Op 16 februari 1972 is in overleg met het bisdom Groningen door de rijksarchivaris van deze provincie een schrijven uitgegaan naar de kerkbesturen van alle parochies in de provincie Groningen, waarin werd gewezen op de mogelijkheid hun archieven te deponeren in de rijksarchiefbewaarplaats. Hierop hebben vele parochies positief gereageerd. Op 7 juni 1972 werd het archief van de parochie van de H. Willibrordus te Sappemeer naar het rijksarchief overgebracht en in bewaring gegeven. Het bestond uit 2? meter veelal losse en ongeordende stukken afkomstig uit de pastorie. Snel werd duidelijk dat er heel wat stukken moesten ontbreken. Naarstig speurwerk heeft niet veel opgeleverd. Een register van inkomsten en uitgaven van het kerk- en armbestuur werd teruggevonden in het voormalig gemeentehuis van Sappemeer *  . Bij nazaten van een oud-kerkmeester bleken de stukken betreffende het 50-jarig bestaan van de kerk in 1923 te berusten *  . Deze zijn weer in het archief gevoegd. Het archief wordt gevormd door de stukken die voor de lopende administratie niet direkt meer nodig waren. Zodoende is de einddatum van het archief tamelijk willekeurig. Bij het inventariseren is het archief onderverdeeld in zes hoofdafdelingen: het archief van de pastoor, van het kerkbestuur, van het schoolbestuur, van het armbestuur, de archieven van godsdienstige verenigingen binnen de parochie en de stukken die niet tot het archief van de parochie behoren. Bij het ordenen en beschrijven van het archief van het kerkbestuur is gekozen voor een wat andere aanpak van de stukken betreffende het vermogensbeheer.

Deze afdeling is gesplitst in de rubrieken "verwerving en exploitatie" en "verantwoording". Onder deze laatste rubriek zijn de stukken ondergebracht die in andere inventarissen van kerkelijke archieven vaak te vinden zijn onder het hoofd "financiële administratie". Deze term geeft m.i. de essentie van de boekhouding en de financiële stukken niet aan; dit geldt met name voor archieven van rooms- katholieke parochies. In het reglement van de parochiale kerkbesturen in het aartsbisdom Utrecht van 1855 wordt gesteld dat de kerkbesturen jaarlijks rekening en verantwoording dienen af te leggen voor hun vermogensbeheer aan de aartsbisschop en dat daarvoor een grote boekhouding nodig is. De hele zgn. financiële administratie heeft dus als primair doel te dienen als hulpmiddel van de verantwoordingsplicht voor het vermogen beheer. De in deze inventaris gekozen ordening wil die kerkrechtelijke verhoudingen laten uitkomen. Overigens geldt deze verantwoordingsplicht ook voor het school- en armbestuur zodat hier voor dezelfde ordening is gekozen. De stukken betreffende legaten en erfstellingen zijn als aankomsttitels ondergebracht bij "kapitaal" omdat in de meesten geldsommen worden toebedeeld. Een enkele maal werd de parochie tot universeel erfgenaam benoemd. Ofschoon de baten die hieruit voortsproten niet alleen geldbedragen waren, zijn deze stukken voor de eenheid bij de andere aankomsttitels gehouden. De legaten en erfstellingen die zowel ten goede kwamen aan het kerkbestuur als het armbestuur zijn in het archief van het kerkbestuur geplaatst maar in de beschrijving van het archief van het armbestuur is ernaar verwezen. De leden van het kerkbestuur waren soms lid van het schoolbestuur.

Deze personele unie had o.a. tot gevolg dat de notulen van het schoolbestuur staan opgetekend in het notulenboek van het kerkbestuur. De taken en bevoogdheden van het schoolbestuur zijn apart gereglementeerd, zij hield een eigen administratie en vormde zodoende een eigen archief.

In de vijfde hoofdafdeling zijn de schamele resten ondergebracht van de archieven van godsdienstige verenigingen . Veel moet er, in vergelijk met andere parochies, verloren zijn gegaan.

Achter de inventaris is een index opgenomen van eigennamen, die voorkomen in de inventaris.

In 1995 werd deze toegang onder Wordperfect ingevoerd door J. Hesseling.