In deze inventaris zijn de archieven van de gemeente Simpelveld uit de periode 1795-1941 beschreven.
Met ingang van 1 januari 1942 werd te Simpelveld het registratuurstelsel der Vereniging van Nederlandse Gemeenten toegepast bij de ordening van het gemeente-archief. De diep ingrijpende wijziging die de invoering van dit stelsel in de wijze van ordening pleegt te brengen was aanleiding om 31 december 1941 als eindpunt te nemen voor de ordening en inventarisatie van de oude archieven van Simpelveld. Een enkele keer is, daar waar dit wenselijk of noodzalijk was (bijv. bij registers), van deze einddatum afgeweken.

We zullen nu eerst de lotgevallen van de archieven van Simpelveld in de loop der tijd gaan bekijken.
De oudste gegevens die we hierover aantreffen in het gemeente-archief dateren uit 1827. Op de vraag of de gemeente beschikt over oude archieven die van belang zijn voor de Nederlandse geschiedenis wordt geantwoord: "dat hetzelve niet exsistert in onse gemeente." * 

In hetzelfde jaar 1827, op 28 december, wordt een inventaris van de in de gemeente aanwezige archieven toegestuurd aan de commissaris van het district Maastricht. Deze schrijft 15 januari 1828 dat hij in deze inventaris bespeurd heeft "dat aan de verzamelingen van het officieel dagblad en administrative Memorialen nummers ontbreken. Dit gebrek aan niemand anders dan aan de vorige secretaris moetende geweten worden, ten minste hij daar voor als met de bewaring der archieven belast aansprakelijk zijnde, moet deze ontbrekende nummers door hem op een of ander wijze en ten zijne kosten worden daargesteld." *  Of aan deze opdracht van de commissaris is voldaan is is niet bekend.

Op 15 januari 1836 schrijft voornoemde commissaris dat de gemeenteraad bij de gouverneur o.m. kenbaar heeft gemaakt "dat de archieven niet behoorlijk bewaard worden om de zelve tegen alle verderving te bevrijden". De burgemeester antwoordt hierop dat de archieven sinds 1829 bewaard worden in een van sloten voorziene kas, die geplaatst is op de 2e verdieping van het schoolgebouw, en dat zij zijns inziens zo het best bewaard worden. * 

In het eerste gemeenteverslag, uit 1851 *  , lezen we over het gemeente-archief letterlijk: "De staat der gemeente archief is redelijk, als zijnde zoo -vee) ons bewust is geene stukken zoek geraakt. Haar omvang bestaat in parochieele doopregisters en huwelijken, alsmede sterfregisters, beginnende vanaf 1620 met de registers van de burgerlijke stand tot heden. Vervolgens bevat zij de Memorialen en Staatsbladen vanaf 1816, alsmede verschillende schriften en correspondentiën, alle inbegrepen in het inventaris hierover opgemaakt in het jaar 1836." Ditzelfde verhaal treffen we aan de in de bewaard gebleven gemeenteverslagen van 1854 en 1857, terwijl de verslagen van 1869 en 1872 niets vermelden over de archieven. *  Het verslag van 1873 beperkt zich tot de opmerking "vele stukken zoek geraakt" *  Misschien waren toen al de inventarissen uit 1827 en 1836, waarvan hierboven sprake was, verloren gegaan.

