achter de inventaris van het archief van de gemeente zijn zgn. gedeponeerde archieven opgenomen. Van deponeren van archieven is sprake wanneer rechten of functies en daarom ook de archiefbescheiden van de ene archiefvormende instelling of persoon overgaan op een andere. Ook is er van deponeren sprake, wanneer een ondergeschikte functionaris of commissie met een speciale opdracht na beëindiging van de werkzaamheden de tijdens de uitvoering daartoe ontvangen of opgemaakte archiefstukken overdraagt.

De archiefbestanddelen van de gedeponeerde archieven zijn niet onderverdeeld vanwege hun geringe aantal.

De periode van het archief van de gemeente omvat de jaren 1954-1981. Het oudste archiefstuk is echter van 1938. In de benaming van dit archief staat voor 1954 tussen haakjes het jaartal 1938 en achter 1981 het jaartal 1985. Er komt in het archief namelijk een bevolkingsregister voor, dat ook voor 1954 is gebruikt en dat materieel gezien niet te scheiden is. Wanneer het grootste deel van de periode van ná 1954 is, waarin een dergelijk register is gebruikt, is het in het de inventaris van 1954-1981 opgenomen. Wanneer het grootste deel van die periode van voor 1954 is, is het in het gemeente-archief van 1800-1953 opgenomen.

De omschrijvingen van archiefbestanddelen in de inventaris, waarvoor geen nummers maar streepjes staan, zijn geheel of gedeeltelijk overgenomen van wel genummerde omschrijvingen, die elders in de inventaris staan. Deze genummerde omschrijvingen hebben betrekking op meerdere onderverdelingen van het archiefschema. In de notabenes van de niet-genummerde omschrijvingen staan verwijzingen naar de genummerde omschrijvingen.

Wanneer op het eind van omschrijvingen in de inventaris twee jaartallen staan vermeld, die gescheiden zijn door een verbindingsstreepje, betekent dit niet dat van elk jaar van die periode archiefbescheiden aanwezig zijn. Om lange rijen jaartallen te voorkomen, zijn vaak alleen het oudste en jongste jaar vermeld.

Wanneer jaartallen op archiefstukken ontbreken, is ofwel "z.d." (zonder datum) vermeld ofwel de vermoedelijke datering tussen teksthaken [...] geplaatst.

Van een aantal archiefbescheiden is op grond van artikel 15 van de Archiefwet 1995 de openbaarheid beperkt ondermeer i.v.m. de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer. Deze beperking van de openbaarheid is bij de desbetreffende omschrijving vermeld.

Met de inwerkingtreding van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Wgba) per 1 oktober 1994, werden de Wet bevolkings- en verblijfsregisters en het daarop gebaseerde Besluit Bevolkingsboekhouding buiten werking gesteld.

Op grond van artikel 91 van het Besluit Gemeentelijke Basis Administratie (GBA) dient het gemeentebestuur nog 75 jaar na inwerkingtreding van eerdergenoemd besluit zorg te dragen voor het persoonsregister, het archiefregister en de bevolkingsboekhouding van vóór de invoering van het GBA.

Artikel 148 Wgba bepaalt, dat de overbrengingstermijn aanvangt op de datum van overlijden van de ingezetenen. Het is niet de bedoeling de overbrenging naar een archiefbewaarplaats uit te sluiten voor de overige kaarten, maar de verstrekking van gegevens daaruit, op dezelfde wijze gedurende die tijd te regelen als uit de GBA, waarin zich deels dezelfde gegevens bevinden.