Het archief is in september 2018 geschonken door mw. Bertine Oosthoek, die het via dhr. John van den Bosch van het kerkbestuur van de Pieterskerk in Breukelen kreeg aangeboden. Het kerkbestuur had de stukken ontvangen van een voormalige bewoonster van De Oliphant.

Het archief werd aangeleverd in een ijzeren kistje als een ongeordende stapel papieren. Sommige stukken hebben zwaar te lijden gehad van de slechte bewaaromstandigheden en zijn aangetast door roest en schimmel. Gezien de verscheidenheid aan stukken van verschillende opeenvolgende eigenaren is het archief bij inventarisatie beschouwd als huisarchief van De Oliphant, dat gevormd is door toevoegingen van opeenvolgende eigenaren van de uitspanning en horecagelegenheid. Aangezien uit de stukken blijkt dat het archief zoals dat bij het RHCVV is aangeleverd, gevormd is door de familie Van Putten-Weerden, is het ook verdedigbaar het archief als 'familiearchief' van deze familie te beschouwen. Vanwege de prominente aanwezigheid van De Oliphant in de stukken en de eenzijdige vorm van veel van de stukken in het archief (eigendomsbewijzen die betrekking hebben op De Oliphant en bijbehorende eigendommen) is ervoor gekozen het archief als huisarchief van De Oliphant te beschouwen. Persoonlijke stukken die familiearchieven kenmerken komen namelijk niet voor in het archief.

Bij inventarisatie is voor de overzichtelijkheid een onderscheid gemaakt tussen de stukken die betrekking hebben op eigenaarschap van De Oliphant en bijbehorende opstallen en landerijen aan de ene kant, en de stukken die betrekking hebben op de twee in 1897 en 1908 aangekochte huizen aan de Kaatsbaan te Maarssen aan de andere kant. Binnen deze thematische ordening zijn de stukken chronologisch geordend vanwege het logische feit dat het archief destijds op deze wijze chronologisch gevormd is.

Het archief is voornamelijk gevormd via de familie Van Putten (periode 18e-19e eeuw), eerst in mannelijke lijn, later gaan via Geertruida van Putten die getrouwd was met Gijsbert (Gijs) Weerden (in de stukken ook wel Weert genoemd) de bezittingen van De Oliphant over naar deze tak van de familie (vanaf het einde van de 19e eeuw). In deze periode worden tevens de huizen aan de Kaatsbaan te Maarssen aangekocht.

In maart 2019 is de ordening, beschrijving en het ompakken van de stukken in zuurvrije materialen voltooid en is de inventaris via internet beschikbaar gesteld. Uit het archief zijn geen stukken vernietigd.