In deze inventaris zijn de archieven van de gemeente Valkenburg uit de periode 1800-1940 beschreven. Op 1 october 1940 ging de gemeente Valkenburg op in de nieuwe gemeente Valkenburg-Houthem, zodat in deze inventaris het gehele archief der voormalige gemeente Valkenburg is opgenomen.

In de archieven van de gemeente Valkenburg werden drie inventarissen uit de eerste helft van de 19e eeuw aangetroffen, namelijk uit de jaren 1832, 1837 en 1843 (inv.nrs. 200-202). Deze inventarissen geven slechts een summiere opsomming der toenmaals aanwezige stukken. De gemeenteverslagen uit de periode 1875-1923 leren ons niet veel over de lotgevallen en de toestand van het archief; onder het hoofd "Archieven" komen we slechts weinig zeggende opmerkingen tegen, zoals:
1880 (inv.nr. 141) "voldoende tegen brandgevaar en vocht beveiligd";
1890 (inv.nr. 1-50) "Men is begonnen het archief opnieuw te inventariseren";
1898 (inv.nr. 157) "Daarin wordt niets aangetroffen van eenig belang met betrekking tot geschiedenis of oudheidkunde";
1915 (inv.nr. 174) "Het archief bestaat hoofdzakelijk uit de gewone administrative stukken en registers, zoo noodig gebonden en gerangschikt in daarvoor ingerichte doozen, opgeborgen in de archievenkamer en Secretarie, het alles tegen brandschade verzekerd";
1919 (inv.nr. 178) "Het oud-archief, bestaande uit doop-, huwelijks- en overlijdensregisters vóór 1793, is naar het Rijksarchief te Maastricht overgebracht";
1920 (inv.nr. 179) "Maatregelen genomen ter beschrijving en regeling der archieven tot de invoering der Gemeentewet".
Pas in het gemeenteverslag van 1924, inv.nr. 183, treffen we een uitgebreide opmerking aan over het gemeente-archief, luidend:

AHet oude Archief uit den Franschen tijd tot 1902 bestaat uit rudimenten der toenmalige administratie, is zeer onvolledig, waarbij stukken, welke half verteerd zijn en ten deele in zich waardeloos. Hetzelve is op twee planken in een der archiefrekken samen gebracht. De registers van deliberatien van den Gemeenteraad, zoowel als van Burgemeester en assessoren van anno 4 tot heden zijn behoorlijk gerangschikt, zomeede de z.g. correspondentie-registers van anno 4 tot 1918.
BDe ingekomen stukken vanaf 1902 tot 1918 liggen in portefeuilles, jaar voor jaar, chronologisch gerangschikt.
C2e beginnen met 1 januari 1918 is het z.g. decimale stelsel ingevoerd, ingekomen en uitgaande stukken zijn dossiers-gewijze chronologisch gerangschikt waarop klappers.
DDe Gem. rekeningen liggen jaar voor jaar met bijlagen geordend, zoo ook de Gem. begrootingen vanaf 1862.
EHet archief van den Burgerlijken Stand bestaat uit geboorte-, overlijdens- en huwelijksregisters, dateerende vanaf 1798, welke in behoorlijken staat verkeeren."
Deze opmerking werd in de gemeenteverslagen van 1925-1930, inv.nrs. 184-189, telkens bijna letterlijk herhaald.

Zeggen de gemeenteverslagen dus in het algemeen weinig over het archief, uit het inspectierapport over 1934 van de waarnemend rijksarchivaris in Limburg, belast met de inspectie der gemeente- en waterschapsarchieven in de provincie, blijkt dat de toestand er van verre van rooskleurig is. Genoemde rijksarchivaris merkt allereerst op, dat de stukken van de lopende dienst, die "volgens een alphabetisch geplaatst trefwoordenstelsel, dat in de praktijk weinig kan voldoen", worden geordend, slecht zijn opgeborgen in een veel te klein, niet brandvrij vertrek; zelfs de registers van de Burgerlijke Stand, de bevolkingsregisters en het kadaster zijn niet behoorlijk en brandvrij te bergen. Vervolgens beschrijft hij de toestand van de archieven van vóór 1918, die her en der verspreid in het te kleine gemeentehuis werden aangetroffen: één gedeelte er van was "op zeer slordige wijze, vervuild, vochtig en ongeordend geborgen in rekken, welke in de gang gelijkvloers zijn opgesteld"; een ander gedeelte werd op de onbewoonde bovenverdieping aangetroffen, het was "in portefeuilles geborgen", terwijl een derde gedeelte in een vertrek tegenover het bureau van de gemeente-ontvanger werd bewaard "tussen oud papier en zelf als afval behandeld: hier tussen lagen archiefstukken uit de Franse tijd, gemeentebegrotingen, stukken van het kadaster van 1915 enz." Uiteraard en zeer terecht eiste de waarnemend rijksarchivaris, dat aan deze verwaarlozing spoedig een einde moest komen. In 1936 laat de gemeente de archieven van vóór 1918 voorlopig ordenen en inventariseren (voor de inventaris, die hiervan het resultaat was, zie inv.nr. 203). Toen de gemeente in 1940 opging in de nieuwe gemeente Valkenburg-Houthem, gingen de archieven van de gemeente Valkenburg over naar deze nieuwe gemeente, alwaar ze bleven berusten tot 1971, toen ze naar Maastricht werden overgebracht ter definitieve ordening en inventarisatie.

