Over de geschiedenis van het archiefbeheer is weinig bekend. Waarschijnlijk heeft het archief de afgelopen vijftig jaar in de panden gestaan waar de Stichting Bijstand Buitenlandse Werknemers en haar rechtsopvolgers door de jaren heen waren gehuisvest.

Aanvankelijk zal, gezien de bescheiden statuur en personele omvang van de stichting, de vorming en ordening van het organisatiearchief weinig om het lijf hebben gehad. Er waren waarschijnlijk zo weinig stukken dat ze alleen daarom al gemakkelijk te vinden waren. Uit de periode 1964-ca. 1973 zijn zo weinig documenten overgeleverd dat er eigenlijk niets zinnigs te zeggen valt over de wijze waarop het archief destijds is gevormd en geordend.

Organisatorisch gezien was het secretariaat in elk geval verantwoordelijk voor de postbehandeling. Helaas moeten we het doen met deze summiere aanduiding. Of en in hoeverre het secretariaat zich ook bezighield met de vorming en ordening van het archief is onduidelijk. Wel weten we dat het secretariaat de documentatiesystemen bijhield en iets, wat blijft onduidelijk, inlas op geluidsband.

Dat het archief door de jaren heen niet de ordening kreeg die het verdiende blijkt o.a. uit vermeldingen in werkverslagen. Zo lezen we in het werkverslag van het secretariaat uit 1988-1989 dat in verband met de verbouwing er een enorme achterstand is ontstaan in het opruimen van stukken. Er is veel tijd besteed aan het schonen van mappen in de kluis maar deze klus is nog lang niet geklaard. Archiveren, zo verzucht de schrijver, blijft een moeilijke taak. Verbetering van het bestaande systeem zou dit misschien kunnen vergemakkelijken. Het archief in de kluis zou jaarlijks geschoond moeten worden. Dit is echter in geen jaren gebeurd. Gebrek aan tijd is hier de bron van alle achterstanden. Het werkverslag over 1990 geeft een zelfde beeld. Het bijhouden van de te archiveren stukken lukt doorgaans net, van opschonen van de mappen is nog niets gekomen. Uit een bericht in De Sluisnr. 1 april 2005 weten we dat de stagiaire Fatiha Bouchagratan onder andere wordt ingezet voor het ordenen van het archief van de organisatie. Blijkbaar was dit hard nodig. Wederom blijkt niet waar het precies om gaat en of alleen het archief van het Multicultureel Instituut Utrecht bedoeld wordt of ook dat van haar rechtsvoorgangers.

Het toegankelijkste gedeelte van het archiefbestand is de serie ‘Correspondentie 1991-2005’. Het woord ‘correspondentie’ is misleidend omdat er vrijwel geen ingekomen stukken in voorkomen. In feite bestaat deze serie vrijwel uitsluitend uit kopieën van uitgaande en interne stukken, zoals notulen van project- en werkgroepen, commissies, managementteam, dagelijks- en algemeen bestuur en andere verslaglegging van overlegstructuren. Wie een goed beeld wil krijgen van het reilen en zeilen van de organisatie gedurende de periode 1991-2005 moet deze serie raadplegen.

Er moet een toegang zijn op het archief want op vrijwel alle beschreven stukken staan coderingen van maximaal vijf cijfers. Stukken die duidelijkheid kunnen verschaffen over deze coderingen zijn niet aangetroffen. Dat er wel degelijk toegangen zijn geweest op bijvoorbeeld de documentatie bewijzen de ‘trefwoordenlijst’ uit 1990 en de ‘Gebruikershandleiding en coderingslijst voor de informatheek’ uit 1978.

Uit het archief is ca. 2 m vernietigd. Het gaat hierbij vrijwel uitsluitend om dubbelen van rapporten, folders, (financiële) jaarverslagen, video’s en dvd’s.

De taal is de archiefstukken is overwegend Nederlands maar ook Arabisch, Spaans, Portugees, Italiaans, Grieks, Joegoslavisch en Frans.

Utrecht, 2014.
Thomas Baas