Op 19 november 1983 besloot het breed moderamen tot overbrenging van het oud-synodaal archief tot 1816 naar het Algemeen Rijksarchief te ‘s-Gravenhage. In 1984 vond de overbrenging plaats. In de jaren daarop volgden de archieven van de algemene synode en algemene synodale commissie en Generale Synode uit de periode 1816 tot 1975 plus nog zo’n 700 archieven. Wat betreft het archief van de Generale Synode en het secretariaat generaal c.a. vanaf 1945 werd feitelijk het archief tot aan de invoering van een nieuwe archiefordening (registratuurplan) overgebracht, dat wil zeggen het archief tot eind 1973, met enkele stukken uit 1974. Het eind 1973 opgezette nieuwe archief bleef bij het synodesecretariaat en ging in 1984 mee naar het nieuwe kantoor van de landelijke organen van de Nederlandse Hervormde Kerk te Leidschendam.
Bij de overdracht naar het Algemeen Rijksarchief werd geen bepaling omtrent de inventarisatie opgenomen. Wel had in 1984 de rijksarchivaris in Utrecht aangeboden de archieven kosteloos in bewaring te willen nemen, te ordenen en te beschrijven. Helaas is toentertijd niet voor deze optie gekozen.

In 2005 werden alle Nederlandse Hervormde Kerk-archieven die bij het Nationaal Archief (voorheen Algemeen Rijksarchief) aanwezig waren naar verschillende locaties overgebracht omdat ze niet langer aldaar ondergebracht konden worden. De archieven van de algemene synodale commissie, Generale Synode en secretariaat generaal uit de periode 1816-1973 werden overgebracht naar het Protestants Landelijk Dienstencentrum te Utrecht voor nadere bewerking en inventarisatie. Medio 2006 werd begonnen met het selecteren en beschrijven van het archief uit de periode 1945-1973. Een klein gedeelte is nooit overgebracht naar het Algemeen Rijksarchief: archiefbestanden met betrekking tot de kerkorde (code 000) zijn altijd bij de administratie en in het (semi-) statisch archief bij het Landelijk Dienstencentrum (zowel te Leidschendam als Utrecht) blijven berusten. Het betrof hier circa 5 m archief van diverse kerkordelijke commissies en stukken met betrekking tot de kerkorde als onderdeel van het secretariaat generaal, de synode vanaf circa 1945. De afgelopen jaren zijn de archieven van de commissies geïnventariseerd in twee aparte inventarissen, respectievelijk omvattende de periode 1941-1951 en 1959-2004.

De overige bestanden en (gedeponeerde) archieven met betrekking tot de kerkorde zijn in deze inventaris beschreven, samen met enkele bestanden die in of bij het archief van het secretariaat generaal, Generale Synode uit de periode 1973-2004 werden aangetroffen. Dit betreft ook het archief van de Algemene Kerkvergadering, dat als apart archief werd aangetroffen en dat in 1988 voor het Algemeen Rijksarchief voorzien was van een plaatsingslijst.

Met uitzondering van enkele series, zoals vergaderstukken en circulaires, was het archief van de algemene synodale commissie en synode, vanaf 1951 de Generale Synode en het secretariaat generaal, geordend volgens een in 1945 ontworpen archiefcode en verdeeld in de volgende blokken: september 1946-1951, 1952-1957, 1958-1963, 1964-1968 en vanaf 1969 in jaarblokken. In de periode januari-september 1946 was een voorloper op de code in gebruik (zie inv.nr. 881). Alle blokken, met inbegrip van dat uit 1946, zijn tijdens de bewerking samengevoegd tot één blok over de periode (1945) 1946-1973.
De archiefcode, herzien in 1968, heeft tot eind 1973 als basis voor de ordening van het archief uit de periode eind 1945-1973 gediend. Deze oude ordening is consequent gehandhaafd, ook al is de rubricering niet altijd even logisch. In dit tijdperk van digitale zoekfuncties is behoeft dit echter geen enkel probleem te zijn. Slechts een enkele uitzondering is hierop gemaakt: dit betreft de vergaderstukken van synode en (breed) moderamen van de synode vanaf 1951. Deze waren ‘verstopt’ in de code en zijn nu in de rubriek Stukken van algemene aard bij de vergaderstukken van de algemene synodale commissie geplaatst.

De oude coderingen zijn bij de beschrijvingen vermeld in NB's, mede omdat hier, ook bij de stukken zelf, naar wordt verwezen. In 1973 werd een geheel nieuwe archiefcode ontworpen en vanaf eind 1973 ingevoerd. Deze code was totaal anders dan die uit 1945. De cesuur in het archief van eind 1973 is dan ook logisch en gehandhaafd. Het hier beschreven archief beslaat dan ook de periode (eind) 1945 tot (eind) 1973. De hoofdindeling van het archief uit de periode 1945-1973 is als volgt:
0. Organisatie en organen der Nederlandse Hervormde Kerk
1. Gemeenten
2. De verhouding der Nederlandse Hervormde Kerk tot derden
3. Ambten en bedieningen
4. Financiën
5. Eredienst
6. Geestelijk werk
7. Maatschappelijke zorg
8. Sociale, politieke, culturele en economische vraagstukken

Zoals aangegeven is deze hoofdindeling in deze inventaris gevolgd met dien verstande dat in deze inventaris deze rubrieken onder de noemer: Stukken betreffende bijzondere onderwerpen zijn geplaatst en dat deze wordt vooraf gegaan door Stukken van algemene aard. Deze laatste categorie bestaat uit series vergaderstukken, notulen, circulaires e.d. die (grotendeels) apart waren aangetroffen. Met de omschrijving 'jaarrekeningen' wordt bedoeld jaarrekeningen en/of controlerapporten betreffende de jaarrekeningen.

In veel mappen bevonden zich stukken van diverse commissies. Deze waren soms in aparte mappen geborgen maar soms ook tussen de synodestukken gevoegd. De reden hiervan was dat bij het secretariaat generaal van de synode in diverse jaren andere secretariaten waren gevestigd of ingehuisd zoals commissies voor theologisch wetenschappelijk en hoger onderwijs, het Hervormd Beraad voor de Verhouding tot de Rooms-katholieke Kerk (Hervormd-Rome Beraad), de commissie voor Kerkordelijke Aangelegenheden (KOA), de Raad voor het verband met andere kerken en de Raad voor de Zaken van Pers en Publiciteit. Deze stukken zijn bij de inventarisatie uit elkaar gehaald en volgens het bestemmingsbeginsel overgebracht naar de diverse aparte archieven.

Vernietigd werd volgens de selectielijsten in de Richtlijnen voor kerkelijk archiefbeheer (Den Haag 1997, herzien 2010). Tevens werd een kaartsysteem met een omvang van circa 50 m met alfabetische en systematische toegangen op het archief vernietigd omdat dit na bewerking geen functie meer bleek te hebben.
Uiteindelijk bleef na selectie van dubbelen en vernietiging 86 m over van de oorspronkelijke circa 195 m. Een overzicht van vernietigde stukken bevindt zich bij het Landelijk Dienstencentrum van de PKN in de dossiers betreffende deze archieven.
Met dank aan Mieke Spijkerboer en Frank van Gerwen voor hun vele ondersteunende werk bij het bewerken van dit archief.

Stukken jonger dan 50 jaar zijn niet openbaar (Kerkelijk Archiefbesluit).

Utrecht, 2012
F. Schoonheim