De vergadering van Eindhoven en de vier Prinsendorpen lijkt een overlegforum dat uit de praktijk van het besturen ontstaan is. Immers door hun verhouding met de Oranjes hadden de plaatsen gedurig met de zelfde instanties en functionarissen te maken i.c. de stadhouder, raad- en rekenkamer, rentmeester en secretaris. Het overleg van de gemeenschappelijke interessen en problemen waarvoor ze gesteld werden moet in dit licht gezien worden. Het zijn vooral kwesties ronde het gezamenlijke opsturen van rekeningen, het benoemen van functionarissen, de voordracht van afgevaardigden naar de kwartiervergadering, het uitvaardigen van publicaties, de verdeling van de lasten van inkwartieren en militaire vorderingen en het verkrijgen van remissies op de belastingen. Al deze zaken maakten het efficienter, nuttiger en makkelijker om met een gezamenlijk standpuntbepaling en besluitvorming naar buiten te komen. De vergaderingen lijken dus niet gebaseerd op een instellingstatuut of reglement en werden niet bij elkaar geroepen op vastgestelde data. Men zou kunnen zeggen dat het archiefstukken niet gevormd zijn door een instelling maar door een secretaris, die de centrale figuur was. De secretaris hield in arparte registers de zaken hield in aparte registers de zaken bij die berusten op een besluitvorming van Woensel en Gestel, Stratum en Strijp al of niet aangevuld met de stad. Alle combinaties van optreden tussen de plaatsen waren in feite mogelijk.