Bij de inventarisatie van een archief moet zoveel mogelijk worden uitgegaan van de oude ordening van de stukken. Van een oorspronkelijke ordening was bij de aanvang van de inventarisatie werkzaamheden echter nauwelijks meer sprake. Blijkens een rapport van de Provinciaal Inspecteur der archieven in Utrecht uit 1988 was in dat jaar geconstateerd dat de archieven van Ruwiel en Loenersloot zich in een wanordelijke toestand bevonden en ongescheiden werden bewaard. Van de in 1896 door Fruin gepubliceerde inventarissen bleken volgens gemeld rapport van beider archieven tezamen liefst 51 nummers onvindbaar.
De eerste taak van deze inventarisatie was derhalve om alle verspreid liggende stukken bijeen te plaatsen en ze vervolgens binnen de afzonderlijke afdelingen te herordenen. Bij de bepaling van de volgorde der stukken van vóór en na 1811 is hoofdzakelijk uitgegaan van de organisatie en taken van de respectievelijke archiefvormende instanties (gerechten, gemeente, kerspel, polder, commissies en de ambtenaar van de burgerlijke stand).
Het oud-archief van Ruwiel is in 1889 reeds op een typisch eigentijdse manier geïnventariseerd door Fruin. De door hem in het gemeentehuis van Ter Aa aangetroffen stukken heeft hij geordend in een vijftal afdelingen, te weten:

I. Stukken behorende tot het archief van het Noord- en Zuideinde van Portengen en Kortrijk-Ruwielsgerecht;
II. Stukken behorende tot het archief van de gecombineerde polder van Groot en Klein Oud Aa;
III. Stukken behorende tot het archief van Portengen-Dinckels-, Heycops-, Piecks- of Lettesgerecht;
IV. Stukken behorende tot het archief van het gerecht van Ter Aa;
V. Stukken behorende tot het archief der gerechten, gezamenlijk uitmakende het kerspel van Ter Aa.

Bij de bewerking van dit archief is om te beginnen een logischer volgorde aangebracht. Daarnaast is het archief van het gerecht Breukelerwaard, dat door Fruin nog als verloren werd verondersteld, tussen de voornoemde afdelingen geplaatst. Bovendien is afdeling III, als rechtsvoorganger van de latere gemeente Portengen-Noordeinde, uit dit archief geplaatst en opgenomen in de archieven van de voormalige gemeente Portengen-Noordeinde. Tenslotte is de betiteling van afdeling I verbeterd in 'het gerecht Ruwiel'; en wel vanwege het feit dat de door Fruin genoemde plaatsen onder dit gerecht ressorteerden.
Een en ander had tot gevolg dat in de huidige inventaris de navolgende rangschikking heeft plaatsgevonden:

1. Archief van het gerecht Ruwiel (Fruin I);
2. Archief van het gerecht Ter Aa (Fruin IV);
3. Archief van het gerecht Breukelerwaard (niet bij Fruin);
4. Archief van het kerspel van Ter Aa (Fruin V);
5. Stukken met betrekking tot het archief van de gecombineerde polder van Groot en Klein Oud Aa (Fruin II).

Omwille van de overzichtelijkheid is afgezien van de mogelijkheid om cesuren bij de jaren 1795 of 1798 en 1802 te leggen, tijdens welke periode(n) de gerechten Ruwiel, Ter Aa en Breukelerwaard waren opgesplitst en met andere gerechten tot 'gemeenten' waren gecombineerd. De gedachte die hieraan ten grondslag ligt is het feit dat in 1802 de oude gerechten weer zijn verzelfstandigd en de kortstondige bestuurswisseling niet van invloed is geweest op de vorming van de bewaarde archiefstukken. Uit de periode ca. 1811-1817 bevinden zich vrijwel geen stukken van de drie oorspronkelijke gerechten in dit archief. Voor Ruwiel en Breukelerwaard wordt in dit verband verwezen naar het archief van de gemeente Breukelen-Nijenrode; voor Ter Aa naar het archief der gecombineerde gemeente Loenen. * 
Het archief vanaf 1818 - gewoonlijk het nieuw archief genaamd - is voornamelijk opgebouwd rond een aantal langlopende series, zoals de notulen van de raad en het college van burgemeester en wethouders, de correspondentie, begrotingen en rekeningen. Opvallend is daarbij dat het archief uit de periode ca. 1818-1851 grotendeels ontbreekt. Een overzicht van de op de gemeentelijke administratie betrekking hebbende ontbrekende archiefstukken is opgenomen in bijlage IV achter deze inventaris.
In de periode 1818-1940 heeft men ten aanzien van de correspondentie verschillende ordeningssystemen gehanteerd. Waarschijnlijk *  heeft men in de eerste jaren de inkomende stukken zuiver chronologisch en zonder nadere toegang geborgen.

