In 1959 zijn de archieven door de toenmalige bewaarders te Utrecht en te Amersfoort op grond van het K.B. van 21 oktober 1957 nr. 18 overgedragen aan de rijksarchivaris in de provincie Utrecht. Deze archieven vormen ook thans nog twee zelfstandige eenheden. In de inventaris worden eerst de registers afkomstig van het kantoor te Utrecht beschreven, daarna die van het - in 1964 opgeheven - kantoor te Amersfoort. De grenslijn tussen de ressorten van de kantoren volgde de arrondissementsindeling van de rechtbanken. Oostelijk Utrecht inclusief de huidige gemeenten Baarn, Zeist, Bunnik en Houten viel onder het kantoor Amersfoort.

In bijlage 8 is een alfabetische lijst opgenomen van de gemeenten, die tijdens de voorbereiding en de oprichting van het kadaster bestonden. In deze lijst is tevens vermeld de naam van de huidige gemeente en het arrondissement, een en ander ongeacht kleine provincie- en gemeentegrenswijzigingen. Een burgerlijke gemeente omvat thans soms meer kadastrale gemeenten. De registers werden indertijd per soort afzonderlijk genummerd in volgorde van ingebruikneming. De onderlinge verwijzing maakt alleen van deze nummering gebruik. In de onderhavige inventaris is daarom bij het archiefnummer ook steeds het eigen nummer vermeld. Toen men in 1811 met in- en overschrijven volgens de franse voorschriften moest beginnen, maakte men eerst gebruik van gebonden katerns blanco papier. Eerst in 1812 kwamen er formulieren en een boekhouding. In deze boekhouding verwerkte men ook de gegevens uit 1811. Hierdoor zijn de indices of alfabetische tafels uit 1811 eigenlijk overbodig geworden. Te Amersfoort heeft men in 1812 registers aansluitend genummerd aan die uit 1811. Zodoende is de boekhouding van dat kantoor overzichtelijker dan van dat te Utrecht, waar men goed moet opletten welk overschrijvingsregister (akten, aanzeggingen van inbeslagneming of inbeslagneming zelf) men nodig heeft en uit welke periode (1811 of later).

Deze boekhoudingen zijn erop ingericht, dat men via de namen van de partijen de verlangde gegevens opzoekt. De index of alfabetische tafel verwijst daartoe naar deel en vak van het repertorium. De volgorde in deze index is niet exact alfabetisch-lexicografisch. Het repertorium is het centrale register. Het bevat per vak de naam en enkele gegevens van een persoon of instantie, met daaronder op de linker bladzijde de verwijzing naar de overgeschreven akte(n) (overdracht, beslag e.d.) waarbij hij of zij als partij optrad, en op de rechter bladzijde de verwijzing naar de ingeschreven akte(n), waarbij hypotheek op zijn of haar eigendom gevestigd werd.

Er staan in het kort zo veel gegevens bij vermeld, dat men veelal de akten zelf niet meer zal behoeven te raadplegen. In sommige gevallen zijn er mogelijkheden om sneller tot het doel te geraken:
1e. als men het deel en nummer van de akte - volgens de eigen nummering - reeds kent b.v. uit een later akte;
2e. als men het deel en vak van het repertorium reeds kent; bij iedere akte heeft men namelijk voor de kantlijn bij de namen een verwijzing naar het register geplaatst;
3e. als men de datum van over- of inschrijving - wel te onderscheiden van de datum van opmaken of passeren - van de akte reeds kent. In dit zeldzame geval zou het dagregister van nut kunnen zijn. Men kan dan echter ook rechtstreeks in over- en inschrijvingsdelen zoeken, waarvan er indertijd slechts enkele tegelijk volgeschreven werden.

Het dagregister werd vanaf 1812 gebruikt om de datum, waarop de akte ter over- of inschrijving werd aangeboden, formeel vast te leggen, en om de kosten van de formaliteiten te berekenen. Het bevat naast de voluit geschreven datum een zeer korte inhoud van iedere akte. Het verband tussen de verschillende registers is voorts in bijlage 1 weergegeven. Van de serie inschrijvingsregisters van het kantoor Utrecht ontbreken vier delen uit de periode 1813-1817.

Omdat de kans redelijk geacht mag worden, dat ze nog boven water zullen komen, hebben wij ze in de inventaris meegenummerd (nrs. 184-187). De livres des mutations, die op grond van de wet van 3 frimaire VII in Nederland vanaf de inlijving tot 1832 door de gemeentebesturen zijn aangelegd en bijgehouden, stonden los van de openbare registers van de hypotheekbewaarder. Zij vervielen met de invoering van het kadaster. Omdat zij gegevens kunnen bevatten ter aanvulling op de openbare registers, zijn zij bij K.B. van 17 juli 1915 van de gemeenten overgebracht naar het kantoor van de hypotheken en het kadaster, waar zij bleven tot het K.B. van 24 november 1932 de overbrenging naar de rijksarchiefbewaarplaatsen regelde. In de onderhavige inventaris zijn deze registers als aanhangsel opgenomen.

Voor literatuur zij verwezen naar:
A. Soutendijk, bewerkt door J. Mulder, De hypothecaire en kadastrale boekhouding in Nederland, 2 dln., Tiel 1907, 1916 (2e druk).
M. de Vos, Het kadaster en de boekhouding op de hypotheken, Groningen 1902.
C.J. Kluvers, Het kadaster, de hypothecaire boekhouding en het scheepsregister, Groningen 1937.
W. van Riessen, bewerkt door G. Smit, Kadaster, Leiden 1975 (3e druk).
Voor het archief ook:
F. Keverling Buisman, Inventaris van het archief van de hypotheekbewaarder te Assen, Assen 1973.