Het gemeenteverslag uit 1884 *  vermeldt onder het hoofd "Archieven": "in slechte toestand wegens verwisselen van secretarie", waaraan, waarschijnlijk in 1888, werd toegevoegd: "zij medegedeeld dat deze zich in tamelijk gunstigen toestand bevinden". Deze laatste opmerking wordt tot en met 1919 *  telkens herhaald, doch in het gemeenteverslag van 1917 is er later bijgeschreven: "gelogen". * 

In 1920 werden de oude kerkelijke doop-, trouw- en overlijdensregisters overgedragen aan het rijksarchief in Limburg te Maastricht. *  Toen de rijksarchivaris in Limburg, belast met de inspectie der gemeente- en waterschapsarchieven in de provincie, in 1921 voor het eerst een inspectiebezoek te Simpelveld aflegde bemerkte hij dat er geen orde heerste in de archieven en dat de ruimte voor de berging er van niet voldoende was, bovendien niet brandvrij en deels zelfs vochtig. * 

In 1923 werd de ordening en inventarisatie van de archieven opgedragen aan J. van de Venne. Begin 1924 berichtte deze de gemeente dat dit werk nog niet voltooid was, o.m. vanwege "de wanhopigen toestand van het archief zelf, het was soms om tureluursch te worden". *  Toch kwamen de werkzaamheden in 1924 ten einde, doch de berging der stukken liet nog veel te wensen over zoals we kunnen lezen in het gemeenteverslag van 1924: "De ordening van het archief dezer gemeente, welke was opgedragen aan den heer J. van de Venne, commies bij het Rijksarchief te Maastricht, kwam in het jaar 1924 gereed; de berging er van laat echter nog zeer te wenschen over, daar niet alleen over geen behoorlijke kasten maar ook over geen voldoende localiteit beschikt wordt." *  Hetzelfde jaar werd ook een aantal archiefstukken, berustend in het rijksarchief te Maastricht doch thuishorend in het gemeente-archief, overgedragen aan de gemeente. * 

Van de Venne ordende niet alleen het gemeente-archief van Simpelveld doch ook het in het rijksarchief berustend schepenbanksarchief van Simpelveld en Bocholtz. *  Dit schepenbanksarchief berust nog steeds in het rijksarchief te Maastricht. * 

Was het archief tot en met 1923 nu geordend en ge"inventariseerd *  , het lopend archief werd weer direct verwaarloosd: "Het archief verkeert in goeden staat; hoewel de ordening van het "nieuw archief" den laatsten tijd niet geheel is bijgehouden", zo lezen we in de gemeenteverslagen uit de periode 19271930. * 

Toen de inspecteur der gemeente- en waterschapsarchieven in Limburg in een brief van 8 augustus 1930 een inspectiebezoek aankondigde brak er paniek uit blijkens het onderschrift onder de brief: "Onmiddelijk iets in orde brengen! ook rommel uit lokaal en lokaal poetsen." * 

De poets- en opruimbeurt werd blijkbaar grondig aangepakt, want de inspecteur maakte in zijn inspectierapport alleen opmerkingen over de berging der stukken in de te kleine archiefkamer in het nieuwe raadshuis. * 

Het rapport over het inspectiebezoek in 1935 was veel kritischer; gedeputeerde staten schreven de gemeente 12 juni 1936 dat de inspecteur hen o.a. het volgende had meegedeeld: "Het oudere archief dezer gemeente is in 1924 ge"inventariseerd; het was de bedoeling, dat de stukken van lateren datum volgens het systeem van deze inventaris zouden worden opgeborgen. Het éénmaal geordende archief is echter op treurige wijze verwaarloosd, zoodat de orde weer gedeeltelijk verstoord is; daarbij zijn de portefeuilles en stukken niet volgens de nummering van de inventaris geplaatst, maar zeer onpraktisch in houten kasten slordig op elkaar gestapeld. De berging der stukken van den loopende dienst geschiedt eveneens op slordige wijze. De ordening, nummering en plaatsing der archiefstukken naar den in 1924 opgemaakten inventaris zal hier onmiddelijk hersteld en doorgevoerd moeten worden. Invoering van het registratuurstelsel der Vereeniging van Nederlandsche Gemeenten is ten zeerste gewenscht". Verder had de inspecteur opgemerkt dat de archiefbewaarplaats slechts weinig ruimte bood en niet brandvrij was. * 

