Het archief van de Reinigings- Markt- en Havendienst bestond bij aanvang van de inventarisatie ruwweg uit drie delen:
- een deel uit de periode 1943-1957, geordend volgens een door de organisatie ontwikkeld rubriekensysteem;
- een aansluitend deel uit de periode 1960-1995, geordend volgens een code systeem (eerst volgens een eigen bedachte code, sinds 1965 volgens de Basis Archiefcode van de Vereniging van Nederlands Gemeenten. In de periode 1958-1964 werd nog een andere code gebruikt, zo blijkt uit opschriften op enkele oorspronkelijke mappen en dozen uit die tijd. Een toegang op deze code is echter niet aangetroffen. Stukken uit die periode konden daarom niet goed geplaatst worden in de inventaris. Omdat het slechts om een paar mappen ging, zijn de stukken uit die mappen tijdens de inventarisatie geordend volgens de Basis Archiefcode;
- een niet gecodeerd deel uit de hele periode 1917-1994, hoofdzakelijk bestaande uit series financiële bescheiden en jaarverslagen. Van de correspondentie is slechts een register van ingekomen en uitgegane brieven over 1902-1906 aangetroffen.

Uitgangspunt bij het inventariseren van oudere, afgesloten archieven is dat de in de loop der tijd door de administratie gevormde ordeningsstructuur van het archief in stand wordt gelaten. Waar die ordeningsstructuur is verstoord, probeert de inventarisator die structuur zoveel mogelijk te herstellen. Dit uitgangspunt is ook bij de inventarisering van het archief van de Reinigings- Markt- en Havendienst aangehouden. Er zijn ten behoeve van de overzichtelijkheid en de logica hier en daar mappen gesplitst of samengevoegd en zijn soms ook stukken opnieuw gecodeerd. Verder is een grote hoeveelheid originele stukken ingevoegd in het archief afkomstig uit een omvangrijk werkarchief van één van de directeuren van de Reinigings- Markt- en Havendienst. Tenslotte is het archief ook geschoond en materieel bewerkt. Zo zijn de dossiers verpakt in zuurvrije omslagen en zijn de oude archiefdozen vervangen door nieuwe zuurvrije dozen. Bij dit alles is echter niet gesleuteld aan de hoofdstructuur. Die is intact gelaten en het archief bestaat dan ook nog steeds uit de drie tijdens de administratieve periode gevormde hoofdbestanddelen. Die driedeling is ook terug te vinden in de inventaris.

Het archief is alles behalve compleet. In de eerste plaats ontbreekt het deel van het archief over de periode 1876-1916. Uit de periode 1917-1942 zijn slechts delen van financiëlel series bewaard gebleven. Alle andere stukken die destijds zijn opgemaakt en/of ontvangen in het kader van het functioneren van de dienst zijn echter verdwenen en het is niet bekend wat er met het archief is gebeurd. Wel is het opmerkelijk dat de eerst archiefbescheiden uit het bewaarde deel vrijwel allemaal dateren uit het jaar 1943. Wellicht is in dat jaar begonnen met de ordening volgens het rubriekensysteem en is het oude deel dat misschien simpelweg chronologisch was geordend en daardoor niet meer toegankelijk was toen weggegooid. Het ontbreken kan ook verband houden met de oorlog.

Het archief had bij aanvang van de inventarisatie een omvang van ca. 100 m. Na bewerking en selectie van te vernietigen stukken is de uiteindelijke omvang van het archief 20,46 m.

Utrecht, 2006
Aat in 't Hout