Als behorende tot het presbiteriaal-synodale kerktype ligt in de Nederlandse hervormde kerk de plaatselijke gemeente aan de basis van de organisatie. De ambtsdragers-predikanten, ouderlingen en diakenen-besturen collegialiter de gemeente en via een systeem van afvaardiging naar de zogenaamde meerdere vergaderingen, de gehele kerk. * 

Sinds het konvent van Wezel in 1568 kende de kerk vier bestuurlijke vergaderingen, te weten de kerkeraad, de classis, de provinciale synode en de nationale synode. De drie in 1619 ingestelde classes van Utrecht, te weten Amersfoort, Rhenen-Wijk en Utrecht, vaardigden elk drie predikanten en twee ouderlingen af naar de provinciale synode, die ongeveer één keer per jaar met vergunning van de overheid bijeenkwam. Zo'n synodale vergadering werd tevens bijgewoond door gedeputeerden van andere provinciale synoden en twee "commissarissen politiek", afgevaardigden van de Staten van Utrecht. De vergadering werd geopend met een gebed en vervolgens ging men over tot het kiezen van een praeses, een assessor en een scriba, die als deputati synodi het dagelijks bestuur vormden tot de volgende vergadering. * 

De provinciale synode had een belangrijke stimulerende en koor-dinerende funktie. Zij hield een wakend oog op het handhaven van de "zuivere leer" en het navolgen van de kerkelijke reglementen. Verder hield de synode zich bezig met beroepsprocedures, besliste zij over financiële hulp aan noodlijdende kerken en personen in binnen- en buitenland en had zij een wetgevende taak, die zij uitoefende door middel van provinciale kerkelijke reglementen. Haar verdere bezigheden bestonden uit het oplossen van problemen van classes en gemeenten, die daartoe een lijst van te behandelen zaken opstelden, de commendata synodi. Om het kontakt met andere provinciale synoden niet te verliezen in de tijd dat er om politieke redenen geen nationale synode bijeen mocht komen (1619-1816), werden er deputaten tot het onderhouden van de korrespondentie benoemd, die de vergaderingen in andere provincies bijwoonden en hiervan verslag uitbrachten. Verder kon men ad hoc kommissies instellen om zich bezig te houden met incidentele problemen of geschillen en werden er leden afgevaardigd naar nationale kommissies zoals de kommissie die zich bezig hield met de Statenvertaling van de bijbel in de 17e en die met de psalmberijming in de 18e eeuw.

Na 1816 werden op grond van het algemeen reglement de leden van het provinciaal kerkbestuur benoemd door de koning, uit elke classis een predikant en een ouderling. Tevens koos de koning de praeses en de scriba en had elk bestuurslid een secundus of plaatsvervanger. Zij vergaderden drie keer per jaar op de eerste woensdag van mei, augustus en oktober. Aan haar taken werd het examineren van kandidaten toegevoegd. Na de absolute scheiding van kerk en staat tengevolge van de grondwetswijziging in 1848 nam de algemene synode de taken van de koning inzake de benoeming over. * 

In 1951 werd een nieuwe kerkerde ingevoerd. De naam van het provinciale bestuurslichaam werd veranderd in provinciale kerkvergadering, die werd samengesteld uit afgevaardigden van de classes Utrecht, Amersfoort, Doorn en Breukelen. Sindsdien vaardigt iedere classis 6 ambtsdragers af. De vergaderingen worden tevens bijgewoond door de praeses en de scriba van de visitatoren-provinciaal, vertegenwoordigers van de organen van bijstand, leden van de provinciale staf en sinds 1960 door "waarnemers" namens de partikuliere synode van de Gereformeerde kerken. * 

Ook nu bestaat de taak van de provinciale kerkvergadering voor een deel uit het stimuleren en koördineren van het kerkelijke leven in de provincie: zij geeft daartoe kerkordelijke adviezen, adviseert bij oekumenische kontakten en geeft hulp daar waar het nodig is. Daarnaast dienen de gemeenten voor een aantal in de kerkorde bepaalde zaken toestemming of goedkeuring te vragen aan de provinciale kerkvergadering, bijvoorbeeld voor grenswijzigingen, aanstellen van pastorale medewerkers en voor het bouwen of restaureren van kerken. Een aantal van de taken van de provinciale kerkvergadering wordt uitgevoerd door de door haar benoemde organen van bijstand.

Deze organen van bijstand zijn vaste kommissies, in tegenstelling tot (sub-)kommissies die voor een korte tijd een bepaald probleem onderzoeken. De provinciale (na 1965 regionale) kommissie voor het opzicht houdt toezicht op de belijdenis en levenswandel van predikanten en andere ambtsdragers. Het opzicht over de lidmaten berust bij het konsistorie, te weten de predikant en de ouderlingen.