Na deze korte uiteenzetting over de lotgevallen van de archieven der gemeente Valkenburg, willen we nu onze aandacht gaan vestigen op de ordening en inventarisatie er van. De archieven van vóór 1918 werden in 1936 voorlopig geordend en geïnventariseerd. De inventaris werd verdeeld in 30 afdelingen, die weer onderverdeeld waren in zoveel decimalen als nodig bleken te zijn. De stukken uit de jaren 1918-1940 waren geordend volgens een alfabetisch geplaatst trefwoordenstelsel. Hoewel de "Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven" door Mrs. S. Muller Fz., J.A. Feith en R. Fruin Th.Az., voorschrijft bij de ordening van een archief voor alles zoveel mogelijk de oorspronkelijke orde te herstellen, werden beide bovengenoemde systemen van ordening toch niet gehandhaafd. Het eerste systeem, toegepast bij de archieven van vóór 1918, niet, omdat dit geen oorspronkelijk systeem was en het aan de tegenwoordig gestelde eisen niet meer voldeed, het tweede systeem, dat wel is waar oorspronkelijk was, omdat dit vanwege zijn subjectieve aard in de praktijk moeilijk hanteerbaar was. Van een snelle en doeltreffende lichting der stukken, wat voor de administratie een eerste vereiste is, kon bij beide systemen geen sprake zijn.

Besloten werd het hele archief van het gemeentebestuur, gevormd onder beheer van de gemeentesecretaris, te ordenen en te inventariseren volgens het inventaris-model, dat reeds sinds 1937 bij de Dienst van de Inspectie der archieven in Limburg in gebruik is, en dat overeenkomt met het "Inventarisschema ten behoeve van de beschrijving der gemeentearchieven daterende van na 1813",bij missive van de minister van binnenlandse zaken, d.d. 28 december 1949, aan de gemeentebesturen toegezonden. In het eerste deel zijn de stukken en seriën van algemene aard ondergebracht: de registers van notulen van de vergaderingen der gemeenteraad en van het college van burgemeester en wethouders; de registers van besluiten van de gemeenteraad en van het college van burgemeester en wethouders; de publicaties; de registers van verordeningen; de circulaires, ingekomen bij de burgemeester, uit de periode 1800-1813, en de registers van correspondentie; de indicateurs; de algemene statistische opgaven en gemeenteverslagen; en tenslotte de inventarissen. De ordening van het tweede deel, stukken en seriën van bijzondere aard, is gebaseerd op de "Code archiefordening en documentatie voor de overheidsadministratie", uitgegeven door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten.

De code is hier zoveel mogelijk gevolgd. De archieven van de gemeente-ontvanger, het Waterleidingbedrijf, het Woningbedrijf, het Levensmiddelenbedrijf, de Adviescommissie voor schoeisel en, kleding, het Steuncomité "Valkenburg", het Burgerlijk Armbestuur, de Keuringsdienst van vee en vlees kring Valkenburg, de Huurcommissie "Valkenburg,-Houthem", de Distributiekring "Valkenburg", de ambtenaar van de Burgerlijke Stand, het Kadaster, het College van zetters voor 's rijks directe belastingen, het kiesdistrict Valkenburg voor de verkiezing van leden van de provinciale staten van Limburg, de Kiesvergadering van het arrondissement Maastricht voor de verkiezing van een afgevaardigde voor de nationale Duitse bondsvergadering, de Vaktekenschool "St. Lucas", de Sociëteit "Eendracht" en de Sociëteit "Onder Ons" zijn volgens het zojuist genoemde "Inventarisschema" afzonderlijk geordend en geïnventariseerd. Voor een goede handhaving in de toekomst van de op grond van meergenoemd "Inventaris-schema" verkregen orde was het nodig alle stukken, omslagen, delen, etc, doorlopend te nummeren. Deze nummering is zover mogelijk doorgevoerd, zodat de stukken, omslagen, delen, etc. na raadpleging weer gemakkelijk op hun plaats teruggezet kunnen worden. Om de kostbare archiefruimte zo goed mogelijk te benutten en om een beter overzicht van het archief te krijgen, werden de stukken, die zowel voor de administratie als voor de geschiedenis van geen belang meer waren, uit het archief verwijderd en vernietigd.

Hierbij werd toegepast de "Lijst houdende opgaaf van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in de gemeentearchieven dagtekenende van na 1859", zoals deze is vastgesteld door de minister van Binnenlandse Zaken en de minister van Onderwijs, Kunsten en Wetenschappen bij hun besluit van 14 januari 1948/6 maart 1948, nr. 11995, afdeling B.B. en nr. 56931, afdeling O.K.N. In het algemeen werd minder vernietigd dan volgens deze lijst strikt genomen geoorloofd is. In deze inventaris zijn alle nog aanwezige archiefstukken van de voormalige gemeente Valkenburg beschreven, daterende uit de periode 1800-1940.
Achteraan in deze inventaris is een klapper op de namen opgenomen. Aan deze verantwoording voorafgaand vindt men een korte geschiedenis van het plaatselijk bestuur, op deze verantwoording volgend een overzicht van de inventaris. Na de ordening en inventarisatie hebben de in deze inventaris beschreven archieven van de gemeente Valkenburg te samen een lengte van ongeveer 23 strekkende meter. Ondergetekende begon in september 1971 met dit werk en voltooide het in maart 1973.

Maastrichts maart 1973.

W. VAN MULKEN.