Begin- en einddatum van de inventaris worden in eerste instantie bepaald respectievelijk door het in werking treden van de Ruilverkavelingswet 1924 (Stbl. 535) op 1 december 1924 en door het in werking treden van de Ruilverkavelingswet 1954 (Stbl. 45) op 15 februari 1955. 1954 is als einddatum gekozen omdat in 1955 werd overgegaan van rubrieksgewijze ordening van de archiefbescheiden naar ordening volgens het dossierstelsel. In deze inventaris zijn stukken opgenomen die buiten de begin- en einddatum van de inventaris vallen. Archiefbescheiden van de Centrale Commissie voor Ruilverkavelingen, in 1935 opgegaan in de Centrale Cultuurtechnische Adviescommissie, beide taakvoorgangers van de Centrale Cultuurtechnische Commissie zorgen voor overschrijding van de begindatum. De einddatum wordt overschreden op grond van het feit dat stukken betreffende de financiële afhandeling van ruilverkavelingen meestal in een periode vallen na de datum van het passeren van de ruilverkavelingsakte. Verder zorgen de ruilverkavelingen die na 15 februari 1955 volgens de Ruilverkavelingswet 1938 werden afgewerkt voor overschrijding van de einddatum.

Het archiefschema werd afgeleid van de door de CD en de CCC verrichte taken. Bij de beoordeling van de plaatsing van archiefbescheiden in de verschillende archieven is strikt gelet op het bestemmingsbeginsel. De archiefbescheiden betreffende een ruilverkaveling zijn binnen een verzamelbeschrijving systematisch ingedeeld in de volgorde, die is afgeleid van de ruilverkavelingsprocedure, zoals neergelegd in de van toepassing zijnde ruilverkavelingswetten. De ruilverkavelingen Staphorst-Noord en Staphorst-West, Beltrum I en Beltrum II, Ommel en Beekerloopje en De Mieden en Nes-West zijn samengevoegd tot Staphorst-Noord en -West, Beltrum I en II, Ommel en Beekerloopje en De Mieden-Nes-West. Tijdens de bewerking bleek dat de archiefbescheiden van de met elkaar in verband staande ruilverkavelingen niet van elkaar waren gescheiden. De uitvoering van de ruilverkavelingen Staphorst-Noord en Staphorst-West werd zelfs begeleid door één plaatselijke commissie. Deze oorspronkelijke ordening van de archiefbescheiden is gehandhaafd.

Archiefbescheiden van ruilverkavelingen, die door belanghebbenden werden weggestemd en daardoor geen doorgang vonden, zijn ook in deze inventaris opgenomen. Archiefbescheiden van ruilverkavelingen, die in eerste instantie geen doorgang vonden, maar die later opgenomen werden in een nieuwe ruilverkaveling in hetzelfde gebied, werden bij deze nieuwe ruilverkaveling gevoegd
Tijdens de voorbereiding en de uitvoering van een ruilverkaveling werd zowel door de CCC als door de plaatselijke commissie en de landmeter archief gevormd. Volgens artikel 91 van de Ruilverkavelingswet 1924 en artikel 103 van de Ruilverkavelingswet 1938 waren de archieven van de plaatselijke commissies en van de landmeters bestemd om te berusten in het archief van de CCC. Alle drie bestanden waren in het CCC-archief per ruilverkaveling samengevoegd. Deze ordening is in de inventaris gehandhaafd.

De datum waarop de ruilverkavelingsakte is gepasseerd, is bepalend voor de plaatsing van archiefbescheiden betreffende een ruilverkaveling in de inventaris. Valt de datum na 15 februari 1955 (afkondiging van de Ruilverkavelingswet 1954) dan blijven deze buiten de inventaris. Hierop bestaat een uitzondering: in de Ruilverkavelingswet 1954 worden ruilverkavelingen genoemd waarvan de uitvoering op dat moment al gaande was volgens de richtlijnen van de Ruilverkavelingswet 1938 (Bijlage 1).

