Omschrijving van de inhoud
De beschrijvingen in deze inventaris geven een beknopte aanduiding van de inhoud van de bestanddelen van het te bewaren archief van de Faculteit der Letteren. De inventaris beslaat de periode 1961-1995. Er zijn echter ook oudere stukken in het archief aangetroffen. In het archief was onderzoeksmateriaal opgeborgen van de taalkundige prof. dr. K. Heeroma. Deze stukken hebben een beginjaar van 1929.
Deze inventaris geeft de onderzoeker (raadpleger) veelal inzicht in de bestuurlijke activiteiten van de faculteit over genoemde periode.

Selectie
Voor de selectie van het archiefmateriaal is gebruik gemaakt van 2 basisselectiedocumenten, te weten:
- Basisselectiedocument voor het beleidsterrein wetenschappelijk onderwijs, openbare en bijzondere universiteiten en hogescholen (1945-1986), geplaatst in de Staatscourant van 24 feb. 2006, nr. 40.
- Basisselectiedocument, beleidsterrein wetenschappelijk onderwijs, openbare en bijzondere universiteiten (1985- ), geplaatst in de Staatscourant van 27 april 2001, nr. 82, tweede versie is vastgesteld in aug. 2009.
Door de selectie is een groot deel van het oorspronkelijk archief vernietigd. Hoe groot dit deel was is moeilijk te zeggen, aangezien er twijfels bestaan ten aanzien van de volledigheid van het archief. Uiteindelijk is van het bewerkte blok 34,5 m¹ bewaard gebleven.

Verwerving
In het archiefdepot van de universiteit is het archief van de faculteit geselecteerd en het te bewaren gedeelte geïnventariseerd. In 2016 is het conform wettelijk eisen overgebracht naar het Regionaal Historisch Centrum Groninger Archieven.

Verantwoording van de bewerking
Dit archiefblok maakt deel uit van een bewerkingsproject van de universiteit dat in 2006 is gestart. Tijdens de uitvoering van dit project zijn de achterstanden in de bewerking van de universitaire archieven in kaart gebracht, de archieven zijn vervolgens centraal verzameld en bewerkt.
Binnen het project lag het accent op de archieven die zijn ontstaan na 1960.
Tijdens de inventarisatie is een strikte scheiding (cesuur) gelegd bij de overgang van 1995 naar 1996. Van de archiefblokken die zijn bewerkt is steeds een nieuw blok gemaakt van de archiefbescheiden vanaf 1996.
Het wil niet zeggen dat alle te bewaren archiefbescheiden van de faculteit Letteren vanaf 1960 volledig in deze inventaris staan beschreven. Tijdens de inventarisatie is geconstateerd dat veel archiefstukken missen. Waarschijnlijk is tijdens de verhuizingen van de faculteit naar de Grote Kruisstraat en naar het Harmoniecomplex veel archief verloren gegaan. Men heeft op dat moment niet de cultuur-historische waarde van het archief onderkend.
Bij het doorlezen van de beschrijvingen valt op dat vanaf 1970 het archief vollediger wordt.
Tijdens de inventarisatie bleek dat ook veel zogenaamd 'onderzoeksarchief’ in het te bewerken archiefblok was opgenomen. Deze onderzoeksbescheiden zijn integraal in deze inventaris opgenomen.

Ordening
De indeling van de inventaris (archiefschema) is gebaseerd op de archiefvormende eenheden die binnen de faculteit te onderscheiden waren. Op centraal niveau (Faculteitsbureau) is door het secretariaat altijd aandacht besteed aan de archiefvorming. Het archief dat hier gevormd is vormt de hoofdmoot van de inventaris. Het archiefdeel van het faculteitsbureau is onderverdeeld volgens de Archiefcode ten behoeve van universiteiten en hogescholen. Ze zijn te herkennen door de samentrekking tussen de rubrieksnummering en de codes .02, .03, 07 en 08. Onder de rubrieken met de samentrekking met .010. zijn steeds de beschrijving opgenomen die betrekking hebben op onderzoek.
De andere hoofdrubrieken onder die van het Faculteitsbureau hebben betrekking op de studierichtingen. Zoals reeds gememoreerd zijn ze niet compleet. Niet alle studierichtingen waren altijd even zorgvuldig ten aanzien van het eigen archiefbeheer.
Tijdens de inventarisatie is ervoor gekozen de studierichting te noemen en niet de organisatorische eenheid. De organisatie veranderde in de loop der jaren nogal eens maar de studierichting bleef min of meer intact. Onder de rubriek Romaanse talen en culturen zijn dientengevolge Frans en Spaans opgenomen. Frans en Spaans hebben ook ooit als aparte studierichtingen bestaan binnen de faculteit.