De inventarisatie van het archief van de B-Kring Utrecht-1 Bescherming Bevolking Breukelen over de jaren 1951-1961 vond plaats in het kader van het vak ‘Inventariseren’ binnen de Minor Archieven van de Hogeschool van Amsterdam (Archiefschool), studiejaar 2016-2017. Docent was mw. drs. Maaike Lulofs. Begeleider vanuit de overheidsarchiefinstelling was dhr. A. Hagen, adjunct-streekarchivaris. Voor de inventarisatie is gebruik gemaakt van de richtlijnen voor het opmaken van een klassieke inventaris, in combinatie met de internationale standaarden ISAD(G), ISAAR (CPF) en ISDF. Er was reeds vernietigd uit het archief. Het archief besloeg 1,88 strekkende meter.

Bij het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen bevinden zich naast het archief van de B-Kring Utrecht-1 ook de archieven van de B-Kring Utrecht-2 en van de B-Kring Utrecht-a. In 1961 zijn de kringen Utrecht-1 en Utrecht-2 gefuseerd tot de rechtsopvolger Utrecht-a. De drie archieven houden dus verband met elkaar, al zijn ze alle drie gevormd door zelfstandige archiefvormers en hebben we te maken met drie afzonderlijke archieven. Om in de webweergave toch de samenhang tussen de drie archieven te kunnen laten zien is er na overleg met de begeleiders voor gekozen de drie archieven te scharen onder één toegangsnummer waarbij de drie afzonderlijke archieven wél als zodanig herkenbaar blijven maar waarbij de nummering van de inventarisnummers doorloopt van het ene archief naar het andere en er dus geen dubbele nummers gehanteerd worden.

In het archief bevinden zich stukken van vóór de oprichting van de organisatie in 1953. Deze stukken behoren te berusten in het gemeentearchief van de gemeente Breukelen 1949-1988 maar handelen over de B.B.-organisatie. Ze zijn na oprichting van de B.B.-B-Kring Utrecht-1 hoogstwaarschijnlijk door de ambtenaar die belast was met de administratie uit het gemeentelijk archief gelicht en toegevoegd aan het archief van de B.B.-Kring Utrecht-1. Aangezien dit destijds al door de archiefvormer is gedaan is ervoor gekozen deze stukken te laten berusten in het B.B.-archief en ze niet terug te plaatsen in het archief van de gemeente Breukelen. Een verwijzing naar deze stukken is gemaakt onder de rubriek Retroacta.

Tevens bleek bij de inventarisatie dat enkele mappen in- en uitgaande chronologisch geordende stukken geordend waren van jong naar oud, met het jongste stuk bovenop. Andere mappen bleken gevormd te zijn van oud naar jong met het oudste stuk boven. Na overleg met de begeleiders is ervoor gekozen hierin eenduidig te zijn en de door de archiefvormer begonnen ordening van oud naar jong te voltooien. Voor de datering van ingekomen stukken is aangehouden het moment dat het stuk is ingeschreven in de administratie, omdat deze werkwijze door de archiefvormer bij de vorming van de dossiers en de omschrijving in de dossierinventaris is gehanteerd. Het kan dus zijn dat de brief is gedateerd op een eerder tijdstip. Bijvoorbeeld: een brief die op 15 oktober gedateerd is door de afzender maar pas op 4 november is ingeschreven, bevindt zich in de map met ingekomen stukken van november-december, en niet in de map september-oktober.

In het archief zijn verschillende ordeningssystemen gehanteerd. Zo zijn de ingekomen stukken en minuten van uitgaande stukken over de periode 1951-1955 chronologisch geordend, soms met toevoeging van een letter die naar een categorie verwijst. Voor de verklaring van deze letters, zie bijlage I bij deze inventaris. *  Vanaf 1956 werden de ingekomen stukken en minuten van uitgaande stukken rubrieksgewijs opgeborgen. Voor de betekenis van deze rubrieken zie bijlage II bij deze inventaris. In het deel van het archief dat rubrieksgewijs is geordend is ervoor gekozen rubriek E: Algemene stukken ongemoeid te laten om zodoende zo min mogelijk in te grijpen in de door de archiefvormer gehanteerde indeling. Het was vanwege het tijdsbestek waarin dit inventariseringsproject voltooid moest worden niet haalbaar deze rubriek op stukniveau te ontsluiten. Wel zijn de rubrieken nader ontsloten door toevoeging van bijlage II aan de inventaris en door het op archiefbestanddeelniveau vermelden van de rubrieken per bestanddeel.

Door de archiefvormer is destijds getracht met terugwerkende kracht het archief onderwerpsgewijs te ordenen, bijvoorbeeld door het lichten van notulen van vergaderingen van vóór 1956 uit de chronologisch geordende serie ingekomen stukken. Dit is echter niet volledig gedaan waardoor in het geval van de notulen deze verspreid in het archief te vinden zijn, zowel in het chronologisch geordende deel van het archief als in het rubrieksgewijs geordende deel van het archief. Door middel van het aanbrengen van een ongenummerde serie notulen met verwijzingen naar de vindplaats in het archief is bij de huidige inventarisatie getracht de onderzoeker een hulpmiddel te bieden bij het vinden van de notulen. Er is voor deze oplossing gekozen omdat op deze manier de oorspronkelijke orde van het archief niet aangetast hoeft te worden.

Er was bij het archief een dossierinventaris aanwezig. De ambtenaar die belast was met ordening van het archief heeft in deze dossierinventaris een onderscheid gemaakt in stukken van algemene aard en stukken van bijzondere aard. Aangezien deze ordening niet geheel berust op de daadwerkelijke vorming van het archief is er na overleg met de begeleiders voor gekozen deze kunstmatige indeling niet over te nemen in de beschrijvende inventaris. Bovendien zijn hier en daar verschillende ordeningssystemen door elkaar gebruikt. Zo vallen de in de dossierinventaris onder ‘stukken van algemene aard’ ingedeelde stukken die rubrieksgewijs zijn geordend formeel niet onder de stukken van algemene aard aangezien zij zijn ingedeeld zijn naar inhoud en niet naar vorm. De nadere onderverdeling die door de archiefambtenaar is gemaakt op onderwerp, te weten ‘Organisatie en bestuur’, ‘Financiën’, en ‘Personeel’, komt wel overeen met het gevormde archief. Deze indeling is dan ook gehandhaafd.

Tevens wordt er in de oorspronkelijke toegang en in het archief zelf veelvuldig gebruik gemaakt van afkortingen. Aangezien deze voor de leek niet altijd duidelijk zijn, is achter de oorspronkelijke afkorting tussen vierkante haken de volledige schrijfwijze weergegeven.