De onderhavige archieven zijn in de loop van de jaren 1973 en 1974 overgebracht naar het Gemeentelijk Archief te Utrecht, op grond van een overeenkomst van inbewaringgeving, gesloten in 1973. De bescheiden waren afkomstig uit het kantoorpand van Vlaer & Kol en uit het depot van het Nederlandsch Economisch-Historisch Archief te Den Haag, aan welke instelling in 1916 een gedeelte van de archieven in bewaring was gegeven *  . Ten aanzien van de openbaarheid zijn in de genoemde overeenkomst beperkende bepalingen vastgesteld voor de stukken, die op het moment van de inbewaringgeving jonger waren dan 50 jaar. Afgezien van enige 16e en 17e eeuwse stukken beslaan de archieven de periode van 1719 tot 1932. De papieren zijn afkomstig van leden van de familie Kol en van verwante families, van de firma's Vlaer & Kol en Kol & Co en van de N.V. Crediet- en Deposito Kas. Het archief van de firma Vlaer & Kol bestaat grotendeels uit rekening-courantboeken en brieven. Voorts zijn er stukken betreffende de organisatie en diverse bankzaken. Van Kol & Co en van de Crediet- en Deposito Kas zijn de archieven zeer gering van omvang. Genoemde bedrijven waren vanaf hun respectievelijke data van oprichting tot 1932 (het jaar van overlijden van Everard Henri Kol III) in handen van leden van de familie Kol. Om deze reden én omdat alle bescheiden samen werden aangetroffen, zijn de persoonlijke en de bedrijfsarchieven in één inventaris beschreven. Wel is er tussen de twee verschillende soorten archieven een scheiding aangebracht. De onderzoeker van deze archieven dient er echter rekening mee te houden, dat die scheiding niet strikt door te voeren was. Met name niet ten aanzien van brieven en financiële stukken. Sommige van beide categorieën stukken bevatten zowel familie- als bedrijfsgegevens.

De archieven zijn als volgt ingedeeld:
Hoofdstuk I bevat aantekeningen van diverse personen betreffende de geschiedenis van de in de inventaris genoemde families.
Hoofdstuk II bevat de zgn. persoonlijke en hoofdstuk III) inzgn. zakelijke stukken. De relaties tussen de verschillende families zijn in de inventaris in het kort aangegeven.

Bij de ordening van enige persoonlijke archieven is terwille van de overzichtelijkheid een bepaalde volgorde aangehouden: brieven, familiepapieren (in enge zin: testamenten, huwelijkse voorwaarden, boedelscheidingen, stukken betreffende voogdij), stukken betreffende functies, financiële stukken en diversen. Ten aanzien van de papieren van C.C.J.H. van Bommel, die onder curatele was gesteld, is de periode van optreden van elk van de opeenvolgende curatoren telkens beschouwd als begin- en eindpunt van een afzonderlijk archiefje. Bij de beschrijving van de papieren betreffende onroerende goederen en rechten is onderscheid gemaakt tussen stukken die betrekking hebben op verschillende goederen en die, welke slechts betrekking hebben op één goed. Aangezien sommige bescheiden uit hoofdstuk II tevens betrekking hebben op onroerende goederen, is in hoofdstuk III bij het betreffende goed naar deze stukken verwezen. De papieren die afkomstig zijn van de familie Van (der) Toll, houden alle verband met onroerende goederen die behoren tot de nalatenschap van Abraham van Toll (in Amsterdam, Utrecht en Westzaan). Henriëtte Smit, echtgenote van Everard Kol I, was zijn nicht en één van zijn erfgenamen. Haar echtgenoot was aangesteld tot executeur-testamentair *  .

De aan de firma Vlaer & Kol gerichte brieven zijn gesplitst in twee afdelingen. De ene bevat een aantal tot pakken of omslagen samengevoegde brieven van diverse afzenders. De andere bestaat uit enige pakken of omslagen met brieven van telkens één afzender. Bij de beschrijving van financiële stukken is enige malen gebruik gemaakt van termen, die zijn ontleend aan de studie van A.J.M. den Teuling over bedrijfsarchieven *  . Dit geldt met name voor de termen rekening-courantboek en klapper. Met rekening-courantboek is bedoeld een geschrift, waarin de vermogensverhouding van een bedrijf met debiteuren en crediteuren en de veranderingen daarin onder hoofden van deze debiteuren en crediteuren op hun rekeningen worden geboekt. Een klapper kan worden omschreven als een geschrift, dat naast het rekening-courantboek wordt bijgehouden, en waarin iedere verandering in het saldo van een rekening onmiddellijk wordt opgeteld of afgetrokken. In het archief van Vlaer & Kol zijn tevens opgenomen stukken van de De Winter-Heynsius Stichting, een instelling die tot doel had het verstrekken van een tegemoetkoming in de huurprijs ten behoeve van Nederlands Hervormde werknemers uit de stad Utrecht *  . De administratie van deze Stichting had plaats ten kantore van Vlaer & Kol.

Hoofdstuk IV bevat stukken, die wel als archiefbescheiden zijn aan te merken, maar waarvan het verband met de onderhavige archieven niet vastgesteld kon worden.
Hoofdstuk V tenslotte bevat diverse gedrukte stukken, die niet als archiefbescheiden kunnen worden beschouwd.
Zomer 1975 G. van der Beek