De bemoeienissen van de schepenbank betreffen, zoals reeds vermeld zowel rechtelijke als bestuurlijk/administratieve taken. Omdat deze niet altijd strikt gescheiden zijn, wat blijkt uit optekening van administratieve zaken in criminele of civiele rollen, is bij de archiefvorming de scheiding ook niet altijd terug te vinden.

Alhoewel men in de tijd van toen nog geen archiefwet kende zoals wij deze tegenwoordig kennen, zijn er toch regels gegeven. Zo werden er regelingen uitgevaardigd, dat de neerslag van besluiten, verordeningen, vonnissen etc. toch op een verantwoorde en brandveilige wijze bijeengehouden en verzorgd werden.

In 1644 werd, op het verzoekschrift van de schepenbank Heerlen, door de Raad van Brabant te Brussel een archiefregeling uitgevaardigd, die centrale plaatsen aangaven waarin de verschillende genoemde soorten van bescheiden moesten berusten. Heerlen mocht toen een "koffer ofte komme" aanschaffen, voorzien van drie sloten, waarvan de schout en de oudste twee schepenen elk een sleutel bezaten *  . Deze archiefkist heeft zich een tijdlang binnen het omgrachte en omwalde gebied (landfort) bevonden. Hier stonden de uit steen gebouwde kerktoren en de gevangentoren, waarin het schepencollege lang zijn vergaderingen heeft gehouden. Doordat de archiefkist toch nogal wat heeft rondgezworven, maar tenslotte toch weer in de gevangentoren is terechtgekomen en daarbij niet altijd adequate verzorging heeft genoten, is het dan ook niet verwonderlijk, dat de stukken nogal geleden hebben.

In 1647 werd een plakkaat uitgevaardigd, dat de hoofdschepenbankarchieven in het Land van Valkenburg naar Maastricht moesten worden overgebracht. Bij niet nakoming werden de betrokkenen door een militair escorte bezocht, om zodoende de stukken in het bezit te krijgen *  . Zo werd in 1647 Gerard Odekerken, secretaris van de hoofdbank Klimmen, van al zijn koeien beroofd en gevangen genomen omdat hij gedurfd had dit te weigeren.

In het Partage-traktaat van 1661 werd wel overeengekomen, dat na overbrenging en inspectie de archieven weer zouden worden teruggegeven, maar gezien de hiaten niet helemaal uitgevoerd. Zo zijn dan ook niet alle stukken van vóór 1662 teruggekomen. Niet alleen hierdoor, maar ook is gebleken, dat bij de "overheidspersonen" zelf of bij hun nakomelingen of erfgenamen bescheiden werden aangetroffen die behoorden tot het archief van de schepenbank. De stukken werden wel eens mee naar huis genomen, bleven er dan liggen en later werden ze beschouwd als hun eigendom.

Zo werd bijvoorbeeld aan de secretaris Pelt door de justitie van Heerlen ook verzocht om de archieven, die hij onder zijn berusting had, buiten het gebied van de bank (namelijk te Maastricht), binnen acht dagen in de "schepencomme" terug te brengen *  .

Dat men later ook alert bleef om archiefbescheiden bijeen te houden, blijkt uit het bevelschrift in 1713 van schout en schepenen aan diverse inwoners om stukken, behorende tot het archief van de bank, die zij in hun bezit zouden hebben over te brengen of onder ede te verklaren, dat zij geen stukken in hun bezit hadden. Uit de banksnotulen van 29 september 1739 blijkt, dat het aantreffen van archiefbescheiden bij privé-personen weer het geval was *  . Bij de familie Dautzenberg zouden de belastingregisters van de jaren 1698 tot 1738 zijn terechtgekomen. Door zulke handelswijzen moest dan alles in het werk gesteld worden om bescheiden terug te krijgen, wat niet altijd is gelukt.

Om een beeld te krijgen van wat er zoal aan archiefbescheiden terugkwam of aanwezig was, zijn er in latere tijd een aantal inventarissen en indices opgemaakt *  . Bij de komst van de Fransen en de bezetting van het Land van Valkenburg tegen het eind van de 18e eeuw en de daaruit voortvloeiende veranderingen, zijn de archieven van de voormalige hoofdschepenbank in het gedrang gekomen.

In onze streken werd naast de vorming van een Departement van de Nedermaas, de Franse wetgeving ingevoerd. Te Maastricht werd een departementaal archiefdepôt gesticht, als een afdeling van de Archives Nationales te Parijs. Mede door de uitgevaardigde archiefregelingen en de scheiding der machten, de trias politicaleer van Montesquieu, gebeurde het, dat de oude schepenbankarchieven, die van oorsprong een organisch geheel vormden, gesplitst werden in een administratief/bestuurlijk en rechterlijk gedeelte. De verplichting om de archieven van de voormalige plaatselijke gerechtshoven naar de griffie van het Tribunal Civil te Maastricht over te brengen, werd in beginsel geregeld bij de wet van de 9 Vendémiaire an IV (30 september 1795) en bij het Arreté van de Prefect der Nedermaas van de 28 Frimaire an IV (18 december 1795). Uit notulen van een op 19 april 1796 gehouden Banksvergadering blijkt, dat deze kwestie aan de orde is gekomen *  . De oude bestuurderen werden gelast "om inwendig 4 daegen de archives deeser gemeente aan de nieuwe aengestelde magt over te brengen". Maar aangezien in de loop der tijd functionarissen zich al bescheiden toeëigenden, en dit nu ook weer het geval was-één der afgezette schepenen had zich het rechterlijk archief toegeëigend, althans alle bescheiden ervan in zijn huis veilig opgeborgen-moest weer de sterke hand eraan te pas komen om ze te halen.

Toch zijn de archieven overgegaan naar Maastricht. Ze zijn in twee partijen en wel pas op 15 december 1807 en 19 maart 1808 overgebracht. Helaas zijn door een brand in het Paleis van Justitie in 1866 ook archiefstukken behorende tot de schepenbank Heerlen verloren gegaan. Ingevolge het K.B. van 9 oktober 1883 (Stsbl. 141) moesten de rechterlijke archieven van vóór de invoering der Franse wetgeving, voor zover deze bij gemeente-besturen waren achtergebleven, naar de Rijksarchiefbewaarplaats in de provincie worden overgebracht. Naderhand kwam de mogelijkheid dat de desbetreffende gemeente weer hun stukken onder hun beheer konden krijgen. Heerlen beschikte echter toendertijd nog niet over een eigen brandvrije archiefbewaarplaats en over een wettelijk bevoegde archivaris. Hieraan werd dan ook hard gewerkt *  . Op 8 september 1943 zijn door de rijksarchivaris in Limburg aan de gemeente-archivaris van Heerlen de archieven van het administratieve/bestuurlijke gedeelte van de hoofdschepenbank Heerlen in bewaring gegeven. Dit gedeelte was een onderdeel van de archieven van de lande van Overmaas. Tien jaar later volgde het rechterlijk gedeelte van dit archief. In 1953 zijn tevens een tweetal "justitierollen" uit het einde der 17e eeuw, berustend in het Staatsarchief van Hasselt aan de archiefdienst overgedragen. Hieruit blijkt des te meer, hoe de verspreiding van archiefstukken heeft plaatsgevonden. In de loop der tijd zijn diverse stukken opgespoord die waren afgedwaald of bij inventarisatie van andere archieven weer bij de oude bescheiden terug zijn gebracht.