In 1855 en 1856 zijn de stukken volgens het agendastelsel geordend *  en wel in de variant waarbij de stukken volgens (subjectief en inconsequent gehanteerde) alfabetische trefwoorden werden gegroepeerd. Vanaf 1857 heeft men de gewone agendering aangehouden.
Omdat de correspondentie in brede zin werd opgevat heeft men bijna alle (afschriften, minuten van) in- en uitgaande stukken uit de periode 1855-1915 bij elkaar laten inbinden, waardoor ook onderdelen van andere seriebestanden hierin terecht zijn gekomen. Voorbeelden daarvan zijn de gemeenteverslagen, begrotingen en landbouwverslagen. Maar ook openbare bekendmakingen en op verschillende terreinen betrekking hebbende invulstaten uit een groot aantal jaren zijn in deze correspondentieserie meegebonden.
Om het probleem van de gemengde serievorming te ondervangen zijn in de inventaris kruisverwijzingen en blinde nummers opgenomen. Voor de periode 1921-1940 was een dergelijke handelwijze niet nodig omdat er dan sprake is van gescheiden bewaarde series.
In 1941 is men ten aanzien van de correspondentie van de chronologische naar de zaaksgewijze ordeningsmethode overgestapt. De grondslag voor deze methode vormde de zgn. basis archiefcode van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (code VNG). Omdat dit dossierbestand (periode (1917) 1941-1964 (1967)) als één geheel wordt beschouwd naast de andere algemene en bijzondere series, is het code-archief in het archiefschema direkt achter de algemene series gevoegd. Deze werkwijze sluit aan bij recente opvattingen omtrent de inpassing van dossierbestanden in een archief-inventaris. * 

Van de series aanvragen van bouw- en hinderwetvergunningen zijn uit de oudste perioden specificaties opgenomen in de bijlagen I en II. In bijlage III worden volgens de classificatie-indeling de op het code-archief van Ruwiel betrekking hebbende hoofd- en onderrubrieken vermeld, waardoor deze kan worden beschouwd als een aanvulling op de inhoudsopgave onder de titel 'Dossiers'. Bijlage V bevat de naamlijsten van bestuursleden en -functionarissen. Diverse lacunes in het archief hebben er toe geleid dat niet uit alle perioden en van elke bestuursorganisatie een volledig beeld van hen kon worden verkregen.
Een concordans op de door Fruin in 1889 vervaardigde inventaris van het zgn. oud-archief der gemeente is achter de bijlagen in de inventaris opgenomen.
Ten aanzien van de vernietiging van archiefstukken kan worden opgemerkt dat de meest hiervoor in aanmerking komende stukken (vanaf 1851), zoals de bevelschriften van betaling (mandaten), de bijbehorende nota's en een groot deel van de boekhouding, voor vernietiging in aanmerking kwamen en daarom Bij deze inventarisatie van het archief zijn afgescheiden. Daarbij dient te worden opgemerkt dat met name de mandaten en nota's van een groot aantal jaren noodzakelijkerwijs dienden te worden bewaard omdat deze zijn ingebonden bij de te bewaren stukken.
Afgezien van het feit dat in materiële zin met name de correspondentie-serie uit de negentiende eeuw sterk door vochtschade is aangetast, is het opvallend dat voor zover na te gaan de meeste stukken van vóór ca. 1851 thans niet meer aanwezig zijn. Te vrezen valt dat hier sprake is van een moedwillige archiefvernietiging op grond van het denkbeeld dat de stukken uit de jongste periode van de gemeente niet meer van administratief belang waren en derhalve konden worden geruimd.
Van het oorspronkelijke archief, ter lengte van 27,5 m' is na schoning 23 m' overgebleven.