Ondanks allerlei toezeggingen van gemeentewege was er in 1940 nog zo goed als niets ten goede veranderd. Die veranderingen zouden er uiteindetijk toch komen, zij het uiterst langzaam. M.i.v. 1942 werd weliswaar het registratuurstelsel van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten ingevoerd voor de ordening van het archief, doch van een grote verbetering zou pas sprake zijn in 1964 toen tegelijk met een nieuw gemeentehuis een nieuwe ruime brandvrije archiefbewaarplaats werd gebouwd. Inmiddels was echter ook duidelijk geworden dat alle archiefbescheiden van vóór de invoering van het registratuurstelsel opnieuw en definitief moesten worden geordend en geïnventariseerd. * 

We zullen nu onze aandacht gaan richten op de ordening en inventarisatie van de gemeente-archieven van Simpelveld.

We hebben reeds gezien dat de archieven in 1924 werden geordend en geïnventariseerd, doch dat men reeds geruime tijd van mening was dat de geordende bescheiden samen met die uit de periode 1924-1941 opnieuw moesten worden geordend en geïnventariseerd. De ordening van 1924 was maar globaal geweest en bovendien daarna gedeeltelijk weer in wanorde geraakt, waarbij zelfs stukken zijn verloren gegaan; zo werden bv. een drietal bestuitenregisters van de raad uit de periode 1819-1850, beschreven in de inventaris uit 1924, thans niet meer aangetroffen. Wel waren veel vernietigbare stukken in 1924 niet uit het archief verwijderd. In de stukken uit de periode 1924-1941, die geordend moesten worden volgens het systeem van de inventaris uit 1924, werd weinig orde aangetroffen wat niet verwonderlijk is, omdat de ordening a) van meet af aan werd verwaarloosd.

Besloten werd alle archiefbescheiden van vóór 1 januari 1942 opnieuw te ordenen en te inventariseren. Hierbij werd de "Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven" samengesteld door S. Muller FZ., J.A. Feith en R. Fruin Th.Az., als uitgangspunt genomen. Voor de gebruikte terminologie wordt verwezen naar het "Lexicon van Nederlandse archieftermen". Bij plaatselijke benamingen is meestal de schrijfwijze aangehouden die in de archiefstukken voorkomt.

Overeenkomstig het bestemmingsbeginsel werden als afzonderlijke archieven geordend en ge"inventariseerd de archieven van: het plaatselijk bestuur van Simpelveld, zijnde onderdeel van het kanton Rolduc; het gemeentebestuur, gevormd onder beheer van de gemeentesecretaris; de gemeente-ontvanger; het college van zetters voor 's rijks belastingen; het burgertijk armbestuur; de ambtenaar van de burgerlijke stand; het kadaster; de avondtekenschool "St.Joseph".

Bij de ordening en indeling van de stukken van bijzondere aard in het archief van het gemeentebestuur, gevormd onder beheer van de gemeentesecretaris, werd de Code van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten gevolgd.

Voor een goede handhaving in de toekomst van de verkregen orde werden alle stukken, omslagen, delen enz. doorlopend genummerd. Om de kostbare archiefruimte zo goed mogelijk te benutten en om een beter overzicht van het archief te krijgen werden diverse stukken, die zowel voor de administratie als voor de geschiedenis van geen belang meer waren uit het archief verwijderd en vernietigd. Hierbij werd toegepast de "Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden uit de archieven van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, dagtekenende van na 1850". In het algemeen is minder vernietigd dan volgens de lijst is toegestaan.

Achterin in deze inventaris zijn een klapper op de eigennamen en een klapper op zaken en onderwerpen opgenomen. Op deze verantwoording volgt, ter meerdere duidelijkheid, een overzicht van de indeling der archieven.

De in deze inventaris beschreven archieven van de gemeente Simpelveld hebben een lengte van ongeveer 20 strekkende meter.

Maastricht april 1991.
W.van Mulken.