Mijn Studiezaal (inloggen)
1827 Vereniging Afdeling Utrecht van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) 2010-2014 ( Het Utrechts Archief )
1827
Vereniging Afdeling Utrecht van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) 2010-2014
Inleiding
Vereniging Afdeling Utrecht van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Geschiedenis van het archief
1827 Vereniging Afdeling Utrecht van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) 2010-2014
Inleiding
Geschiedenis van het archief
Het archief van de Vereniging Afdeling Utrecht van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten is een particulier archief, aangezien het een archief betreft van een particuliere vereniging opgericht door leden, de Utrechtse gemeenten.
Het historisch archief van de Afdeling Utrecht van de VNG over de periode 1919-2009 werd in 2010 geschonken aan Het Utrechts Archief. Het dynamisch archief van de Afdeling Utrecht wordt onder verantwoordelijkheid van de afdelingssecretaris beheerd door de gemeente Nieuwegein, alwaar het secretariaat sinds 1983 is gehuisvest. In de periode 2000-2011 werd het verenigingsarchief in fysieke zin beheerd in de archiefruimte van het tijdelijk gemeentehuis aan de Martinbaan 2. Op 1 november 2011 verhuisde gemeentelijke organisatie naar een nieuw pand aan het Stadshuisplein 1.
Het zogeheten Stadshuis bood echter geen faciliteiten voor een adequate borging van papieren archieven in de zin der Archiefwet. Samen met de gemeentelijke archieven werd het archief van de Afdeling Utrecht gehuisvest in een archiefbewaarplaats van een commerciële partij in Amsterdam. Het beheer, de feitelijke werkzaamheden om archieven in geordende en toegankelijke staat te brengen en te behouden, bleef echter een verantwoordelijkheid voor de gemeentesecretaris van Nieuwegein. In de praktijk werd de archivering uitgevoerd door de Afdeling Support Informatisering.
De verhuizing van de gemeentelijke organisatie van Nieuwegein naar het Stadshuis, diende als aanjager op de implementatie van het zogenaamde 'Nieuwe Werken'. In het gloednieuwe gebouw is geen fysieke ruimte meer gereserveerd voor papieren archieven. In dit concept is dan ook het plaats- en tijdonafhankelijk beschikbaar hebben van de juiste digitale informatie een absolute voorwaarde. In de afgelopen jaren zijn binnen de Nieuwegeinse bestuurlijke en ambtelijk organisatie flinke stappen gezet in het digitaliseren en (daar waar mogelijk) automatische afhandeling van zaken.
Vanaf september 2010 is met de gemeente Nieuwegein van gedachten gewisseld over de gevolgen van De Nieuwegeinse Aanpak (DNA) voor de werkwijze van het secretariaat van de VNG Utrecht als medebewoner van Stadsplein 1. In de bestuursvergadering 28 januari 2011 was het onderwerp 'VNG afdeling Utrecht op weg naar een papierloze werkomgeving?' reeds in algemene zin ter sprake gekomen om vervolgens in 2012 in breder perspectief diverse malen als onderwerp 'e-awareness' centraal te staan op (inter)provinciale bijeenkomsten van VNG-leden.
In 2013 richtte de gemeente Nieuwegein een gesloten site 'SharePoint Samenwerken' in voor Afdeling Utrecht ter bevordering van digitaal werken en archiveren. Gedurende het eerste kwartaal van 2014 is door het secretariaat in toenemende mate digitaal gewerkt. Vanaf 1 januari 2015 wordt louter digitaal gewerkt en vervolgens zal er ook digitaal worden gearchiveerd. Daarmee wordt het papieren (inmiddels hybride) tijdperk formeel afgesloten, waardoor enkel een traditionele archiefinventaris, die slechts vijf jaar beslaat, kon worden opgemaakt.
Sinds 2002 beschikt de Afdeling Utrecht over een eigen website (www.vngutrecht.nl). In 2009 en 2013 werden vernieuwingsoperaties rond deze website uitgevoerd. Bij aanvang van het tweede decennium van de 21e eeuw stonden het archiveren van (overheids)websites en zogeheten 'social media' volop in de publieke belangstelling, onder andere door de constatering dat een toenemend deel van de communicatie van (overheids)organisaties via de eigen website verloopt. De rijksoverheid verwachtte dat gemeentelijke websites op een adequate manier zouden worden gearchiveerd opdat deze gearchiveerde sites toegankelijk zouden worden voor het publiek.
Ofschoon de Afdeling Utrecht een vereniging is, wordt de Archiefwet (1995) gevolgd, niet het minst vanwege het feit dat zij de Utrechtse gemeenten tot haar leden mag rekenen. Naast de archieffunctie heeft een gearchiveerde website ook nog een ander unieke eigenschap. Vanwege het openbare karakter vormde het bij uitstek een geschikte bijdrage aan het cultureel erfgoed. De gemeente Nieuwegein, die optreedt als beheerder van het archief, heeft de website van de vereniging, vanaf 3 mei 2014 automatisch laten archiveren.
Verantwoording van de inventarisatie
Addendum
Literatuur
laatste wijziging 14-06-2017
225 beschreven archiefstukken
Inventaris
laatste wijziging 14-06-2017
225 beschreven archiefstukken
Bijlagen
1. Overzicht van bestuursleden in de periode 2010-2014
2. Overzicht van functionarissen van het ambtelijk secretariaat in de periode 2010-2014
3. Specificatie van de vergaderingen in inv.nrs. 1-49
laatste wijziging 14-06-2017
225 beschreven archiefstukken
Kenmerken
Datering:
2010-2014
Toegangstitel:
Inventaris van het archief van de Vereniging Afdeling Utrecht van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) (1999) 2010-2014 (2015)
Auteur:
J.Ph.S. Lemmink
Datering toegang:
2015
Openbaarheid:
Volledig openbaar
Rechtstitel:
Schenking (van een niet overheidsarchief)
Omvang:
3,1 m
Rubrieken:
Categorie:
Archiefvormer(s):
Vereniging afdeling Utrecht van de vereniging Nederlandse Gemeenten
laatste wijziging 14-06-2017
225 beschreven archiefstukken
