De archieven van de secretarie van gemeente Mijnsheerenland zijn gevormd onder verantwoordelijkheid van de secretaris. Het archief was geordend volgens de Basisarchiefcode van de Vereniging Nederlandse Gemeenten. De gemeente Mijnsheerenland deelde niet alleen een burgemeester en secretaris met de gemeente Westmaas maar ook een secretarie. Dit heeft gevolgen gehad voor de archiefvorming. In 1958 werd het archief van de gemeente Westmaas dat eerder op een zolder van de lagere school in Westmaas. Doordat de school verbouwd moest worden werd het archief toegevoegd aan het archief van de gemeente Mijnsheerenland aan de Raadhuislaan 4. Het gemeentehuis was vanaf 1934 in gebruik, met een daarvoor juist berekende archiefkluis. Echter was deze niet berekend op het archief van Westmaas, vandaar dat de meest belangrijke dossier in de kelder werden opgeslagen en de vernietigbare en minder belangrijke dossiers moesten wijken naar de zolder. Vanaf dat moment heeft er structureel vermenging van archieven plaats gevonden doordat men de stukken van beide gemeenten vaak in één dossiermap ging opbergen. Later zijn er gekleurde stickers op de mappen aangebracht die aangaven van welke gemeente er archiefstukken in de map zat, meestal van beide gemeenten bij onderwerpen waar weinig stukken van aanwezig waren. Daarnaast heeft er nog een andere vermenging van stukken plaatsgevonden. Veel raadsvoorstellen en dergelijk hebben een opschrift Mijnsheerenland - Westmaas. Door onderstreping van de naam kan men dan zien welke gemeente het betrof. In een aantal gevallen zijn beide namen onderstreept danwel zijn er afschriften van uitgaande stukken die getekend zijn namens beide gemeenten.

Het is dan ook zaak om bij twijfel ook in de inventaris van Westmaas te kijken, ondanks de vele verwijzingen die zijn aangebracht waar de vermenging overduidelijk was.
In 1976 werd op aanwijzing van de archiefinspectie besloten een nieuwe archiefkluis te bouwen. In 1977 werd daar gevolg aan gegeven, zo werd het gemeentehuis deels uitgebreid, doordat er een opslagdepot met 200 m2 ruimte werd gebouwd, die volledig aan de eisen van die tijd voldeed. Het archief heeft hier tot de samenvoeging van de gemeenten gestaan. Daarna is het verhuisd naar de gemeentelijke archiefruimte van Binnenmaas aan de Sportlaan 22 te Maasdam.