De rubriek ruilverkavelingen bij wet van de CCC is ingedeeld naar provincie en binnen een provincie alfabetisch op ruilverkavelingsnaam. De hoeveelheid ruilverkavelingen maakte het problematisch om alle ruilverkavelingen in de inhoudsopgave te vermelden. Dit probleem is opgelost door de ruilverkavelingen in een index nader toegankelijk te maken (Bijlage 3). De onderverdeling van de rubrieken in de inventaris van de CD is afgeleid en/of van de onderwerpen van bemoeienis en/of van de regionale bestuurlijke indeling per provincie. Binnen de provincie is zo nodig nader onderverdeeld naar gemeente, hoogheemraadschap, polder of waterschap en daarbinnen alfabetisch op naam van de gemeente, hoogheemraadschap etc. Enkele archiefstukken kunnen in meerdere rubrieken (Grondverbetering, Voorbereiding van Verbeteringsplannen en Waterbeheersing) worden opgenomen. In de rubriek Waterbeheersing is daarom een verwijzing opgenomen.

De oorspronkelijke groep DOC (documentatie) bevatte onderzoeksrapporten en voordrachten. Deze behoren tot het CD-archief. Uitgangspunt voor de plaatsing in de inventaris was het doel waarvoor de rapporten en voordrachten werden vervaardigd. Zo is een groot deel van deze rapporten en voordrachten, ter wille van een betere toegankelijkheid, opgenomen bij de ruilverkavelingen in het CCC-archief. De aangetroffen serie kaarten van ruilverkavelingen zijn om dezelfde reden teruggeplaatst bij de stukken van de betreffende ruilverkaveling. De jaarverslagen over de periode 1938-1954 zijn in de bibliotheek van de Landinrichtingsdienst te Utrecht te vinden.

(Gedeponeerde) archieven van commissies en werkgroepen welke onder de CD of CCC ressorteerden of door hun taakstelling nauw verbonden waren met de archiefvormende organen zijn in deze inventaris opgenomen onder het archief van het orgaan waaronder zij vielen. Het archief van ing. F.P. Mesu in zijn hoedanigheid als landbouwkundig adviseur voor werkverschaffing en steunverlening is in zijn totaliteit bewaard, aangezien het archief van de Rijksdienst voor de Werkverruiming in 1945 verloren is gegaan'. Deze archiefbescheiden zijn als vreemd archiefbestand teruggestuurd naar de beheerder.

De archieven werden geselecteerd aan de hand van de Algemene Vernietigingslijst van voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden van de onder het ministerie van Landbouw en Visserij ressorterende Centrale Cultuurtechnische Commissie en de plaatselijke commissies voor de ruilverkavelingen, de Cultuurtechnische Dienst en de daaronder ressorterende provinciale kantoren en van andere onder deze organen ressorterende commissies en ambtenaren als bedoeld in de Beschikking van de staatssecretaris van Cultuur, Recreatie en Maatschappelijk Werk en de minister van Landbouw en Visserij van 17 januari 1978, nrs. MMA/Ar 192.339 en PAZ 33. De selectiebeslissingen werden zoveel mogelijk per map genomen. De archieven hadden voor het begin van de bewerking een omvang van 219.8 m'. Hiervan werden 55.5 m' of 33.8% van het totale bestand voor bewaring aangemerkt. De oorspronkelijke ordening van de archiefbescheiden in de mappen is gehandhaafd. Het te bewaren archiefgedeelte werd door de beheerder, het ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij, overgedragen aan het Algemeen Rijksarchief, Tweede Afdeling te Den Haag conform de daarvoor in het Archiefbesluit 1968 neergelegde voorschriften. Het bestand vreemd archief werd naar de beheerder teruggestuurd. Het bestand direct te vernietigen archiefbescheiden werd na goedkeuring door de beheerder afgevoerd naar Lignac & Levison B.V. te Apeldoorn.