Bij de inventarisatie van een archief moet zoveel mogelijk worden uitgegaan van de oude ordening van de stukken. De eerste taak van deze inventarisatie was derhalve om alle verspreid liggende stukken bijeen te plaatsen en ze vervolgens binnen de afzonderlijke afdelingen te herordenen. Bij de bepaling van de volgorde der stukken tot 1811 en vanaf 1818 is hoofdzakelijk uitgegaan van de organisatie en taken van de respectievelijke archiefvormende instanties (gerecht, gemeente en ambtenaar van de burgerlijke stand).
De oudste afdeling, het bestuurlijk archief van het gerecht Noordeinde van Portengen is samengesteld uit stukken die zich voorheen in de oud archieven van Ruwiel en Breukelen-Nijenrode bevonden. Ingekomen stukken uit de jaren 1713 en 1811 vormen de oudste en jongste stukken binnen het archief van het gerecht.
In de periode 1811-1817 maakte deze plaats deel uit van de gemeente Breukelen-Nijenrode, zodat voor archivalische gegevens uit genoemd tijdvak naar het nieuw archief van de gemeente Breukelen-Nijenrode wordt verwezen. Het archief vanaf 1818-gewoonlijk het nieuw archief genaamd -, is voornamelijk opgebouwd rond enkele langlopende series, nl. de begrotingen, jaarrekeningen en bijlagen.

Bij een ca. 1931 uitgevoerde herordening van het Breukelse archief, omvattende de periode 1813-1931, is het nieuw archief van Portengen-Noordeinde genummerd en achter het nieuw archief van Breukelen(-Nijenrode) geplaatst. Sporen van deze nummering zijn nog te herkennen aan enkele groot-formaat etiketten op de omslagen. In de aanloop tot de bouw van het huidige archiefdepôt onder de tuin van het gemeentehuis van Breukelen zijn in 1961/1962 de archieven van Breukelen(-Nijenrode, -St. Pieters en Portengen-Noordeinde) overzichtelijker opgesteld, opnieuw genummerd en omgepakt. Aan de inhoudelijke beschrijving van het Portengense archief is daarbij geen verandering opgetreden.
Bij de huidige beschrijving zijn als gezegd de samenstellende delen van het Portengense archief bijeengeplaatst en naar taak-indeling gerangschikt. In de bijlage zijn naamlijsten van bestuursleden en functionarissen opgenomen. Het geheel wordt afgesloten door een concordans op de inventaris van R. Fruin, welke hij in 1889 van het archief van het gerecht Noordeinde van Portengen heeft vervaardigd.
Ten aanzien van de vernietiging van archiefbescheiden kan worden opgemerkt dat de hiervoor in aanmerking komende stukken (m.n. de bevelschriften van betaling (mandaten) en de bijbehorende nota's) wegens de vrij geringe omvang niet zijn vernietigd. Het totale archief kent thans de omvang van 1,5 m'.