Het archief van de Willem de Zwijgerschool voor ULO/MAVO werd op 29 januari 1981 door drs. R. Schoufour, rector van het Traiectum College, aan de Gemeentelijke Archiefdienst overgedragen, tegelijk met een gedeelte van het archief van de Gemeentelijke M.M.S. *  De omvang van het archief bedroeg toen ongeveer 5 strekkende meter. Na de inventarisatie bleek het archief verre van compleet te zijn; vermoedelijk is bij de verhuizing van Janskerkhof naar Wittevrouwenkade - of reeds eerder - veel archiefmateriaal verloren gegaan. Gelukkig zijn de leerlingkaarten vanaf 1935 volledig bewaard gebleven. Er zijn echter geen notulen van docentenvergaderingen en geen financiële bescheiden aanwezig en het grootste deel van het archief dateert van na de Tweede Wereldoorlog. Omdat het archief zoveel hiaten vertoont, is met de nodige terughoudendheid vernietigd. Ca. 1 meter archief-materiaal is wel vernietigd. Verschillende stukken die formeel voor vernietiging in aanmerking komen, zijn echter toch bewaard, omdat zij in dit onvolledige archief van belang kunnen zijn (bijvoorbeeld lijsten van personeelsleden aan wie t.b.c.-verklaringen zijn uitgereikt). Sollicitatiebrieven van afgewezen sollicitanten zijn tegen de regels in bewaard, omdat zij werden aangetroffen in een pak dat blijkens steekproeven ook brieven van aangestelde sollicitanten bevat. Het had te veel tijd gekost een selectie toe te passen.

Een oorspronkelijke orde was in het archief niet te bespeuren. Zelfs de oudste leerlingkaartjes waren voor een deel in losse stapeltjes gaan "zwerven". Voor het bewaren van de correspondentie heeft men achtereenvolgens - en ook naast elkaar - verschillende systemen toegepast. De eerste serie (1951-1960) is alfabetisch op onderwerp gerangschikt en de tweede serie (1959-1966) is chronologisch opgeborgen; deze beide series bevatten zowel ingekomen stukken als minuten van uitgaande stukken. Na 1966 zijn de ingekomen stukken gescheiden van de minuten van uitgaande stukken, waarbij vermeld moet worden dat tussen 1967 en 1970 de uitgaande stukken ontbreken. In 1962 begon men de correspondentie met B. en W. en gemeentelijke bureaus, afdelingen en diensten apart te bewaren. Ook de circulaires van het Ministerie van Onderwijs en Wetenschappen werden gescheiden van de algemene series. Hoewel de gehanteerde systemen soms onpraktisch zijn, zijn zij bij de inventarisatie gerespecteerd.

De in het archief aangetroffen stukken van na 1 augustus 1976 (ca. 4 cm) zijn overgeheveld naar het nog te inventariseren archief van het Traiectum College.
Na schoning en materiële verzorging had het archief een omvang van 3 strekkende meter.
De volgende inventarisnummers zijn, zolang zij stukken bevatten die jonger zijn dan 50 jaar, alleen te raadplegen met schriftelijke toestemming van de gemeentearchivaris: 44, 47-48, 51, 74-87 en 101.

Utrecht, mei 1989
J.N. van der Meulen