Het Instituut is feitelijk opgericht op 6 juni 1919. In de constituerende vergadering van het Instituut, gehouden op 11 september 1919 te 's Gravenhage, werd het reglement van orde vastgesteld. Als doel van het Instituut werd in art. 2 van dat reglement geformuleerd: "Het doel van het Instituut bestaat in het geraken tot betere behartiging van Dienst en andere Gemeentebelangen". Op 16 september 1919 deelde het bureau van het Instituut aan burgemeester en wethouders mede dat in navolging van reeds bestaande instellingen ondermeer te Amsterdam en Rotterdam door verscheidene directeuren van diensten en bedrijven in deze gemeente het Instituut is opgericht. Het Instituut telde toen 18 leden oprichters.
De aanleiding tot de oprichting vormde de memorie gericht tot de staatssecretaris voor de herziening der Gemeentewet, resultaat van het overleg tussen vertegenwoordigers van de directeuren van bedrijven en diensten van Amsterdam, Rotterdam en 's Gravenhage, welke bij brief d.d. 23 mei 1919 van de directeur van de Gemeentelijke Wederopbouwdienst aan de overige directeuren van gemeentelijke diensten te 's Gravenhage was aangeboden. In die dagen vormde de herziening van de Gemeentewet op het terrein van de financiële administratie van de diensten en bedrijven een heet hangijzer. Die administratie werd namelijk nog steeds gevoerd volgens de beginselen die de Gemeentewet sinds 1851 kende en kon niet meer voldoen aan de behoeften van die diensten en bedrijven die meer en meer kwamen te liggen in de sfeer van inzicht in de vermogenspositie.

Over het archief is het volgende op te merken. Uit de brief d.d. 6 maart 1953 van de voorzitter van het Instituut aan burgemeester en wethouders (pll.nr. 225) blijkt dat het archief in 1952 volledig is herordend. Van een "volledige herordening" is echter toch geen sprake geweest; restanten van de ordening volgens de code V.N.G. die dateert uit de tijd waarin de gemeenteapotheker het secretariaat voerde, zijn nog aanwezig. Aangetroffen zijn vele ongeordende stukken die in afdeling I van deze plaatsingslijst zijn opgenomen. Afdeling II vermeldt de stukken die zijn gerangschikt volgens de instituutscode die volgens de klappers in de jaren twintig moet zijn ingevoerd. Afdeling III geeft de stukken die ten tijde van het secretariaat van de directeur van de Gemeenteapotheek zijn geordend volgens de code V.N.G. dan wel in een orde volgens die code zijn overgebracht. Afdeling IV heeft betrekking op de vernietigde stukken.
Het bewaard gebleven archief omvat 3,36 m¹ bescheiden. Vernietigd zijn 0,12 m¹ bescheiden. Uit de agenda's van ingekomen en verzonden stukken blijkt dat 5421 ingekomen en verzonden stukken zijn geregistreerd in de periode 1919-1990. Het vermoeden bestaat dat een deel van het archief verloren is gegaan.

Het archief is openbaar.