De kommissie voor behandeling van bezwaren en geschillen is een arbitrage-kommissie, waartoe leden van de hervormde kerk zich kunnen wenden als zij zich door een besluit van een kerkelijk orgaan in hun belang getroffen voelen. Een andere taak van deze kommissie is het behandelen van geschillen tussen kerkelijke organen over hun taakvervulling, bevoegdheden en werkterrein.

De provinciale kerkvoogdij-kommissie houdt zich bezig met het leiding geven aan het beheer van de financiële belangen van de plaatselijke gemeenten en oefent toezicht uit op de financiële verslaglegging en de beheersdaden van de gemeenten. De kerkvoogdijkamer van het provinciaal kollege van toezicht oefent toezicht uit over alle kerkelijke organen, behalve de diakoniën en moet daartoe de jaarlijkse rekening goedkeuren en haar goedkeuring hechten aan beheersdaden, bouw, verbouw of restauratie van kerkelijke gebouwen en orgels.

De opdracht van de provinciale diakonale kommissie is het leiding geven aan het diakonale leven: zij stimuleert het diakonale werk in de gemeenten, geeft adviezen en brengt diakenen bijeen in provinciale diakonale vergaderingen. Tevens draagt zij de verantwoording voor de jaarlijkse vakantieweken voor lichamelijk gehandikapten. De diakonale kamer van liet kollege van toezicht oefent het toezicht uit op de diakoniën.

Het provinciaal kollege van "oud toezicht" houdt toezicht op de beheersdaden en financiële verslaglegging van die gemeenten, die zich niet hebben aangepast aan de kerkorde van 1951 (zie inleiding archief kollege van toezicht).

De provinciale financiële kommissie heeft de zorg voor de financiën van de kerkprovincie, voorzover deze niet rust op de generale financiële raad. Zij stelt begrotingen en jaarrekeningen van de provinciale kerkvergadering en haar organen van bijstand vast.

De provinciale kommissie voor het vormingswerk houdt zich bezig met het stimuleren van de geestelijke opbouw en vorming van de gemeenten. Zij doet dit door middel van het aanzetten tot gespreks- en bijbelstudiekringen, het organiseren van vormingsdagen voor ambtsdragers en dergelijke. De leden zijn vrijwilligers en worden bijgestaan door een diakonaal konsulent.

De provinciale kommissie voor het jeugdwerk, later provinciale hervormde jeugdraad, ondersteunt de gemeente in haar pogingen de jeugd bij het kerkelijk leven te betrekken. Zij geeft daartoe kursussen en trainingen aan gemeenten en eventueel aan individuele gemeenteleden. * 

Een apart kollege was het kollege van visitatoren-provinciaal in de kerkprovincie Utrecht. Hoewel dit rapporteerde aan de generale synode, is het toch te beschouwen als een orgaan dat zijn werkzaamheden binnen de kerkprovincie Utrecht uitoefende. Het is bovendien samengesteld uit zeventien leden, die voor een periode van vijf jaar worden benoemd door de classes. De praeses wordt voor tien jaar benoemd door de provinciale kerkvergadering. Het kollege is belast met het onderzoek naar en het opzicht over het geestelijk leven der plaatselijke hervormde gemeenten en de vervulling van ambten, bedieningen en funkties. Daartoe worden de gemeenten één keer per vijf jaar bezocht. Verder zijn er ook schriftelijke en, bij eventuele problemen, buitengewone visitaties mogelijk. * 

De stichting voor diakonaal maatschappelijk werk maakt tegenwoordig als orgaan van bijstand deel uit van de provinciale kerkvergadering. In de periode die het hier beschreven archief bestrijkt was dit evenwel nog niet het geval. De stichting werd in 1953 opgericht met als doel het bevorderen en het uitvoeren van Hervormd Diaconaal Maatschappelijk werk ---, waarbij zij bijzondere aandacht schenkt aan arbeid op het gebied van Gezinsverzorging en Gezinszorg. *  Tot de taken van direkteur en maatschappelijk werk(st)ers behoorden onder meer het zitting nemen in en het onderhouden van kontakten met kerkelijke en niet-kerkelijke instellingen op het gebied van maatschappelijk werk op gemeentelijk, provinciaal en landelijk nivo. Tevens behoorden tot hun werkzaamheden het stimuleren en koördineren van het diakonaal maatschappelijk werk in de plaatselijke hervormde gemeenten. * 

De Provinciale Interkerkelijke Rekreatie Kommissie (PIRK) tenslotte is een interkerkelijk orgaan samengesteld uit afgevaardigden van de Evangelisch-Lutherse, de Gereformeerde, de Nederlandse Hervormde en de Rooms-Katholieke kerk. Haar taak is de pastorale zorg voor leden van de verschillende kerken in rekreatiegebieden, op campings en dergelijke, zonder de autonomie van de plaatselijke kerken aan te tasten. De PIRK zoekt daartoe kontakt met campings, werft en traint vrijwilligers, organiseert (vakantie-)aktiviteiten en onderhoudt kontakten met plaatselijke kommissies. *