De archieven van de secretarie van gemeente Westmaas over de periode (1922) 1942-1983 (1995) zijn gevormd onder verantwoordelijkheid van de secretaris. Het archief was geordend volgens de Basisarchiefcode van de Vereniging Nederlandse Gemeenten. De gemeente Westmaas deelde niet alleen een burgemeester en secretaris met de gemeente Mijnsheerenland maar ook een secretarie. Dit heeft gevolgen gehad voor de archiefvorming. De gemeentesecretarie annex trouwzaal en raadszaal was onderdeel van het 'Lokaal voor volksbelangen' bij feestelijke gelegenheden, tevens instructielokaal van de brandweer en politieverhoorruimte, welke was ondergebracht in de 4 lokalen van de oude openbare lagere school. Het archief werd opgeslagen op de zolder boven de 1e ruimte, die via een ladder voor ieder toegankelijk was. Het statisch archief beruste in een vernuftig opgebouwde en van geheim afsluitbare laden voorzien eikenhouten secretariekast uit de beginjaren van de 19e eeuw. Hierin waren opgeslagen de bevolkingsregisters, de dienstbodenregisters, de administraties van de vuurwapens, huisslachtingen, ventvergunningen e.d. Alles bijgehouden door de plaatselijke veldwachter, die achter zijn woning een arrestantenlokaal bij de hand had. Het archief van Westmaas bleef hier tot 1958 staan, tot de verbouwing van de school. Op dat moment werd het overgebracht naar het gemeentehuis van Mijnsheerenland, waarvan bleek dat het niet erbij paste. Na enige selectie die niet volgens de voorschriften plaatsvond, konden een aantal stukken naar de vliering, waarna het wel in de kluis paste. In de latere jaren kwam er te veel aanwas van papier, dat kwam ook allemaal op de vliering terecht.

In 1976 werd op aanwijzing van de Provinciaal archiefinspecteur aan het gemeentehuis van Mijnsheerenland een nieuwe archiefbewaarplaats gebouwd en ingericht met een opslagruimte van 200m2, omdat de oude archiefbewaarplaats te klein was voor de archieven van Westmaas en Mijnsheerenland. Het voldeed tevens niet aan de eisen. Het archief heeft hier tot de samenvoeging van de gemeenten gestaan. Daarna is het verhuisd naar de gemeentelijke archiefruimte van Binnenmaas aan de Sportlaan 22 te Maasdam.

Vanaf dat moment heeft er structureel vermenging van archieven plaats gevonden doordat men de stukken van beide gemeenten vaak in één dossiermap ging opbergen. Later zijn er gekleurde stickers op de mappen aangebracht die aangaven van welke gemeente er archiefstukken in de map zat, meestal van beide gemeenten bij onderwerpen waar weinig stukken van aanwezig waren. Daarnaast heeft er nog een andere vermenging van stukken plaatsgevonden. Veel raadsvoorstellen en dergelijk hebben een opschrift Mijnsheerenland - Westmaas. Door onderstreping van de naam kan men dan zien welke gemeente het betrof. In een aantal gevallen zijn beide namen onderstreept danwel zijn er afschriften van uitgaande stukken die getekend zijn namens beide gemeenten. Het is dan ook zaak om bij twijfel ook de inventaris van Mijnsheerenland te raadplegen, ondanks de vele verwijzingen die zijn aangebracht waar de vermenging overduidelijk was.