Bij brief van 24 april 1995 besloot het Stadsgewest Haaglanden aan ODRP facilitair, het adviesbureau van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten, de opdracht te verlenen tot het inventariseren van het archief van het Gewest 's-Gravenhage. In het kader van de verhuizing van het stadsgewest vanuit het pand aan het Kerkplein 3 (Berlagehuis) naar de Prinses Beatrixlaan 15 te Den Haag per 1 juli 1995 was besloten een aantal semi-statische archiefbestanden te schonen en - voor zover mogelijk - over te dragen aan het gemeentearchief van Den Haag. Deze overbrenging kon geschieden op grond van artikel 58, vijfde en zesde lid van de Regeling Stadsgewest Haaglanden. Het betrof hier een tweetal bestanden over globaal de periode 1970-1987, die samen het archief van het Gewest 's-Gravenhage vormden. De bestanden bevonden zich op de zolder en in twee kasten op verschillende etages van het Berlagehuis en hadden een omvang van plm. 29 meter. Tijdens de bewerking van het genoemde archiefmateriaal werd geconstateerd dat een groot deel van het archief van het Gewest zich nog in het dynamische archief van het Stadsgewest bevond. In september 1995 is dan ook besloten dit resterende gedeelte alsnog bij de inventarisatie te betrekken. De omvang bedroeg plm. 17 strekkende meter, zodat uiteindelijk 46 meter voor bewerking in aanmerking kwam.

Alvorens het archief in goede, geordende en toegankelijke staat aan het gemeentearchief van Den Haag kon worden overgedragen is het geschoond en geïnventariseerd. Het archief was geordend volgens de Basis Archiefcode van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten, uitgave 1979 en grotendeels geborgen in genummerde archiefdozen, terwijl er daarnaast ook ordners en enkele losse dossiers en stukken werden aangetroffen. In het dynamische archief waren de dossiers geplaatst in vierladekasten. Van de in de dozen en de vierladekasten geborgen dossiers was een dossierinventaris aanwezig, geordend volgens de code.

Bij aanvang van de werkzaamheden bleek dat er al een eerste selectie met (op termijn) te vernietigen dossiers was verricht. Van deze dossiers was een overzicht vervaardigd. Uit de dossiers zelf was in het verleden niet vernietigd, met uitzondering van dubbelen en kladaantekeningen. In het overleg met de heer C.H. Fijma van de gemeentelijke archiefinspectie en de heer R.H. Brasz en mevrouw K.A.L. van der Ploeg van het Stadsgewest is besloten zeer terughoudend te zijn in de selectie voor vernietiging van daarvoor in aanmerking komende bescheiden. Op basis van de gemeentelijke vernietigingslijst zouden grote delen van het archief voor vernietiging in aanmerking komen, maar hier is gezien het bijzondere karakter van het Gewest en de relatief geringe omvang van het archief van afgezien.

Vooral de omvangrijke dossiers met notulen en daarbij behorende vergaderstukken geven een goed beeld van het beleid en de besluitvorming van het gewest in de jaren '70 en '80 van 20e eeuw en zijn dus integraal bewaard. Ook de door gemeenten ter advisering toegestuurde stukken als bestemmingsplannen zijn derhalve bewaard, ook al zijn dergelijke stukken bij de onderscheidene gemeenten zelf ook terug te vinden. Hier dragen ze bij aan een compleet beeld van de activiteiten van het gewest.

Stukken die wel voor vernietiging zijn geselecteerd, zijn opgenomen in een register van vernietiging. Het betreft hier over het algemeen afgewezen verzoeken, personeelsaangelegenheden, financiële zaken, circulaires, documentatie, voor kennisgeving ontvangen stukken, etcetera. Na controle door de heer Fijma van het gemeentearchief van de voor vernietiging geselecteerde dossiers op alsnog te bewaren bescheiden, zijn de direct vernietigbare dossiers daadwerkelijk vernietigd via de gemeente Den Haag. Hiervan is een verklaring opgemaakt.

Alle dossiers zijn gecontroleerd op een goede vorming en ordening en indien nodig beter toegankelijk gemaakt en voorzien van een eenduidige omschrijving en een uniek volgnummer, zodat ze voor toekomstige gebruikers van het archief goed toegankelijk zijn. Losse stukken zijn tot dossiers gevormd of aan bestaande dossiers toegevoegd.
Uiteindelijk resteert een archief met een totale omvang van 24,5 meter, geborgen in 197 zuurvrije archiefdozen.

De dossiers zijn voorzien van nieuwe, zuurvrije omslagen, een etiket met de omschrijving en volgnummer en verpakt in zuurvrije dozen. Gedurende de bewerking zijn zichtbare sporen van schade aan de archiefbescheiden door schimmels, ongedierte, verontreiniging, inktvraat, vocht, slechte binding etcetera niet aangetroffen.

Aan de hand van de dossierinventaris van de Gewestelijke stukken is door de beleidsmedewerkers van het Stadsgewest in het najaar van 1995 een selectie gemaakt van zaken die nog onder de regeling van het Gewest waren gestart, maar doorliepen in de periode van het Stadsgewest (vanaf 1992). Deze dossiers zijn aan het dynamische archief van het Stadsgewest toegevoegd en van overdracht aan het gemeentearchief uitgezonderd. Na de inventarisatie is het archief afgesloten en overgedragen aan het gemeentearchief van Den Haag.
Bij de overdracht zijn geen beperkende bepalingen ten aanzien van de openbaarheid opgenomen, zodat het archief door overbrenging in zijn geheel openbaar is geworden.

De inventaris en het register van vernietiging zijn met behulp van het door ODRP facilitair ontwikkelde dossierinventarisatiepakket Arking vervaardigd. Arking is geschreven in Dbase en gecompileerd met Clipper. De werkstukken zijn zowel op schrift als in gedigitaliseerde vorm aan het Stadsgewest aangeboden.